Näib, et projekti õigeaegselt lõpetamine ei juhtu kunagi. Töötate alati viimase minutini, asjad lähevad katki halvimal hetkel ja inimesed, kellest sõltute, unustavad oma tööd teha. Kuid projekti õigeaegselt lõpuleviimine on lihtsam kui arvate, kui olete nõus professionaalina ette valmistama aega.
1
Selgitage kõik konkreetsed reeglid, määrused ja juhised niipea kui võimalik. Kui teil on küsimusi, ärge oodake nende esitamist. Vastuste ootamine võib viia üleliigse või kasutu tööni või, mis veelgi hullem, õnnetuse korral vale töö tegemiseni. Tehke kindlasti kõik eelnevalt selgeks. Võimaluse korral hankige see teave kirjalikult, et saaksite selle juurde tagasi pöörduda, kui unustate. Hankige algusest peale oma õpetaja, tootejuhi või kliendi kontaktteave ja küsige, kas teil on hea viis ühendust võtta, kui teil on hilisemaid küsimusi.
2
Enne töö alustamist koostage oma üldine eesmärk või valmistoode. Selleks, et jõuda tõhusalt tee lõppu, peate teadma, kuhu lähete. Tehke ajurünnak ja pange kirja, milline näeb välja teie nägemus valminud projektist, olgu selleks lõputöö idee, korrastatud tabel või teie ettevõttele uue lao leidmine. See aitab teil koostada selle saavutamiseks vajalikud sammud.Kasutage seda aega veendumaks, et teie plaan on teie ajakava jaoks realistlik – suur osa õigeaegsest lõpetamisest on projekti valimine, mille saate tegelikult lõpetada.Kui te ei tea päris sinna, kuhu sa lähed, pole midagi. Näiteks kui te pole esitluse teemat veel otsustanud, saate siiski visandada eesmärgid. Näiteks ei pruugi te teemat veel teada, kuid teate, et peate minema raamatukokku ja hakkama seda uurima. Teie “lõplik projekt” võib praegusest kuni lõpuni muutuda – eesmärk ei ole saada ideaalset projektiideed. nüüd on selleks kavandi koostamine, mille põhjal saate edasi töötada.
3
Koostage nimekiri kõigist vajalikest materjalidest, millal neid vaja läheb ja kuidas neid hankida. Te ei saa projekti lõpule viia enne, kui teil on töö tegemiseks vajalikud asjad. Kui teate, mida tegelikult tuleb teha, koostage selle tegemiseks vajalike asjade põhinimekiri. Abiks võib olla selle loendi jagamine oma meeskonnaga, kui teil selline on, märkides varustuse hankimisel maha. Märkige üles:KaubaVajalik kogusVajamise kuupäev Eesmärk KuluOstmiskoht/poodMis tahes erikaalutlused (värv, suurus jne)
4
Jagage kogu projekt väiksemateks, paremini juhitavateks eesmärkideks. Näiteks oma ettevõttele uue lao leidmine ei ole midagi, mida sa lihtsalt välja jalutad ja teed. Peate arutama oma ettevõtte konkreetseid vajadusi, võtma ühendust kinnisvaramaakleriga, otsustama lao kasuks, laskma selle üle vaadata ja seejärel täitma olulised maksu-, hüpoteeklaenu- ja kinnisvarapaberid. Ükskõik, kas töötate üksi või meeskonnana, saate nende viie väiksema ülesande täitmiseks paremini aega ja raha eraldada kui ühe tohutu ülesande jaoks. Muutke oma eesmärgid mõõdetavaks. Selle asemel, et “uurida, mida mu ülemus laost soovib”, seadke konkreetsed eesmärgid, et teada saada õige asukoht, eelarve, suurus ja olulised mugavused. Võimalik, et teil pole õrna aimugi, kui kaua lao ostmine aega võtab, kuid teate, et rääkimine ülemusele kulub üks päev, kinnisvaramaakleri leidmine 2-3 päeva, ülevaatus 1-2 nädalat jne. Väiksemate eesmärkide jaoks on palju lihtsam aega planeerida kui suurte eesmärkide jaoks.
5
Määrake kuupäevad oma väiksemate eesmärkide saavutamiseks. Kui teie projekti tähtaeg on 31. mai ja teil on kümme erinevat asja teha, ei taha te neid kõiki kümmet 31. kuupäevaks lõpetada. Mõelge välja, mida saate teha 10. kuupäevaks, milliseid saate lõpetada 20. kuupäevaks ja millised asjad peavad ootama kuu lõpuni. Üldiselt töötavad inimesed kõige tõhusamalt ühe ülesandega korraga. , mitte 10 korraga. Maksimaalse efektiivsuse saavutamiseks kontrollige iga eesmärki ükshaaval, selle asemel, et kõigi nende kallal korraga töötada. Enamikul projektidel on tööd, mida ei saa lõpetada enne, kui muud tööd on tehtud. Te ei saa näiteks raamatuaruannet kirjutada enne, kui olete raamatu läbi lugenud. Mõelge välja, mis tööd tuleb teistest ees teha, ja seadke see prioriteediks.
6
Andke endale rohkem aega, kui arvate, et vajate. Asjad lähevad alati valesti – vajalik toode on otsas, midagi läheb katki, viimase hetke plaan muutub jne. Ärge planeerige ennast nii, et olete igal tööpäeval relva all. Kui vähegi võimalik, lisage 1–3 päeva lisaaega, et saaksite tüsistuste ilmnemisel kohaneda. Keegi pole kunagi ärritunud, et projekt enne tähtaega lõpetati. Kui plaanite lisapäevi ja te ei vaja neid, saate lihtsalt paar päeva puhkust.
7
Alustage tööd niipea kui võimalik, isegi kui plaanid pole veel täielikult valmis. Parim viis projekti õigeaegseks lõpuleviimiseks on lihtsalt alustada. Paljud inimesed kardavad, et neil pole veel lõplikku ideed või nad vajavad alustamiseks kõike ideaalselt, kuid miski ei saa olla tõest kaugemal. Kui on ülesandeid, mida saab alustada, alustage neid: kui kujundate töö jaoks uut logo, ei ole teil vaja prototüüpide visandamiseks ja mustandi tegemiseks kogu ideed. Isegi kui te neid ei kasuta, hakake ideid välja viskama ja pange pall veerema. Kui teil on klassiprojekt, lõpetage kõik selle klassi raamatud ja kodutööd võimalikult kiiresti. Eemaldage väikesed asjad, et saaksite keskenduda suuremale projektile.
8
Ennetage võimalikke probleeme enne nende tekkimist. Iga kord, kui alustate projekti uue segmendi või osaga, võtke aega, et mõelda kõigele, mis võib valesti minna. Võite haigestuda, vajalik raamat võidakse välja vaadata, projekt katkeb või varud saavad otsa. Mis iganes raskused ka poleks, pange need kirja. Kui loend on valmis, algab lõbus osa: välja mõelda, kuidas nende probleemidega toime tulla. Kui jääte haigeks, kas on midagi, mida saate voodis teha? Kas on keegi, keda usaldate, kes saab aidata märkmeid teha või asju ajada? Kui vajalik raamat on välja ostetud, kas teie raamatukogu saab tellida teise? Kas saate raamatu ette broneerida? Kui teie projekt on habras, mida saate teha selle täieliku ohutuse tagamiseks. Kui see puruneks, siis kui kaua kuluks teise ehitamiseks? Kas saate ehitada varuosi või alternatiivseid osi? Kui varud saavad otsa, kas saate seal midagi muud kasutada? Kas saate probleemi kõrvaldamiseks osta täiendavalt 1–2 osa olulistest või raskesti leitavatest esemetest?
9
Delegeerige oma meeskonna/partneritega targalt, et vältida kattumist ja säästa aega. Kui proovite rühmaga projekti õigeks ajaks lõpule viia, on harva hea mõte, et kõik töötaksid samade asjadega korraga. Selle asemel jagage ülesanded nii, et igaüks neist teeks 1-2 inimest. Kui proovite seda kõike ise teha, siis see aeglustab kõiki ja takistab tõhusat tööd. Delegeerimisel: seadke ootused varakult – andke inimestele täpselt teada, mida neilt tahetakse. Määrake tähtajad tagamaks, et kõik tehakse siis, kui see on vajalik. Andke kõigile teada projekti lõppeesmärk, aidates kõigil töötada sama asja nimel. .Postitage kõigi kontaktandmed probleemide või küsimuste korral.
10
Vaadake üle üldine edenemine erinevates kontrollpunktides, vajadusel kohandades. Projekti üksikute osade kallal töötades ärge unustage suuremaid eesmärke. Oletame näiteks, et peate looma esitluse elust Ameerika kodusõja ajal ja olete otsustanud jagada oma projekti uurimistööks, slaidiseansiks ja demonstratsiooniks selle kohta, mida sõdurid varem sõid. Need on kõik head ideed, kuid nende kallal töötades peate veenduma, et need kõik sobivad kokku: kuigi põhjalik uurimine on hea, kas see kõik vastab teie lõppeesmärgile? Kas projekti tegemiseks on toidu kohta piisavalt teavet või peaksite keskenduma millegi, näiteks meditsiini, relvade jms poole? Kas slaidiseansi tegemisel sobib see uurimistööga? Kas see on piisavalt lühike, et teie esitlusse ära mahuks, või jääb teile aega? Kas peate kodusõjast toitu valmistama? Kas see on teie uurimistöö põhjal veel võimalik või oleks targem teha teist tüüpi demonstratsioon?
11
Muutke projekt iga päev prioriteediks. Inimesed on hõivatud ja teie pole erand. Kui te ei pea projekti kallal töötamist prioriteediks, siis seda ei tehta. Võtke projekti jaoks iga päev aega, isegi kui seda on vähe. Mida suurem on projekt, seda rohkem peate asjade elluviimiseks liikuma või ohverdama muid kohustusi. Iga päev natuke tööd on üldiselt tõhusam kui aeg-ajalt tohutuid tükke. Kui plaanite töötada ainult laupäeviti, kuid laupäeva hommikul on perekondlik hädaolukord või probleem, kaotasite lihtsalt terve nädala tööaega.
12
Tähtaja lähenedes koostage varuplaan. Oletagem näiteks, et olete otsustanud ehitada oma keskaegse ajalootunni jaoks näidiskatedraali ja olete nädal aega väljas ja töötate endiselt esimesel korrusel. Kuigi peaksite alati püüdma kõik lõpuni viia, pole see alati võimalik. Selle asemel, et algse ideega halvasti tööd teha, pakkuge välja alternatiivne projekt või idee, mille võiksite õigel ajal lõpetada ja mille üle siiski uhkust tunda: kas teie mudel vajab vitraažakende koopiaid või saate teha midagi lihtsamat? Kui kirjutate pikka referaati, kas on jaotist, mida saab lõigata või kokkuvõtet teha, ilma et see kahjustaks teie üldist seisukohta? Kas äritehingu kallal töötades on võimalik tähtaegu pikendada? Kui ei, kas saate paluda kolleegi, kes aitaks teil mõne jaotise õigeaegselt täita?
13
Tehke paar päeva enne projekti tähtaega harjutamist. Isegi kui asjad pole veel tehtud, tehke nii palju proovisõitu kui võimalik, hoides silm peal probleemidel, tõrgetel ja parenduskohtadel. Kas teie prioriteedid peavad nihkuma, et mõni osa varem lõpetada? Kas on asju, mis on plaanitust kaugemal ees? Kas on midagi, mida saate lisada või lahutada, et õigeaegselt lõpetada?
14
Püüdke veeta viimane päev projekti vigade osas. Töötamiseks lisaaja planeerimise tohutu eelis on see, et see võimaldab kvaliteedikontrolli. Olenemata sellest, kas katsetate oma teadusmessi projekti, et näha, kas see töötab, või esitate kvartaalseid kuluaruandeid, kulutage päev vigade ja kirjavigade otsimisele. Kui soovite õigel ajal lõpetada, peaksite siiski kõrvale panema tund aega päris lõpus ülevaatamiseks. Ärge laske nädalatepikkusel raskel tööl mõne kirjavea tõttu lohakas paista.
15
Korraldage kõik projekti jaoks vajalik ühes kohas 1-2 tundi enne nõudmist. Ärge laske oma ilusal projektil laguneda, sest jätsite oma seljakoti koju. Isegi kui jooksed ringi, et lõpetada, peatu 5 minutiks ja hinga sügavalt sisse. Kontrollige kontrollnimekirja kasutades, et teil oleks kõik edukaks esitluseks vajalik olemas. Naaske oma esialgse mustandi, plaanide ja materjalide loendi juurde. Kas kõik on kaetud?
16
Vaadake oma edu lõpus üle ja leidke viise, kuidas järgmiseks korraks paremaks muuta. See on väga haruldane, et projekt läheb ideaalselt ja see on okei. Kõige tähtsam on see, et võtaksite need vead ja õpiksite neist. Kus oleksite saanud paremini ajakava koostada? Milliseid riske või probleeme te ette ei näinud ja võite järgmiseks korraks planeerida? Kas lõplik projekt vastas teie eesmärkidele? Pole vaja seda kohe pärast lõpetamist üle vaadata. Võtke 2–3 päeva lõõgastumiseks ja vaadake projektile värske pilguga tagasi. Kui töötasite meeskonnaga, küsige neilt, mida võiksite nende arvates järgmisel korral parandada. Kui teil on küsimusi oma hinde, arvustuse vms kohta. küsi viisakalt “mida ma saaksin teha, et järgmine kord parem oleks?”