Projekt on suur vastutus, kuid saate selle käsitsemise lihtsamaks muuta, kui seda ette planeerida. Seda tehakse teie projekti eesmärkide kindlaksmääramise ja nende jagamise kaudu teostatavateks sammudeks. Olles teadlik eelarve- või ajapiirangutest, peate projekti kujunemisel oma plaane kohandama. Seejärel saate projekti liikmetega suheldes projekti edukalt juhtida.
1
Määrake projekti eesmärgid. Võtke aega oma projekti eesmärgi ja selle saavutamise kirjeldamiseks. Kirjutage see paari lausega tahvlile, arvutidokumendile või paberile. Muutke kirjeldus võimalikult täpseks ja hõlpsasti arusaadavaks. Üks võimalus seda teha on teeselda, et kirjutate valmistoote turuletulekuteadet. Kujutage ette, milline projekt välja näeb, kui olete selle lõpetanud. Näiteks “maja ehitamine” on väga lihtne kirjeldus. “3 magamistoaga klaasist rannamaja ehitamine on kirjeldavam ja kasulikum.
2
Koostage ülesannete loend, mis sisaldab ülesandeid, mida peate lahendama. Mõelge välja viise, kuidas projekti eesmärke saavutada. Alustage suurtest sammudest ja loetlege need oma eesmärgi alla. See annab teile põhilise ettekujutuse sellest, mida peate tegema. Jaotage need sammud väiksemateks, et muuta need paremini teostatavaks. Kasulik võib olla, kui alustada oma visioonist lõplikust projektist ja teha kindlaks, mida peate selle ellu viimiseks tegema. Näiteks kui loote veebisaiti, peate tegema graafikat, pakkuma kodeerimist ja kirjutama lehe teksti. Tegutsetav samm võib olla järgmine: “Rakendage elevandi pildile filter, seejärel postitage see veebisaidile.â€
3
Vaadake oma meeskonnaga nimekiri läbi. Laske oma meeskonnal nimekirja vaadata ja avaldada oma arvamus. Sageli tulevad nad välja rohkemate väikeste sammudega, mida on vaja teie loetletud sammude saavutamiseks. Nende sammude jagamine tagab ka selle, et kõik projektiga töötavad inimesed on samal lehel. Üks võimalus seda teha on mõttekaardi koostamine. Selleks loe kõigepealt üles suured ülesanded, seejärel joonista “oksad”, mis seovad need väiksemate sammude ja ideedega. Tehke kindlasti kaardist pilt või salvestage paber.
4
Hinnake iga sammu ajakulu ja maksumust. Minge tagasi iga loetletud sammu juurde ja arvutage välja, milliseid ressursse te nende tegemiseks kasutate. Teie oletus ei ole 100% täpne, kuid see peaks andma teile aimu, mida on projekti lõpetamiseks vaja. Pidage meeles, et ülesanded, mida teie rühm pole varem teinud, võtavad lisaaega ja raha, seega arvestage sellega. Saate uurida, kui palju aega ja raha ülesande täitmiseks kulub, otsides veebist ja küsides inimestelt, kes on seda varem teinud. Näiteks võib ekspertkooder teile öelda, kui kaua kulub teie veebisaidi jaoks uue programmi loomiseks. Abiks võib olla määratud aja eraldamine ülesannetele, mis võivad kesta lõputult. Näiteks kirjutage: “Me kulutame graafilise paigutuse loomisele kuni 20 tundi. Kui te pole kindel, millise sammu maksumus on kindel, võite loetleda, kui palju aega ja raha olete nõus selle täitmiseks kulutama. Näiteks kirjutage: “See osa meie mängumaailmast peab valmima 2 kuu jooksul ja maksma vähem kui 1000 dollarit.â€
5
Korraldage ülesanded ajaskaalale. Nüüd minge tagasi oma suure sammude loendi juurde ja korraldage sammud töökorda. Saate ülesanded rühmitada etappideks koos tähtaegadega, mis on kasulik teie meeskonna õigel kursil hoidmiseks. Näiteks veebisaidi loomisel võivad projekti etapid või verstapostid olla ehitamine, kujundamine ja testimine. Kui teete verstaposti või etapi, võib olla abiks teie meeskonna töö tunnustamisel. Saatke neile julgustav sõnum, ostke neile sõõrikuid või tehke midagi muud, mis neid inspireerib.
6
Määrake projektis osalejatele ülesanded. Otsustage, milliste ülesannetega teie rühmaliikmed töötavad. Selleks rääkige iga inimesega, et leida tema tugevad küljed ja valdkonnad. Samuti saate osa vastutusest jaotada, lastes projekti liikmetel erinevate osade jaoks vabatahtlikult osaleda. Näiteks soovite tõenäoliselt, et graafik tegeleks projekti visuaalse aspektiga. Seejärel võite ehitustööd kellelegi teisele usaldada.
7
Vaadake üle projekti eelarve ja tähtaeg. Lisage oma aja- ja kuluprognoosid ning vaadake seejärel määratud ülesanded üle. Võite näha, et projekt on liiga suur ja keeruline, et seda õigeks ajaks ja eelarve piires lõpule viia, või ei pruugi teil olla piisavalt inimesi. Projekti lõpuleviimiseks peate tegema muudatusi. Näiteks võib teil videomängu lõpetamiseks olla jäänud vaid mõni nädal. Peate mängu lõpetama, testima ja vead parandama, palkades rohkem inimesi või lükates välja väljalaskekuupäeva edasi.
8
Liigutage tähtaega tagasi, kui te ei saa projekti õigeaegselt lõpetada. Kui mõistate, et vajate projekti lõpetamiseks rohkem aega, rääkige sellest projekti määranud inimesele. Nad võivad olla valmis tähtaega pikendama. Oluline on kohe küsida, et teie meeskond saaks kohaneda, olenemata sellest, mis juhtub. Pidage meeles, et pikendatud tähtaeg tähendab, et projekt maksab rohkem aega ja raha. Kui see mõjutab teie projekti, võtke see kindlasti arvesse.
9
Tooge rohkem inimesi, kui projekt vajab kiiremini valmimist. Tähtajast kinnipidamiseks võib tekkida vajadus kiirustada või projektil võib olla veel määramata ülesandeid, mida täita. Küsige projekti korraldajalt abi või leidke inimesi, kes saaksid mõne ülesande enda peale võtta. Ettevõtluskeskkonnas tähendab rohkem töötajaid, et projekti elluviimine maksab rohkem. Veenduge, et saate kompenseerimiseks eelarvet suurendada.
10
Projekti kiiremaks lõpuleviimiseks eemaldage mõned sammud. Mõnikord pole teie esialgne nägemus projektist võimalik. Lõika välja mõned sammud, et keskenduda projekti olulistele funktsioonidele. See aitab teil täita eelarve- või tähtajaga seotud probleeme. Näiteks peavad videomängude arendajad sageli kärpima funktsioone, mis on liiga kulukad või mida ei saa enne mängu väljalaskekuupäeva lõpetada.
11
Otsustage halvima stsenaariumi lahendamise viisid. Mõelge sellele, mis projekti käigus kõige tõenäolisemalt valesti läheb. Nende planeerimiseks pange kirja viisid, kuidas saate neid probleeme ennetada ja nendega toime tulla, kui need tekivad. Näiteks võite muretseda, et klient muudab projekti viimasel hetkel. Kompenseerimiseks otsustage säilitada töö dokumentatsioon ja anda kliendile sageli värskendusi.
12
Projekti alustamiseks korraldage avakoosolek. Enne projekti kallal töö alustamist kohtuge oma meeskonnaga viimast korda. Vaadake plaan koos uuesti läbi, et kõik teaksid, mis projekt on ja mida neilt oodatakse. See on hea aeg selgitada oma ootusi olekuvärskenduste suhtes. See ei tohiks olla teie meeskonna, ülemuste või klientide esimene kord kuulda oma projektiplaanidest. Hoidke neid planeerimisetapi ajal ajakohasena.
13
Hoidke oma meeskonnaga ühendust, et jälgida projekti edenemist. Teie meeskond peaks teid oma tööga regulaarselt teavitama. Andke neile teada, et nad peaksid teile viivitamatult rääkima kõigist muredest või probleemidest. Peate teadma neid asju, et saaksite projekti õigel teel hoida.Üks võimalus seda teha on valida teatud aeg, näiteks nädala lõpus, et teha kohustuslik sisseregistreerimine.Kui projekti liige unustab teid värskendada, võtke nendega ühendust. Küsige neilt, kuidas projekt läheb ja milliseid edusamme nad on teinud.
14
Värskendage klienti projekti edenemise kohta. Olenemata sellest, kas projekti looja on ülemus, ostja või õpetaja, rääkige neile, kuidas projekt läheb. Saatke neile kiire e-kiri või helistage, kui suur etapp on lõppenud või tekib probleem. Hea suhtlus annab kindlustunde, et projekt on heades kätes. Näiteks võib ülikooliprofessor nõuda, et esitaksite oma doktoriõppe projekti verstapostiaruanded, et töö saaks õigeaegselt tehtud.
15
Töö tegemiseks kohandage plaani vastavalt vajadusele. Projektid ei lähe tavaliselt ideaalselt, nii et peate oma plaane muutma. Kui mõnda etappi ei saa enam lõpule viia, leidke uusi viise, kuidas varem ette kujutatud lõppeesmärki saavutada. Näiteks võite muuta tähtaega, eelarvet, katkestada mõned sammud või paluda oma meeskonnal täna lisatööd teha.
16
Vaadake projekt üle ja õppige juhtunust. Kui projekt on lõppenud, minge tagasi ja vaadake oma plaane. Küsige endalt, mis oli projektis head ja halba ning mida oleks saanud paremini teha. Otsustage, kas projekt vastas teie esialgsele visioonile. Küsige oma meeskonnalt tagasisidet. Tõenäoliselt on neil teile palju teadmisi, mis võivad teie järgmist projekti paremaks muuta.