Tänapäeva maailmas pommitatakse meid pidevalt pakkumisega (või ootusega) teha veel üks asi. Kuigi see võib olla põnev, võib olla raske välja mõelda, kuidas kõik oma ajakavasse sobitada. Enamik edukaid inimesi mõistab, et nad peavad oma aega ja ressursse eelistama, et elada tervislikku ja tasakaalustatud elu.
1
Eralda tööprojektid koduprojektidest. See on üks võimalus luua oma eesmärkide jaoks üsna kiiresti kaks üldist kategooriat. See võimaldab teil analüüsida, kui palju aega soovite kodule pühendada, võrreldes sellega, kui palju aega soovite pühendada tööle. Nii korraldate nii oma üldised eesmärgid kui ka kodu- ja tööalased eesmärgid üksteise suhtes. Saate lisada rohkem kategooriaid, näiteks koolieesmärke, kui see on asjakohane. Samuti saate eraldada kiireloomulised ja mittekiireloomulised ülesanded.
2
Rühmitage koos sarnaste ülesannetega projektid. Üks viis oma aega hästi kasutada on teha koos sarnaseid projekte. See võimaldab mõnel inimesel osaleda teatud ülesande täitmisel ja teha seda kõigi projektide jaoks, mille kallal nad töötavad. Näiteks kui soovite koostada eelarve oma magamistoa ümberehitamiseks, võite minna üle ja vaadata üle oma üldine kodueelarve plaan. Sealt saate jälgida raamatupidamist, mida olete kontoris vältinud. See strateegia ei pruugi töötada nende jaoks, kes korduvate ülesannete tõttu läbi põlevad ja vajavad veidi rohkem vaheldust. Kui teate, et teil hakkab igav ja teil hakkab korraga nägema mitu eelarveprojekti, pole see strateegia teie jaoks.
3
Rühmitage sarnase tulemusega projektid kokku. Projekte alustatakse enamasti lootusega need valmis saada. Tavaliselt on iga projektiga seotud mingi isiklik või tööalane tasu, olgu selleks siis kena siseõu, palgatõus või lihtsalt aitäh. Projektide rühmitamine nende tulemuste järgi on veel üks viis prioriteetide seadmiseks vastavalt sellele, mida vajate. Näiteks kui teil on rahalisi raskusi, saate vaadata oma nimekirja ja vältida projekte, mis maksavad rohkem, nagu uue terrassi ehitamine, rõhutades samal ajal raha teenivaid projekte, nagu vabakutseline töö. Mõnel projektil on rohkem stiimulit kui teistel projektid. Näiteks võib teil olla puhkusest väljalõigete raamat, mida olete juba kuid tahtnud lõpetada, ja samal ajal maal, mida soovite teha sõbra sünnipäevaks. Mõelge tagajärgedele, kui jätate väljalõigete raamatu valmis sel nädalavahetusel või kui te ei lõpeta maali õigeks ajaks enne oma sõbra sünnipäeva esmaspäeval. Kummagi projekti lõpuleviimine oleks rahuldust pakkuv, kuid maali lõpuleviimine nii, et saaksite seda õigel ajal esitada ega tunne end süüdi ega valmista sõbrale pettumust, on tõenäoliselt kasulikum.
4
Seadke SMART-eesmärgid. SMART-meetod on viis, kuidas hinnata oma eesmärke ja veenduda, et need on mõistlikud. Selle meetodi kasutamiseks kirjutage oma eesmärk üksikasjalikult üles ja esitage seejärel järgmised küsimused: kas minu eesmärk on konkreetne? Kui teil on selge eesmärk (“Ma tahan mai lõpuks kaotada 15 naela, pidades dieeti ja treenides viis päeva nädalas”), mitte aga ähmast eesmärki (“saada vormi”), on teil parem struktuur. teie prioriteetide seadmise protsess. Kui olete võimalikult konkreetne, aitab see teie jõupingutusi koondada. Kas minu eesmärk on mõõdetav? Teisisõnu, looge viis teada saada, kas olete oma eesmärgi suunas edasi liikunud või saavutanud. Kui teie eesmärk on kaotada 15 naela. kahe kuu jooksul saate seda eesmärki mõõta, kaaludes end igal nädalal ja tehes oma edusammude diagrammi. Mõõdetav eesmärk tähendab, et teate täpselt, millal olete selle saavutanud, kui näete seda numbrit skaalal. Kas minu eesmärk on saavutatav? Mõelge, kas teil on eesmärgi saavutamiseks aega ja ressursse. kas teil on oskust ja tahtmist selle nimel töötada? Mõlemad on olulised. Mõnel juhul saab puuduliku võimekuse korvata sõitmisega. Võite minna õppima eesmärgi saavutamiseks vajalikke oskusi. Muudel juhtudel, näiteks 65-aastane kooliõpetaja, kes soovib saada astronaudiks, võib tõenäosus olla teie vastu. Kas minu eesmärk on asjakohane? Küsige endalt, kas see on midagi, mida sa tõesti tahad ja miks sa seda tahad. Kas see eesmärk täidab teid üksikisikuna? Kas soovite tõesti saada neuroloogiks või soovib teie pere seda teile? Kas see toimib teie muude eesmärkidega, nagu suure pere loomine ja sageli reisimine, või on need vastuolus? Kas minu eesmärk on ajaline? Motivatsiooni säilitamiseks vajab enamik meist tähtaegu. Kui soovite oma edusamme mõõta ja eesmärgini jõuda, peab teil olema oma eesmärgi saavutamiseks ajakava. Võib olla kasulik jagada pikaajalised eesmärgid mitmeks lühiajaliseks eesmärgiks. Näiteks, enne kui saavutate oma eesmärgi saada neuroloogiks, peate läbima MCAT®, astuma meditsiinikooli, omandama residentuuri jne. Planeerige need lühiajalised eesmärgid nii üksikasjalikult kui teie pikaajalised eesmärgid. , rakendades igaühele SMART-meetodit.
5
Tehke nimekiri kõigist oma ülesannetest. Alustuseks loetlege kõik projektid ja ülesanded, mille peate määratud aja jooksul (näiteks tööpäeva lõpuks) täitma. Ärge mõelge sellele, kui pikk on nimekiri ega pange midagi kindlasse järjekorda. Lihtsalt kirjutage see kõik paberile, et saaksite hakata prioriteete seadma.
6
Tuvastage kõik kiireloomulised projektid. Vaadake oma loend läbi ja otsige kõike, mis on teie muude ülesannete suhtes ülimuslik. Näiteks, kas teil on keskpäeval kohtumine kliendiga ja te pole oma esitlust veel lõpetanud? Kui esitlus pole lõppenud, lööte oma võimalused kliendiga läbi ja võite isegi oma mainet kahjustada. Kõik ähvardava tähtaja ja tõsiste tagajärgedega projektid peaksid olema teie nimekirja ülaosas.
7
Otsige üles oma olulised projektid. Kui kiireloomulised projektid on lahendatud, soovite tõenäoliselt keskenduda olulistele või kõige väärtuslikumatele projektidele. Väärtuse hindamiseks on palju viise. Üks võimalus on mõelda, kui palju inimesi see projekt mõjutab; sageli, mida rohkem inimesi on kaasatud, seda olulisem on ülesanne. Veel üks hea viis ülesande olulisuse hindamiseks on endalt küsida, millised on tagajärjed, kui ülesande täitmata jätmine määratud ajaperioodiks on, nagu ka see, kas peate ühe projekti lõpetama, enne kui saate teisega tegeleda. Näiteks kui proovite seada prioriteediks ülesande muutmise vahel raamatu peatükis või poodi uut ruuterit ostmas, et oma Interneti-ühendust parandada, mis juhtub, kui te ei vii iga projekti täna lõpule? Kui paljusid inimesi mõjutab see, kui te ei lõpeta oma toimetamist, võrreldes Interneti parandamisega? Kas vajate peatüki redigeerimise lõpetamiseks Internetti? Võib-olla on teil tähtaeg oma agendile peatüki saatmiseks tänase päeva lõpuks, kuid te ei saa seda teha enne, kui te Interneti parandate. Mõlemad ülesanded on olulised, kuid nende küsimuste endalt küsimine võib aidata selgeks teha, mida peaksite kõigepealt tegema. Veel üks kaalutlus võib olla see, kes on projekt millegi jaoks, mis võib tavaliselt olla madala prioriteediga ülesanne, võib muutuda väga oluliseks, kui see on ettevõtte tegevjuhi jaoks. Ettevõte. Kliendi jaoks projekti lõpuleviimine on tavaliselt olulisem kui sisemiste tööde lõpetamine enda jaoks. Samuti võite kaaluda kulusid ja kasumit. Kasumile mõeldes ei tohiks asi olla ainult rahas. See võib tähendada, et projekt vabastab aega, toodab raha või toob mingil viisil muid ressursse. Mõelge sellele, mida iga projekti edu tähendab, ja veenduge, et mõtlete kasumile realistlikult. Mõelge kaasneva riski suurusele. Kuigi paljudel projektidel võivad tunduda suurepärased tulemused, peate arvestama, mida võite kaotada, kui projekt ei õnnestu. Vaadake üle projekti kõik kulud – raha, aeg, reklaam jne. See hoiab teie ootused maandatud ja viib teid turvaliste otsuste langetamiseni. Reastage ülejäänud ülesanded nende tähtsuse alusel ja liikuge loendis allapoole.
8
Vaadake oma hindamisetappides kõrgeima prioriteediga projekte. Hindamise etapid on hea algus, et otsustada, millised projektid on esmatähtsad, kuid need ei pruugi teha otsust üksi. Usaldage oma instinkte selles osas, mida ja millal teete. Alustamiseks on hea alustada oma kavandatavate projektide loendi ümberkirjutamist nende järjestamise järjekorras.
9
Tea, millal öelda “ei”. On väga oluline, et mõistaksite, kui palju saate korraga enda kanda võtta. Lubage endale projektide jaoks teatud hulk aega/raha/jne ja pidage sellest kinni. Kui pingutate üle. ise, saate enamiku või kõigi oma projektidega halvasti hakkama.
10
Võtke jõupingutusi arvesse. Kui teil on mitu olulist projekti ja te ei saa ikka veel neid tähtsuse järjekorda seada, mõelge, kui palju pingutusi iga projekt nõuab. Soovitatav on alustada projektiga, mis nõuab kõige rohkem pingutusi, kuid see ei tööta alati kõigi jaoks. Võite tunda end motiveeritumalt, kui suudate täita mõne muu olulise ülesande, mis võtab vähem aega, ja seejärel sukelduda pikemasse projekti. Kui teete kõigepealt teise projekti, veenduge, et teil oleks piisavalt aega pikema projekti lõpuleviimiseks.
11
Võrrelge projekte arvuliste andmete alusel. Risk ja kasum on mõlemad head viisid projektide vaatamiseks, kuid kumbki võib teid iseenesest eksiteele viia. Tõhus viis paljude projektide tähtsuse järjekorda seadmiseks on riski ja kasumi suhte vaatamine. Esmatähtis peaks olema projekt, millel on suur tulusus ja vähese riskiga. Projekt, mis ei too tegelikku kasu, kuid võib põhjustada tõsiseid probleeme, tuleks edasi lükata või isegi katkestada.
12
Vaadake pea-peale võrdlusi. Kui teil on endiselt raskusi prioriteetide seadmisega, võib see aidata võtta olulisi projekte ja neid otse võrrelda. Otseseks võrdlemiseks on mitu võimalust. Selliseid meetodeid nagu sunnitud järjestamine, paarisvõrdlused ja q-sortid saab kasutada, et vaadata ühe projekti plusse ja miinuseid, kui need on seotud teise projektiga. Sundjärjestus tekib tavaliselt vaikimisi, kui muud prioriseerimisplaani ei ole kehtestatud. Sundjärjestus. Järjesta iga projekt eraldi või rühmadena. Kõrgeima asetusega projekt tehakse esimesena ja projekte tehakse järjestuses, kuni need on kõik lõpetatud või teil saab aeg või muud ressursid otsa. See meetod ei ole kõige tõhusam meetod, kui teil on liiga palju projekte, peate oma otsuste osas liiga paljude inimestega nõu pidama või töötate keeruliste küsimuste kallal. Paarisvõrdlused. Võtke kaks projekti ja võrrelge neid kõrvuti. Kui valite nende kahe hulgast kõrge prioriteediga projekti ja madala prioriteediga projekti, saate tuua kolmanda projekti ja vaadata, kus see asub (kõrge prioriteediga, madala prioriteediga või nende vahel). See kipub liiga paljude projektide korral lagunema, kuid vajadusel saate rohkemate projektide võrdlemiseks kasutada play-off-lähenemist. Q-sorts. Laske kõigil prioriseerimisega seotud isikutel kirjutada projektid eraldi registrikaartidele. Iga inimene rühmas jagab projektid väga kõrge, kõrge, keskmise, madala ja väga madala prioriteediga hunnikutesse. Kui olete oma hunnikud sorteerinud, saate võrrelda ja vaadata, millised projektid olid üldiselt kõige kõrgemal kohal. Seejärel saate vastavalt oma projektidega tegelema hakata.
13
Looge oma prioriteetide maatriks. Prioriteedi maatriks on ülesannete kogumile väärtuse määramise viis. Kui loote oma, saate hõlpsalt otsustada, milliseid tegureid peate kõige väärtuslikumaks (raha, lihtsus jne). Veenduge, et määrate igale projektile numbrilise väärtuse või kaalu ning igale hindamiskriteeriumile numbrilise väärtuse või hindamisskaala. Iga projekti prioriteedi koguhinne korrutatakse projekti kaaluga, mis on saadud hindamisskaalal. See sobib suurepäraselt selliste projektide hindamiseks, mille puhul on peale kasumi ja riski ka muid kaalutlusi.
14
Kaaluge kõiki tegureid. Sageli on tegureid, mida prioriseerimismaatriksis või kuluanalüüsis ei kuvata, näiteks isiklik eelistus. On ka tegureid, mis ilmnevad pärast planeerimise lõpetamist, näiteks erakorralised koosolekud või perekondlikud hädaolukorrad. Peate oma otsuse tegemisel ka neid tegureid arvesse võtma ja jääma piisavalt paindlikuks, et oma prioriteete vastavalt muuta.