Professorile meili kirjutamine nõuab veidi rohkem mõtlemist kui sõbrale meili saatmine või tekstisõnumi saatmine. Teie haridustee on teie tööalase karjääri algus ja te peaksite suhtuma kõigisse suhtlustesse, sealhulgas meilidesse, professionaalselt. Näiteks peaksite alati kasutama oma akadeemilist kontot ja avama oma meili ametliku tervitusega. Kohtle suhtlust nagu ametlikku ärikirja. Olge lühidalt ja pidage meeles, et grammatika loeb!
1
Kontrolli esmalt vastust ainekavast. Sageli on küsimusele, mida soovite küsida, juba vastatud materjalis, mille professor on tunni alguses esitanud. Kui palute professoril see uuesti üle vaadata, tundub, et te pole tõsine üliõpilane, ja see tekitab professorile meelehärmi, sest see raiskab tema aega.Teie õppekava võib sisaldada teavet kursuse ülesannete, tähtaegade, klassireeglite ja ülesannete vormindamise kohta. professor annab teile ainult lugemite loendi, neile on hea saata meilile küsimus, millele ainekavas vastust ei ole.
2
Kasutage oma akadeemilist kontot. Professorid on iga päev e-kirjadega üle ujutatud. Kui kasutate oma koolikontot, on teil suurem võimalus rämpspostifiltrit vältida. Lisaks näeb teie kooli e-post professionaalsem välja. Samuti annab see professorile teada, kes meili tegelikult saadab, kuna kooli e-kirjad põhinevad tavaliselt teie nimel.
3
Lisage tugev teemarida. Teemarida annab teie professorile enne selle avamist vihjeid e-kirja sisust. See võib olla kasulik, sest nad saavad sellega tegelemiseks varuda sobiva aja. Veenduge, et teemarida oleks selge ja asjakohane. Näiteks võite kirjutada “Küsimus praeguse ülesande kohta” või “Lõplik essee”.
4
Alustage tervitusega, kasutades professori tiitlit ja perekonnanime. Võib olla ahvatlev lihtsalt oma soovisse sukelduda. Kui aga kirjutate professorile, peate seda käsitlema rohkem nagu ametlikku kirja. Alustage sõnadega “Kallis dr Jones”, millele järgneb koma. Kasutage kindlasti professori perekonnanime. Kui te pole kindel, kas professoril on doktorikraad, võite teda nimetada “professor Jonesiks.” Võite kasutada veidi mitteametlikumat tervitust, näiteks “Tere, dr Jones.” kui olete professoriga isiklikult suhelnud.
5
Tuletage professorile meelde, kes te olete. Professoril on palju õpilasi, keda jälgida, ja neile tuleb meelde tuletada, kes te olete. Öelge oma nimi ja õppetund, mis teil professoriga koos on, sealhulgas konkreetne tunniperiood, nt “MWF keskpäeval”.
6
Jää asja juurde. Professorid on hõivatud inimesed, nii et te ei taha oma meili venitada. Öelge, mida peate ütlema võimalikult lühidalt, jättes kõrvale kõik kõrvalised üksikasjad. Näiteks kui teil on ülesande kohta küsimus, minge asja juurde: “Mul on küsimus selle ülesande kohta, mille te meile eelmisel teisipäeval andsite. kas me töötaksime rühmades või üksi?”
7
Kirjutage täislausetega. See meil ei ole Facebooki postitus ega sõnum sõbrale. See tähendab, et peate oma professorile kirjutades kasutama täislauseid, kuna kõik vähem ei tundu professionaalne. Näiteks ärge kirjutage: “Vägev klass, mees… staar!” Selle asemel kirjutage: “Sa andsid valgustava teksti viimase tunni loeng.”
8
Töötage tooniga. Kui võtate esimest korda ühendust professoriga, hoidke oma toon ja keel väga professionaalne. See tähendab, et emotikone pole! Kui arendate oma professoriga kirjavahetust, võite avastada, et saate semestri edenedes pisut lõõgastuda. See kehtib eriti siis, kui teie professor algatab veidi mitteametlikkust (nt saadab teile meili teel emotikonid).
9
Esitage taotlusi viisakalt. Paljud tudengid püüavad oma professoritelt asju nõuda. See ei vii teid kuhugi. Selle asemel sõnastage oma probleem taotlusena, mille professor võib rahuldada või mitte. Näiteks võite soovida, et professor annaks teile paberil ajapikendust. Ärge öelge: “Mu vanaema suri. Andke mulle selle paberi kohta ajapikendust.” Pigem öelge: “Mul oli vanaema surma tõttu raske nädal. Kas te palun annaksite mulle selle paberi kohta ajapikendust?”
10
Kasutage õigeid kirjavahemärke. Sõbrale saadetud meilis võib sobida punktide ja komade vahelejätmine. Kui aga kirjutate oma professorile, veenduge, et kasutaksite kirjavahemärke seal, kus peaksite.
11
Kirjutage sõnad välja. Nii palju kui tekstikeel Internetis võimust võtab, on professionaalsed meilid üks koht, kuhu peaksite selle maha jätma. See tähendab, et ärge kasutage sõna “sina” asemel “u” ega sõna “homme” asemel “2morrow”. Kasutage õiget kirjapilti. Ärge unustage oma meili õigekirjakontrolli läbi viia.
12
Kirjutage sõnad sobivalt suurtähtedega. Lause alguses olevad sõnad tuleks kirjutada suurtähtedega, nagu ka pärisnimed. Ärge libisege teksti rääkimisse, kui kasutate sõnu valikuliselt suurtähtedega. Veenduge, et kirjutaksite alati suurtähtedega sõnad, mida tuleb kasutada suurtähtedega.
13
Täpsustage, milliseid toiminguid soovite professorilt teha. Veenduge, et olete e-kirja lõpus või selle lõpus professorilt täpselt öelnud, mida soovite. Näiteks kui soovite vastust, andke sellest professorile teada. Kui teil on vaja nendega kohtuda, andke sellest samuti teada.
14
Lugege oma meili grammatika üle. Grammatikavigade kontrollimiseks külastage oma meilisõnumit. Enamasti tabate viga või kaks, mille peate parandama.
15
Vaadake e-kirja oma professori vaatenurgast. Mõelge e-kirja sisule, veendumaks, et te ei nõua midagi. Samuti veenduge, et see oleks võimalikult lühike. Te ei taha oma isiklikust elust üle rääkida, kuna see pole professionaalne.
16
Lõpetage meil tervitusavaldusega. Nii nagu alustasite kirja formaalselt, peate selle ka ametlikult lõpetama. Kasutage sellist sõna nagu “Lugupidamisega” või “Parim”, millele järgneb koma ja oma täisnimi.
17
Kontrollige uuesti nädala pärast. Kui olete meili saatnud, ei taha te oma professorit vastuse saamiseks kiusata. Kui te aga nädala jooksul vastust pole saanud, võite uuesti proovida, kuna teie e-post võib segamise käigus kaduma minna.
18
Kinnitage vastus. Kui olete vastuse saanud, kinnitage kindlasti, et olete selle kätte saanud. Lihtne “aitäh” võib olla piisav. Vajadusel kirjutage neid samu juhiseid kasutades ulatuslikum meil, et see oleks professionaalne. Kui teie probleemile või küsimusele e-posti teel adekvaatset lahendust ei leita, leppige kokku kohtumine isiklikuks kohtumiseks. Näiteks võite öelda: “Tänan teid minu küsimusega tegelemise eest. Kohtume tunnis.” tahaksite kohtuda, võiksite kirjutada: “Ma hindan teie mõtteid selles küsimuses. Kas oleksite vastu, kui kohtuksime isiklikult, et seda üksikasjalikumalt arutada?”