Kui keegi valmistab teile pettumuse või teiega juhtub midagi pettumust valmistavat, on täiesti normaalne tunda end ärritunud, pettunud või lausa vihasena. Kuid sageli on parim lahendus olla rahulik ja kogutud, et saaksite oma muret ja pettumust professionaalselt väljendada. Ennast professionaalselt väljendada pole keeruline, kui hoiad külma närvi ja säilitad meelerahu. Olenemata sellest, kas otsustate oma frustratsioonist teada anda e-posti, kirja või isiklikult, on kõige tähtsam õige keele kasutamine ja õige käitumine.
1
Kasutage meili, et väljendada pettumust tööga seotud probleemi üle. Kui olete töökaaslases või juhis pettunud, on e-kiri suurepärane viis oma pettumuse väljendamiseks, säilitades samal ajal ka digitaalset arvestust tulevaste probleemide ilmnemisel. Samuti võite saata meili, kui teid lükatakse tagasi võimaliku töövõimaluse tõttu. Meil on ka hea viis oma pettumusest ülemusele edastada, kui ta keeldub puhkusetaotlusest või teie pakutud ideest.Isegi kuigi see võib teie tundeid kahjustada, on alati hea mõte saata e-kiri pärast seda, kui teid töökohalt tagasi lükatakse.
2
Kui koostate algse e-kirja, kirjutage lühike ja otsene teemarida. Olge sisutihe ja märkige teemareal selgelt, mida meili käsitleb. Vältige pikkade lausete või ebaviisaka keelekasutust, et muuta oma e-kiri professionaalsemaks, et adressaat võtaks seda tõsisemalt. Valige teema, mis ei ole pikem kui 5 sõna, ja tippige see meili teemareale. Näiteks kui kirjutate kolleegile e-kirja hilinenud tähtaja kohta, võite lisada teemarea, mis näeb välja järgmine: “Saatetähtaeg on möödas.â€
3
Tooni määramiseks alustage oma meili professionaalse tervitusega. Avage oma meil ametliku tervitusega, et oleks algusest peale selge, et teie meil on professionaalne. Valige tervitus, mis sobib teie suhte jaoks inimesega. Näiteks kui olete eesnime alusel juhiga Matthew Smith, võite alustada oma meili järgmiselt: “Kallis Matt. Kui teil on adressaadiga väga avatud ja juhuslik suhe, võite öelda midagi sellist: „Tere, Matt”. Kui kirjutate meili kellelegi, kellega te pole kunagi kohtunud, alustage sõnadega „Keda see puudutada võib”. Mitme adressaadiga grupikirjade puhul kui soovite pöörduda, öelge lihtsalt: “Kõik.”.
4
Lisage lühike meeldivus, et meil oleks sõbralik. Pärast adressaadi tervitamist tehke oma meili esimene rida lühikeseks kõrvalepõikeks või meeldivaks mõttevahetuseks, mis näitab, et olete sõbralik, kuid professionaalne. Hoidke see lühike ja ärge rääkige kahest või kolmest reast enne, kui jõuate oma meili sisu juurde. Proovige alustada sõnadega “Loodan, et teil läheb hästi” või “Loodan, et see meil leiab teid noh.â€Kui teie suhe selle inimesega on juhuslik, võiksite mainida isiklikku detaili, näiteks: “Loodan, et teil oli eelmisel nädalavahetusel kontserdil tore.”
5
Esitage oma pettumus meili sisus selgelt. Kui olete oma meilile tervituse ja lühikese rõõmusõnumiga aluse pannud, asuge oma pettumuse väljendamise juurde. Rääkige neile selgelt oma tunnetest, kuid hoidke oma keelt formaalselt ja vältige sarkasmi, ähvarduste või roppuste kasutamist, et näiksite võimalikult professionaalne. Loetlege kõik oma kaebused ja hoidke oma meili sisu võimaluse korral ühe lõigu pikkune, et meil keskenduks käsitletavale teemale. Näiteks kui teid lükatakse tagasi võimaliku töökoha leidmiseks, võite öelda midagi sellist nagu “mina”. Mul on kahju kuulda, et otsustasite minna teises suunas. Ootasin võimalust, mistõttu olen pettunud otsuses palgata keegi teine.â€Kui kirjutate oma kolleegile või töötajale, oma pettumuse tõttu võite öelda midagi sellist: “Minu tähelepanu on jõudnud, et teatud põhimõtteid ja protseduure ei ole korralikult järgitud. Poliitika eksisteerib põhjusega, seega on pettumus teada saada, et neid on eiratud.â€
6
Hoidke oma keelt ja tooni lugupidavalt kogu meilis. Kasutage ametlikku ja lugupidavat keelt, et oma pettumust selgelt edasi anda, ilma et adressaadil tekiks tunne, et ründate teda isiklikult. Kujutage ette, kuidas kirjutist tajutaks, kui seda loeks keegi teine või kui see tuleks avalikuks ja kujundaks teie kirjutise endast professionaalse esinduse. Kui saadate meili töötajale või juhile, võidakse teie e-posti jagada teiste inimestega, seega on oluline, et teie kirjutamine oleks lugupidav ja professionaalne. Näiteks selle asemel, et öelda midagi sellist: “Ma ei saa aru, mis on teie probleem ja miks te keeldute protseduuri järgimast”, öelge midagi sellist: “Nagu oleme varem arutanud, et protseduurid on loodud selleks, et kõik oleksid samal lehel, nii et kõik peaksid neid järgima.â€
7
Lõpetage oma e-kiri positiivse noodiga ja üleskutsega tegevusele. Lõpetage oma meil, lisades praktilist teavet, näiteks koosoleku kokkuleppimine või adressaadi kutsumine teie juurde, kui tal on küsimusi. Lisage ka paar positiivset märkust. Mainige asju, mille üle tunnete heameelt, või kiidake inimest millegi eest, mida ta on hästi teinud, et ta tunneks, et te mitte ainult ei kiida teda, vaid hoiate südamel nende parimaid huve. Näiteks võite oma intervjueerijale öelda: Kuid olen tänulik võimaluse eest teie ettevõttega intervjuu teha. Palun andke mulle teada, kui tulevikus midagi avaneb!â€Kui kirjutate töötajale või töökaaslasele, proovige midagi sellist: “Ma tunnen sind Olen selle nimel kõvasti tööd teinud, tahtsin lihtsalt juhtida teie tähelepanu probleemidele, mis mul on, et saaksite tulevastel võimalikel probleemidel silma peal hoida.â€
8
Lugege e-kiri enne saatmist valjult läbi, et kuulda, kuidas see kõlab. Võtke hetk, et lugeda kogu oma e-kiri valjusti, et saaksite kuulda oma kirjutise tooni ja lugege õigekirja- või grammatikavigu. Kui leiate kirjavigu, kirjavigu või kohmakat keelt, parandage need! Kui teie toon on liiga pehme või liiga karm, reguleerige keelt nii, et see oleks professionaalne, kuid kindel. Kui olete sellega rahul, saatke see inimesele, kellele see on mõeldud. Samuti võite lasta sõbral või töökaaslasel enne saatmist oma meili üle lugeda, et veenduda, et see kõlab hästi. Õigekirjavead või puuduvad sõnad võivad oma meili mõju, nii et võtke aega oma kirjutise korrektuuri lugemiseks.
9
Saatke ettevõttele kiri või kui te ei ole saanud vastust. Kui olete mõnes tootes või ettevõtte käitumises pettunud, on kõige professionaalsem viis nendega suhtlemiseks kirjutada ametlik kiri, milles kirjeldatakse teie kaebust. Kui teil pole õnnestunud kellegagi muul viisil ühendust saada, kasutage oma pettumuse väljendamiseks ja probleemide üksikasjalikuks kirjeldamiseks viimase võimalusena ametlikku kirja. Võite kasutada kirja ka viimase katsena tõestamaks, et proovisite kellegagi ühendust võtta, et temaga oma probleemi arutada.
10
Esitage oma probleem esimeses lauses selgelt. Ükskõik, milles olete pettunud, tehke see kohe selgeks, lisades selle oma kirja esimesse lausesse. Olge otsekohene ja lühidalt ning öelge oma probleem või kaebus selgelt ja professionaalselt, et anda kogu kirjale toon. Näiteks kui kirjutate ettevõttele, et kaevata teid mõjutanud poliitika üle, võite alustada sõnadega “Ma kirjutan väljendamaks oma frustratsiooni ja pettumust teie ettevõtte tagastuspoliitika üle.â€Kui kirjutate kirja kellelegi, kellega teil pole õnnestunud jõuda, proovige alustada millegi sarnasega: “Kirjutan seda kirja seoses teie ei vastanud minu küsimustele minu tagatisraha kohta, kuna mul ei õnnestunud teiega telefoni või e-posti teel ühendust saada.â€
11
Kasutage oma kirja sisu, et lisada oma probleemiga seotud üksikasju ja teavet. Kui olete oma pettumusest ja probleemist teatanud, kasutage kirja ülejäänud osa, et lisada konkreetseid üksikasju ja teavet, et oma kirja laiendada ja oma pettumust selgitada. Märkige kõik sammud, mida olete oma probleemi lahendamiseks astunud, ja ka jõupingutusi, mida olete teinud nende poole abi saamiseks.
12
Vältige oma kirjas vihast, sarkastilist või ähvardavat keelekasutust. Hoidke oma kirjas oma keel ja toon formaalsena ja professionaalsena. Ärge kunagi kasutage roppusi ega ähvardavat kõnepruuki ning vältige sarkasmi, et teie kirjutis oleks võimalikult professionaalne. Kui peate kunagi kohtuasja jaoks kirja esitama, soovite end võimalikult professionaalseks muuta. Kirumine või vägivaldse keelekasutus muudab sa tundud agressiivne ja ebaprofessionaalne.
13
Lisage kõigi teie kaebusega seotud dokumentide koopiad. Kui teil on pilte, lepinguid või muid teie väiteid kinnitavaid või tõendavaid dokumente, tehke neist koopia ja lisage need oma kirjale. Veenduge, et viitaksite neile oma kirjas, et lisada oma väidetele veelgi paikapidavus. Näiteks võite oma kirjas öelda midagi sellist: “Olen lisanud pilte sellest, kuidas valmis toode välja nägi. vaata, ei ole kaugeltki rahuldav.â€
14
Pärast järeldust lisage oma kontaktandmed. Lõpetage oma kiri lõiguga, mis võtab kokku teie peamised mured ja meetmed, mida soovite nende lahendamiseks teha. Kui soovite, et isik või ettevõte võtaks teiega ühendust, et proovida probleemi lahendada või asja edasi arutada, lisage kindlasti oma kontaktteave allosas. Allkirjastage kiri ametliku lõpuga, näiteks: “Lugupidamisega “Lugupidamisega” või “Lugupidamisega”, millele järgneb teie nimi. Esitage telefoninumber või e-posti aadress, mida soovite, et nad teiega ühenduse võtmiseks kasutaksid.
15
Saatke kiri kinnitatud postiga, nii et see peab olema allkirjastatud. Kasutage sertifitseeritud posti või kirja kohaletoimetamise võimalust, mis nõuab adressaadilt allkirja, et teil oleks tõend selle kättesaamise kohta. Hoidke kviitung alles juhuks, kui peate kunagi tõestama, et kirjutasite neile kirja, või esitama selle kohtuasja jaoks.
16
Rääkige kellegagi otse, kui te ei soovi seda salvestada. Kui eelistate oma pettumust väljendada ilma paberijäljeta või muretsemata selle pärast, et teie vestlust hiljem kontrollitakse, on õige vestlus näost näkku. Lisaks võimaldab vahetu vestlus kellegagi hinnata tema reaktsioone ja lisab isikupärasemat hõngu. Sageli võib olla palju kiirem lihtsalt rääkida kellegagi, kelles olete pettunud. Kellegagi rääkimine võimaldab teil kasutada oma kehakeelt. ja hääletoon, et teie pettumust või pettumust tõeliselt edasi anda.
17
Paluge inimesel teiega privaatselt kohtuda, et probleemi arutada. Rääkige inimesega teistest inimestest eemal, et saaksite end vabalt väljendada, ilma et peaksite teda häbistama. Leppige kokku koosolek või paluge neil teiega kohtuda kuskil, näiteks konverentsiruumis, kontoris või isegi kohvikus, et see oleks professionaalsem. Helistage neile või saatke e-kiri, et küsida, milline aeg ja koht on nende jaoks parim. leiate end olukorrast, kus te ei saa oma pettumust privaatselt välja öelda, proovige jääda nii professionaalseks kui võimalik ja hoidke oma meelerahu vaos.
18
Alustage vestlust, tänades neid ja küsides, kuidas neil läheb. Enne kui hakkate oma pettumust väljendama, leidke hetk, et tänada inimest, kes võttis aega teiega kohtumiseks ja tema meeleolu mõõtmiseks. Küsige neilt, kuidas neil läheb ja kas nad on valmis teiega sel teemal rääkima. Kui nad tunduvad olevat vihased või ärritunud, proovige neid maha rahustada või oodake, et hiljem nendega rääkida. Kui need tunduvad korras, siis jätkake ja alustage oma probleemi või probleemi arutamist. Parema jalaga alustamine aitab vestlusel sujuvalt ja professionaalselt kulgeda. Näiteks võite alustada sõnadega: “Suur tänu teie aja eest. Ma ei võta liiga kaua aega, ma lihtsalt pean sinuga midagi arutama.â€
19
Esitage oma kaebus selgelt ja otse. Rääkige inimesele, miks olete pettunud, kasutades konkreetset ja emotsionaalset keelt. Olge otsekohene ja objektiivne ning loetlege kõik rahulolematuse põ