Kirja saatmisel postkasti või postkasti on peamine erinevus see, et määrate tavalise aadressi asemel postkasti numbri. Alustuseks kirjutage esimesele reale adressaadi nimi, millele järgneb vajadusel ettevõte või ettevõte, mida nad esindavad. Selle alla kirjutage kordumatu postkasti number, millele järgneb linn, osariik ja sihtnumber. Kiire ja täpse kohaletoimetamise tagamiseks veenduge, et teie aadressi päise vorming vastaks teie piirkonna postiteenistuse kehtestatud juhistele.
1
Alustage kohaletoimetamise aadressi ümbriku keskelt. Selle isiku või üksuse nimi ja aadress, kellele kiri on mõeldud, peaks olema ees ja keskel. Kui asetate need olulised andmed nähtavale, on kirjade sorteerimine ja kohaletoimetamine lihtsam. Kui tarneaadress on ebaselge või valesti paigutatud, on võimalik, et kirja võidakse valesti käsitleda.
2
Esimesele reale kirjutage adressaadi ees- ja perekonnanimi. Enamikul juhtudel piisab sellest kirja õigetesse kätesse saamiseks. Võite lisada ka inimese keskmise algustähe, kui juhtute seda teadma. Kui on segadust selle kohta, kellele kiri on mõeldud, on hea mõte kasutada nende täisnime. „John Alexander Smithile” adresseeritud kirja jääb vähem tõenäoline, et vale inimene vahele jääb kui lihtsalt „John Smithile” saadetud kiri. .â€Olemaks võimalikult täpne, identifitseerige saaja ametliku ametinimetuse järgi, näiteks “proua”, “dr.” või “jr.”, kui vaja.
3
Pange tähele ettevõtet või organisatsiooni. Kui kirjutate grupi esindajale, peaks selle grupi nimi tulema vahetult isiku nime järel. Näiteks ettevõttele saadetava kirja kohaletoimetamise aadressi esimesed 2 rida peaksid välja nägema umbes nagu “John A. Smith/ACME Innovations Inc.” Ei ole vaja lisada täiendavat identifitseerivat teavet, näiteks isikuandmeid. ametinimetus või ametijuhend.
4
Esitage postkasti number. Postkontori aadressid algavad alati sõnadega “PO Box”, millele järgneb kasti number, tavaliselt 2–5-kohaline number. USA postiteenistus nõuab, et saatjad jätaksid postkasti aadresside sisestamisel kõik kirjavahemärgid. Näiteks kirjutage “postkast”, mitte “postkast”.Paljud ettevõtted (ja mõned üksikisikud) saavad oma kirjad pigem postkastidesse kui traditsioonilistele aadressidele, mis tähendab, et adresseerite oma kirjad ainult 1 või muu, mitte kunagi mõlemat.Postkastid töötavad igas riigis veidi erinevalt. Selle tulemusena ei pruugi teil olla sama palju saatmisvõimalusi, kui saadate kirja või paki rahvusvaheliselt.
5
Lisage viimasele reale linn, osariik ja sihtnumber. Lõpuks määrake üldpiirkond, kuhu kiri kohale toimetatakse. Eraldage linn ja osariik või provints komaga ning jätke osariigi ja sihtnumbri vahele tühik. Mõnes piirkonnas, näiteks Prantsusmaal ja osades Kanadas, võib sihtnumber olla enne linna nime. Kasutage oma osariigi või territooriumi kahetähelist lühendit, nagu on kirjeldanud kohalik postiasutus, nt “Los Angeles, CA†või “New York, NY.â€Kui saadate posti rahvusvahelisele aadressile, lisage otse linna ja sihtnumbri all olevale reale riigi nimi.
6
Otsige üles tundmatud postkasti numbrid. Peaksite kiire Interneti-otsingu abil leidma selle isiku või üksuse füüsilise aadressi, keda proovite saavutada. See võib olla trükitud ka kuskile ostetud toodete pakendile. Aadress kuvatakse täpselt nii, nagu see teie kirjas peaks olema, nii et kui teil on kahtlusi, kopeerige see täpselt nii, nagu näete. Kui vastate kirjale, leiate postkasti esimeselt või teiselt realt ümbriku vasakpoolses ülanurgas olevast tagastusaadressist. Helistage telefoninumbri abile või esitage teabevabaduse seaduse (FOIA) taotluse vorm, et saada kätte postkasti number, mida pole avalikult loetletud.
7
Kirjutage loetavalt. Kui olete kirja adresseerimise lõpetanud, uurige oma käekirja ja vaadake, kas see on selge. Pidage meeles, et teie kirju käsitleb, sorteerib ja toimetab kohale teine inimene, kes peab suutma seda lühidalt lugeda. Printige alati käsitsi kirjutatud teave. Kursiivseid ja muid väljamõeldud skripte võib olla raske välja selgitada. Kui teie kirjaoskus kipub olema kiirustav või segane, võib olla abi suurte tähtedega kirjutamisest. Kui te pole kindel, kas teie aadress on võõrale silmale loetav, alustage algusest turvalisuse huvides värske ümbrik.
8
Esitage tagastusaadress. Kirjutage oma aadress ümbriku või paki vasakusse ülanurka. Tagastusaadress peaks olema umbes sama suur kui tarneaadress või veidi väiksem. Vastasel juhul võidakse seda ekslikult pidada tarneaadressiks. Lisage aadress, kust on teiega kõige mugavam ühendust võtta.
9
Kinnitage õige postikulu. Kohaletoimetamise kulude katmiseks lööge tempel või ettemakstud saatesilt kuskile parema ülanurga lähedale. Veenduge, et tempel või etikett ei peidaks aadressi ega muud kohaletoimetamisteavet. Kasutage postikulu kalkulaatorit või küsige abi ametnikult. Rahvusvaheline post võib nõuda ka täiendavaid postikulu või tollivorme. Need vormid tuleb täita ja esitada veebis enne saatmist.
10
Kontrollige vigu. Enne kirja saatmist vaadake uuesti üle oma esitatud teave ja veenduge, et see on õige. Eriti oluline on, et saaksite numbrilised üksikasjad õiged. Kui olete oma kirjaga rahul, pange see postkasti või viige postkontorisse kättetoimetamiseks. Postikandja võib teada, mida te silmas pidasite, kui teete kirjavea nagu “Indianapolis, IN”, kuid kui Postkasti number või sihtnumber on välja lülitatud, kiri võib jõuda mujale või ei jõua üldse kohale toimetada.