Ärikirjas kasutatakse ametlikku tooni ja sellel on erinõuded tervitustele – tervitustele, mis viitavad konkreetselt soovitud lugejale. Valesti koostatud ärikiri võib potentsiaalset tööandjat, klienti või partnerit solvata ja kahjustada teie ärisuhet. Kui pöördute naise poole ärikirjas, peaksite alati kasutama mis tahes ametinimetust, mis tal võib olla (nt “Dr.” või “Rev.”); kui tal pole ametinimetust, kasutage üldist ametinimetust, mis põhineb tema abielul. staatus: “Proua”, kui ta on vallaline või kui tema perekonnaseis on teadmata, või “Proua”, kui teate, et ta on abielus.
1
Kinnitage, kas teate saaja nime. Kui teate adressaadi nime, jätkake järgmiste sammudega. Kui ei, siis lugege seda sammu ülejäänud osa. Mõnikord juhtub, et peate pöörduma naise poole, ilma et teaksite tema nime. Sel juhul kasutage Lugupeetud proua. Kui te pole ka soost teadlik, võite kasutada “Keda see võib puudutada”.
2
Tehke kindlaks, kas adressaadil on kutsenimetus või nimetus. Kui naisel, kellele ärikirja saadate, on mõni ametinimetus või ametinimetus, pöörduge kindlasti tema poole. Sel juhul ei ole soole viitamine vajalik. Alustage ametliku tervitusega, näiteks “Kallis” ja järgnege sellele soovitud lugeja ametinimetus, millele järgneb tema täisnimi. Kui te ei tea, kas lugejal on ametlik pealkiri, otsige see kindlasti esmalt üles, otsides organisatsiooni veebisaidilt või küsides kelleltki. Kasutades soovitud lugeja ametinimetust, saate vältida muretsemist soopõhiste pealkirjade pärast. Näiteks kui kirjutate ärikiri inspektorile, teie ärikirja tervitus oleks “Lugupeetud inspektor”. Ainuüksi see võib olla terve tervitus või “Lugupeetud inspektor” võib järgneda lugeja perekonnanimi. Sama kehtiks ka siis, kui naine on arst, ja sel juhul võiks kiri alata sõnadega “Kallis Dr. Johnson “, näiteks. Kasutage ministri jaoks õiget tervitust. Kasutage ministri ees- ja perekonnanime kujul “Reverend Jane Doe” või “Pastor Jane Doe”. Tervituses on lubatud lühendada terminit “reverend”, mitte aga terminit “pastor”, nii et te kasutaksite vormi “Kallis Rev. Doe” või “Kallis pastor Doe. Õige tervitus advokaadile on “proua/proua/härra [Esimene & Perekonnanimi], Esquire†või “Mrs./Ms/Mr. [Ees- ja perekonnanimi], Esq.â€
3
Kinnitage, kas teate saaja perekonnaseisu või mitte. Naise õige tervitus sõltub suuresti tema perekonnaseisust. Kui te pole kindel saaja perekonnaseisus ja tal pole ametlikku ametinimetust või ametinimetust, on võimalik kasutada “Kallis [saaja ees- ja perekonnanimi]. Näiteks Kallis Jennifer Johnson.Lisaks naiste puhul, kelle perekonnaseisus te pole kindel, on võimalik kasutada ka “Ms.”
4
Kasutage järgmisi pealkirju, kui teate saaja perekonnaseisu. Naise poole pöördumiseks on kolm peamist viisi.”Proua” kasutatakse abielunaiste puhul.”Proua” kasutatakse nii abielus kui ka vallaliste naiste puhul. Kasutage seda ametlikku pealkirja siis, kui naise perekonnaseis on teadmata või ebaoluline.”Preili.†kasutatakse vallaliste naiste puhul. Vältige selle ametliku pealkirja kasutamist, kuna selle kasutamist peetakse sageli lugeja jaoks alandlikuks, eriti kui seda kasutatakse mõne inimese poole pöördumiseks. vanem naine.
5
Veenduge, et kasutate õiget formaalsuse taset. Pealkirjade “härra”, “proua”, “preili” või “proua” kasutamine täisnime või perekonnanime ees on suhteliselt formaalne tava ja teatud asjaoludel on kasutage seda formaalsuse taset ja siis, kui te seda ei teeks.”Kui teil on lugejaga juba olemasolev suhe või asjaolud nõuavad, et kiri ei ole erakordselt formaalne, on võimalik ametlikke pealkirju mitte kasutada. Näiteks kui võtate ühendust äripartneriga või kellegagi, keda tunnete või kellega teil on suhe, võite ametliku pealkirja asemel kasutada lihtsalt Kallis [eesnimi]. Ametlikku pealkirja tuleks alati kasutada, kui ametlik tervitus sisaldab ainult lugeja viimast sõna. nimi, st “proua/proua/härra [Perenimi]”. Ametlik pealkiri ei pruugi olla vajalik, kui kasutate nii ees- kui ka perekonnanime. Olge ettevaatlik, kui te ei kasuta ametlikku tiitlit. Vältige naise eesnime kasutamist tervitusavalduses, välja arvatud juhul, kui te teda hästi tunnete. tuleks kasutada tervitussõnu, millele järgneb koolon, et vältida intiimsuse väära oletust. Näiteks “Kallis Lucy.
6
Kontrollige soovitud lugejanime õigekirja. Soovitud lugeja soo määramiseks võib sageli kasutada nime, mis aitab teil otsustada, millise ametliku pealkirjaga lugeja poole pöörduda. Isegi kui teil on ärinaise nimi, peaksite siiski veenduma, et nimi on õigesti kirjutatud, et mitte oma kirja esimestes lausetes lugejat solvata. Soovitud lugeja vastuvõtutöötaja või personalitöötaja saab kontrollida, kas nimi on õige ja õige. kavandatud lugejanime ja funktsionaalse pealkirja õigekiri. Tundmatule osapoolele ärikirja kirjutamisel peaksite proovima kontrollida soovitud lugejanime õiget kirjapilti, et määrata sugu ja seega ka vajalik ametlik pealkiri.
7
Veenduge, et järgite õigeid kirjavahemärke. Nii pealkirja (proua, preili, proua) kui ka tervituse (kallis) ümber kehtivad teatud kirjavahemärkide reeglid. Ameerika inglise keeles kirjutatakse pealkirjadele tavaliselt punkt. Näiteks “Kallis proua Johnson”. Briti inglise keeles punkte tavaliselt ei kasutata. Näiteks “Dear Ms Johnson”. Ameerika inglise keeles järgneb tavaliselt inimese nimele koolon. Näiteks “Kallis proua Johnson: “. Briti inglise keeles koolonit ei kasutata, nii et see loeks “Dear Ms Johnson”.