Autoriteedi poole pöördumine võib olla hirmutav. Mis tahes autoriteetse isiku poole pöördudes on viisakas näidata üles austust selle isiku ja tema ametikoha suhtes, kasutades õiget ametinimetust. Ameerika Ühendriikide 21 osariiki kasutavad nimetust “piirkonnaadvokaat”, et viidata jurisdiktsiooni peaprokurörile. Ringkonnaprokuröri õigeks pöördumiseks kirjas tuleb arvesse võtta mitmeid kaalutlusi.
1
Uurige selle inimese nime, kelle poole soovite pöörduda. Kui te veel ei tea oma jurisdiktsioonis oleva ringkonnaprokuröri nime, leiate selle Internetist, otsides oma piirkonna “ringkonnaprokuröri büroo” või “piirkonnaprokuröri büroo” veebisaiti.”Ringkonnaprokurör” on 50st osariigist vaid 21 jurisdiktsiooni peaprokuröri tiitel. Teised jurisdiktsioonid võivad kasutada “peaprokuröri”, “maaprokuröri”, “prokuröri advokaadi”, “riigiadvokaadi”, “riigiadvokaadi”, “rahvaste Ühenduse advokaadi”, “ringkonnaadvokaadi”, “advokaadi” või “piirkonna peaprokuröri”.
2
Kirjutage siseaadress. Siseaadress sisaldab saaja täisnime, ametinimetust ja aadressi. Näiteks “Auväärne Jane Doe, San Diego maakonna ringkonnaprokurör, 330 W Broadway #1300, San Diego, CA 92101.” “Austatud” kasutatakse valitud ametnike tähistamiseks. 47 osariigist 50-st valivad oma peaprokurörid igas jurisdiktsioonis rahvavalimiste teel. Kui teie jurisdiktsiooni peaprokurör on ametisse määratud, mitte valitud (Alaska, Connecticut, New Jersey ja Columbia ringkond), kasutage sõna “The District” asemel härra või pr. Auväärne.”
3
Kirjutage tervitus. Tervitus või tervitus algab tavaliselt sõnaga “Kallis”. On vastuvõetav alustada oma tervitust sõnadega “Lugupeetud härra/proua ringkonnaprokurör” või “kallis härra/proua (perekonnanimi).” Mõiste “kallis” on alati asjakohane äriolukorras ega tähenda, et isik on kallis sulle. See on lihtsalt korralik avatervitus.
4
Veenduge, et teie küsimus või mure on kõige parem adresseerida ringkonnaprokurörile. Ringkonnaprokuröril ei pruugi olla volitusi teie murega tegelemiseks ja ta võib teid lihtsalt teise büroosse suunata. Kui te pole kindel, kelle poole peaksite oma murega pöörduma, kaaluge ringkonnaprokuratuuri või advokaadiga ühenduse võtmist. Kui võtate ringkonnaprokuröriga või tema bürooga omaalgatuslikult ühendust, ei pruugi teil olla õigust advokaadi-kliendi eelistele. , ja teie suhtlus ei pruugi olla konfidentsiaalne. Kui olete kriminaalasjas kostja ja teid esindab advokaat, võidakse ringkonnaprokuröril keelata teiega suhtlemine ilma teie advokaadi nõusolekuta.
5
Korraldage oma mõtted enne kirja kirjutamist. Kirjutage üles kõige olulisemad punktid, mida soovite teha. Mõelge sellele, mida ringkonnaprokurör peab kuulma, mitte ainult sellele, mida soovite öelda. Kujutage ette, et räägite isiklikult ringkonnaprokuröriga ratsionaalselt ja kirjutage see üles. Olge lühidalt. Selgitage oma olukorda võimalikult väheste sõnadega, käsitledes probleemi ja lahendust, mida soovite näha. Pidage meeles, et ringkonnaprokurör on tõenäoliselt väga hõivatud ja ta on vastuvõtlikum, kui kirja autor oma aega arvestab. Olge oma keeles professionaalne ja suhtuge positiivselt. Püüdke oma kirjas oma isiklikke tundeid välja jätta. Hoidke oma toon formaalne ja lugupidav. Ärge lubage juhuslikul keelel ega slängil sisse hiilida.
6
Enne saatmist vaadake kiri üle. Kui võimalik, paluge kellelgi teisel seda selguse ja trükivigade huvides üle lugeda.