Enamikus riikides võib igaüks oma peaministrile kirja kirjutada. Kirja kirjutamisel peaksite järgima teatud etiketireegleid. Parim tava on adresseerida ümbrik ja kiri, kasutades õigeid pealkirju ja ametlikku kirjutamisstiili. Nende soovituste järgimine näitab austust peaministri vastu ja muudab teie kirja loetavamaks.
1
Adresseerige ümbrik aadressile “Õige austaja”. Ümbriku esimesel real peaks olema tekst “Õige austaja”, millele järgneb peaministri ees- ja perekonnanimi. Selle alla kirjutage “peaminister”, millele järgneb asjaomane riik. Kirjutage alla peaministri asjakohane pöördumine parlamendis. Näiteks: The Right Honourable Jacinda Ardern Uus-Meremaa peaminister Parlamendihooned Erakott 18041Wellington 6160 Pange tähele, et pöördumine “The Right Honourable” Kui pöördute endise peaministri poole, tuleks ikkagi kasutada €.
2
Alustage kirja sõnadega “Lugupeetud peaminister”. See viisakas avamine on oodatud tervitus kogu peaministrile saadetud kirjaliku suhtluse eest. Kui kirjutate meili, on siiski asjakohane alustada sõnadega “Lugupeetud peaminister”. Kui olete endisele peaministrile kirjutamine algab sõnadega “Lugupeetud härra/proua” või “kallis härra/proua/proua perekonnanimi”.
3
Lõpetage oma kiri sõnadega “Kõige lugupidavalt”. See tasuta lõpumärkus näitab teie austust ja näitab teie sõnumi lõppu. Sisestage koma teksti “Kõige lugupidavalt” lõppu ning allkirjastage ja printige alla oma nimi. Kui kirjutate kiri arvutis, jätke lõppsõna alla ruumi oma nime allkirjastamiseks.
4
Vältige lühendite või kokkutõmbumiste kasutamist. Kokkutõmbed ja lühendid võivad olla laisad ega sobi ametliku kirja jaoks. Lühendid ei ole lugejale alati arusaadavad, seega on parim tava lühendi täielik tähendus välja kirjutada. Sarnaselt kokkutõmbumisega on asjakohane kirjutada täissõnad, selle asemel et kasutada ühe sõna loomiseks apostroofi. Näiteks kasutage “ei” asemel “ei”. Proovige kasutada “New York” asemel ” NYâ€.
5
Kasutage ametlikku keelt. Asendage sobivamate alternatiividega slängi või kõnekeelsed sõnad. Ametliku keele kasutamine kirjas aitab teil olla tõsisem. Pöörake erilist tähelepanu formaalsete omadussõnade kasutamisele sõnade kirjeldamisel, mis annavad kirjalikus suhtluses tugeva tooni. Näiteks kasutage sõna “rad†või awesome” asemel “suurepärane” või “mõnus”. Asendage “veider” sõnaga “ebatavaline”. või “vihatud” koos “väga ei meeldi”.
6
Kirjutage lühidalt. Vältige oma kirjas enda kordamist. Kui soovite mõnda punkti rõhutada, proovige sama punkti erinevate sõnadega kordamise asemel lisada täiendavat toetavat teavet. Hoidke oma lauseid maksimaalselt 2 rida. Sõnalised laused võivad olla segadusttekitavad ja raskesti loetavad. Peaminister loeb tõenäolisemalt kogu teie kirja, kui see on selge ja asjakohane. Vältige täiendavate lausete lisamist, mis ei sisalda vajalikku teavet.
7
Kontrollige õigekirja ja grammatikat. Lugege oma kiri üle ja kontrollige hoolikalt õigekirja- või grammatikavigu. Kui olete kirja kirjutanud arvutis, kasutage oma töö kontrollimiseks õigekirjakontrolli. Halb õigekiri ja grammatika muudavad teie kirja lugemise raskemaks ja teie töö tundub kiirustav.Paluge sõbral oma kirjas kirjavigu kontrollida või vead enne saatmist.