Töötaja taandumine võib olla suurepärane paus teie töökoha igapäevasest tegevusest, andes teile võimaluse uurida uusi strateegiaid ja luua üksteist meeskonnana. Et see oleks võimalikult tõhus, peate oma taganemise aegsasti planeerima. Alustage logistika planeerimisest, seejärel liikuge ajakava juurde.
1
Määrake eesmärk. Enne kui otsustate, kuidas soovite oma taandumist korraldada, peab teil olema eesmärk. Võib-olla soovite taandumist, mis loob teie töötajate ühtsuse. Teise võimalusena soovite võib-olla taandumist, kus pakute oma ettevõtte jaoks uusi ideid. Teine võimalus on taandumine, mille eesmärk on koolitada oma töötajaid uute oskustega. Ükskõik, mille valite, määrab see, kuidas te oma taandumist planeerite. Muud eesmärgid võivad hõlmata pikkade vahemaade tagant olevate inimeste kokkuviimist või kõigi töötajate julgustamist ettevõtte eesseisva planeerimises. Võite avastada, et vajate erinevaid retriite aadressil erinevad ajad. Näiteks võite vajada meeskonna loomise retriite, kui asutate ettevõtet esmakordselt või kui teil on suur käive, samas kui hiljem võite vajada taandumist, mis keskendub teie ettevõttes toimuvate muutustega toimetulemisele.
2
Valmistage ette oma eelarve. Enne kui saate oma retriiti tõeliselt planeerida, peate täpselt otsustama, kui palju saate sellele kulutada. See sisaldab toa- ja toitlustuskulusid ning reisikulusid. Samuti peate mõtlema, kui kaua soovite kontorit sulgeda (kui üldse), ja ka sellele, kui palju aega pühendavad töötajad taandumise ettevalmistamisele. Eelarve koostamisel kaaluge kõiki neid tegureid.
3
Veenduge, et teised inimesed saaksid taandumises kaasa rääkida. Kui soovite, et inimesed teie retriidist midagi saaksid, tuleb neisse investeerida. Võtke töötajatelt ettepanekuid selle kohta, milline retriit kõige paremini toimiks ja millest tuleks retriidil rääkida. Kui neil on toimuvas sõnaõigus, osalevad nad tõenäolisemalt. Proovige saata e-kiri, milles palutakse soovitusi. Teil võib olla ka anonüümne soovituste kast taganemise kohta. Teine võimalus on saata küsimus kõigile töötajatele. Laske vastused juhendajale saata. Näiteks võite küsida: “Mis muudab selle retriidi edukaks?”
4
Valige asukoht kontorist eemal. Raha säästmiseks võib olla kiusatus lihtsalt oma kontoris puhata. Kuid see ei ole tavaliselt piisav paus igapäevasest tegevusest, et olla tõesti tõhus. Inimeste rutiinist väljatõmbamine võib aidata luua uusi ideid ja uusi suhteid. Isegi kui teie ettevõttel ei ole palju raha, mida retriidile kulutada, saate ikkagi aidata oma töötajaid kontorist välja viia. Näiteks võite ilusa ilma korral rentida toa kohalikus raamatukogus või isegi lähedal asuvas pargipaviljonis. Teine võimalus on paluda klientidel kasutada olemasolevaid ruume. Kui teil on rohkem raha, on piiriks taevas. Võite isoleerida end mõnes metsases kohas või minna millegi põnevama, näiteks Las Vegase poole.
5
Veenduge, et teie asukohas oleks kõik vajalik. Asukohta vaadates kontrollige kindlasti üksikasju. Sellel peab olema koht, kus saate kõik koos töötada. Kui kavatsete arvutiga töötada, peab sellel olema kiire Interneti-ühendus ja kohad, kuhu ühendada. Samuti on teil vaja juurdepääsu heale toidule, isegi kui see on ainult tellimiseks. Lisaks ei tee see haiget on kena taustaga, nii et see tundub pigem taganemisena, mitte lihtsalt rohkema tööna.
6
Otsustage, kas soovite abistajat. Võite arvata, et saate retriidi ise läbi viia, ja teil võib õigus olla. Siiski võib abi väljastpoolt olla kasulik. Juhendajad võivad tulla teie ettevõtte seest, kui teie ettevõte on suur, näiteks personaliosakonnast või mõnest muust osakonnast, mis teie omaga vähe suhtleb. Teise võimalusena võivad nad olla välisest konsultatsioonifirmast. Juhendaja peaks olema grupidünaamika, mitte teie valdkonna ekspert. Koolitaja aitab suunata arutelusid, hõlbustab otsuste langetamist ja julgustab meeskonnatööd. Samuti võib juhendaja aidata teil retriidi planeerida ning otsustada retriidi eesmärgi ja ajakava üle. Lisaks toimib läbiviija sündmuse ametliku salvestajana, nii et teate, mida öeldi. Korraldaja olemasolu võimaldab teil retriidil reaalselt osaleda, mitte lihtsalt seda juhtida. See võib aidata ka siis, kui teil on kontorisisesed võitlused ja te kasutate nende probleemide lahendamiseks taganemisvõimalust. Koolitaja võib olla paremini varustatud suure rühmaga toimetulemiseks, eriti kui teie retriidil on rohkem kui 20 inimest. Lisaks võib juhendaja aidata luua uusi ideid viisil, mida te ei pruugi olla võimelised. See tähendab, et töötate oma töötajatega regulaarselt, nii et nad reageerivad teile etteaimatavalt. Kellegi uue kaasamine võib aidata luua teie töötajatega teistsuguse õhkkonna, avades neile suurema osaluse.
7
Otsustage, kuidas sööte. Retriidil võite lasta toitu valmistada hotellis või välistoitlustusettevõttes. Saate lasta inimestel igapäevase stipendiumiga ise süüa hankida või isegi julgustada meeskonna loomist, korraldades igaõhtuseid kokkamisi. Igal viisil peate ette planeerima. Veenduge, et vastaksite oma töötajate toitumisvajadustele. Saadaval on nii tervislikud kui ka mitte nii tervislikud toidud, kui ka taimetoitlased ja gluteenivabad toidud, kui see on asjakohane. Kui pakute alkoholi ja olete palganud baarmenid, veenduge, et teil oleks jookide serveerimiseks piisavalt töötajaid . Samuti veenduge, et kõigil oleks turvaline kodutee, kui tegemist on sõitmisega.
8
Andke oma töötajatele teavet enne tähtaega. Üks võimalus retriidil paremat arutelu hõlbustada on pakkuda neile enne tähtaega informatiivseid videoid või esitlusi. Nii saavad nad lennukis või tööl teavet lugeda ja olla valmis retriidil arutelu alustama.
9
Otsustage taandumise pikkus. Teie taganemise kestus sõltub mitmest tegurist. Üks on muidugi see, kui palju raha teil on retriidi rahastamiseks. Kuid see, kui paljudest tööpäevadest soovite loobuda, piirab ka retriidi pikkust. Retriit võib olla nii lühike ühe päeva kui ka nädala pikkune, olenevalt sellest, mida soovite retriidil saavutada. Näiteks meeskonna loomise retriidi saab läbi viia ühe päevaga, kuid rohkem kaasatud retriite, nagu need ettevõtte suunda muuta, vajab see rohkem aega.
10
Otsustage täpselt, milliste probleemidega te tegelete. Olete otsustanud peamise eesmärgi, jagage see nüüd väiksemateks probleemideks. Pidage meeles, et te ei soovi üle ajastada. Andke oma töötajatele aega iga probleemi lahendamiseks, selle asemel, et iga ülesannet muuta, jättes teile poolikud lahendused.
11
Koostage igapäevane ajakava. Peaksite päeva planeerima, et teie töötajad teaksid, mida oodata. Proovige seda mitte liiga vara alustada, sest see on taganemine. Arutelude ja esinejate jaoks, samuti söögikordade ja vaheaegade jaoks planeeritud aeg. Olge söögiaegade osas realistlik. Kui pakute kogu toidu, võib tund lõunasöögi ajal olla mõistlik. Kui te ei ole ja asute uues linnas, võiksite anda töötajatele rohkem aega lõunasöögi leidmiseks ja tagasipöördumiseks. Ärge unustage planeerida seisakuid. Kõigil pole vaimset energiat, et olla töökaaslastega terve päeva, iga päev, isegi ööni. Mõned inimesed vajavad laadimiseks üksiolekuaega.
12
Valige saatejuhid. Kui soovite teatud teemasid käsitleda, peate varakult teadma, kes need ettekanded teeb. Väliskonsultandid võivad tulla esinema või uusi oskusi õpetama, kuid võite lasta ka töötajatel esitada teavet oma osakondade või käimasolevate projektide kohta. Planeerige need esinejad programmi, pidades silmas, mis on kõige olulisem eelnevalt.
13
Tehke töötajad hästi informeeritud. Kui plaanite oma taandumist, tuleb teie töötajaid kõigist reisi üksikasjadest aegsasti teavitada. Kuu on miinimum, kuid pikem on ideaalne. Samuti peate otsustama, kuidas töötajad jõuavad sinna, kuhu lähete, ja kuidas neile hüvitisi makstakse. Näiteks kui lendate, saate lubada töötajatel ise oma lende ajastada ja anda neile ettevõtte krediitkaart või pärast seda hüvitist. Saatke üksikasjad mitmes vormingus, sh meili ja füüsilise paketina. Samuti pange teave kontorisse üles.
14
Lõhkuge argipäevast. Tööalane retriit on võimalus eemalduda kõigist igapäevaelu banaalsustest. See on võimalus astuda tagasi ja vaadata laiemat pilti. Ärge raisake aega väikestele detailidele keskendumisele. Tõmmake tagasi ja keskenduge oma ettevõtte edasiviimisele. Üks võimalus laiemale pildile keskenduda on rääkida 3 W-st. See tähendab, et keskenduge sellele, kes te organisatsioonina olete, mida te organisatsioonina teete ja miks te seda teete.
15
Otsustage, kuidas otsuseid tehakse. Kui teie taandumise eesmärk on teha ettevõtte kohta olulisi otsuseid, tuleks eelnevalt otsustada, kuidas need otsused tehakse. Osalejad peaksid näiteks teadma, kas otsused tehakse häälteenamusega. Samuti peaksid osalejad teadma, kas nad annavad juhtkonnale soovitusi või teevad otsuseid, millest juhtkond kinni peab. Kui osalejad arvavad, et juhtkond järgib nende otsuseid, võib see vähendada teie tööd, mida teete taandumise ajal, ja seejärel otsustab juhtkond rakendada ainult teatud osi.
16
Las kõik saavad sõna sekka öelda. Arutelu peaks olema avatud kõigile, kes on retriidil, mitte ainult juhtidele. Kui soovite, et ainult teatud inimesed saaksid sõna sekka öelda, peaksite just selle retriidile kaasama. Ärge võtke inimesi kaasa ainult selleks, et nende arvamust vaigistada. Üks viis, kuidas saate selle kõigile avatumaks muuta, on sarnase paberi ja markerite jagamine. Seejärel saavad inimesed mõtteid paberile üles kirjutada, et aidata arutelu tekitada. Samuti võib juhendaja julgustada rääkima inimesi, kes pole retriidil veel palju rääkinud.
17
Mõista, et sul võib olla rohkem kui üks eesmärk. See tähendab, et võiksite keskenduda ettevõtte jaoks uute ideede genereerimisele, kuid isegi nii saate kulutada aega oma meeskonna loomisele. Tehke kõrvale mõned meeskonna loomise harjutused, et julgustada inimesi koos töötama ja üksteist tundma õppima. Meeskonna loomine võib olla osa tööst. See tähendab, et probleemi kallal töötades julgustage inimesi selle lahendamiseks koostööd tegema.
18
Ärge keskenduge ainult tööle. Ükskõik, milline on teie retriidi eesmärk, on see ka aeg, mil inimesed saavad üksteist tundma õppida. Veenduge, et ehitate õigeaegselt arvutitest eemal, kui inimesed saavad koos süüa või koos etendust vaadata. Kui olete metsas, tehke söögiaegadel võimalus kõigile kokku tulla ja süüa teha.
19
Püsi teemas. Retriitidel, nagu igal koosolekul, võib tunduda kiusatus puutujatega hakkama saada. Siiski on oluline võimalikult palju teemas püsida. Üks võimalus aidata rühmal teemas püsida on teiste ideede salvestamine hilisemaks. Kui keegi hakkab puutuma, kirjutage see üles ja tulge hiljem päeva jooksul nende salvestatud ideede juurde tagasi.
20
Ärge kartke sattuda väiksematesse rühmadesse. Väiksemad rühmad võivad mõnikord probleeme tõhusamalt rünnata. Kui töötate suure probleemi või projekti kallal, jagage paremini hallatavateks osadeks ja laske üksikutel meeskondadel iga osa kallal töötada. Nii saavad rohkem inimesi lõpptulemuses kaasa rääkida.
21
Tehke teostatav plaan. Kui teie taandumise eesmärk on uute strateegiate rakendamine või probleemi lahendamine, ei saa te lihtsalt ideid välja pakkuda. Vajate toimivaid samme selle rakendamiseks, kui jõuate oma kontorisse tagasi. Määrake ülesanded üksikisikutele või meeskondadele ja laske neil koostada plaan, kuidas see kontoris toimib. Samuti peaksite koos inimese või meeskonnaga nende plaanide jaoks määrama tähtajad.
22
Oodake juhendajalt ülevaadet. Üks osa juhendaja tööst on retriidil toimunu kokkuvõte ja hindamine. Nädala jooksul peaksite saama selle hinnangu ja peaksite saama oma töötajatele edastada kõik asjakohased analüüsid. Aruanne peaks keskenduma sellele, mis läks hästi, aga ka sellele, mida saab tulevikus parandada.