Kas plaanite rühmareisi? Olgu selleks perekokkutulek, sõpruskond või mõni muu sündmus – reis, kus osaleb rohkem kui paar inimest, võib võtta rohkem etteplaneerimist ja logistikat kui ükski seiklus. Kuid põnevus Itaalia villas limoncello rüübamisest või Indoneesia kuurordi päikeseloojangu vaatamisest koos 5, 10 või 20 lähima sõbra või pereliikmega võib need esialgsed lisasammud seda väärt teha.
1
Otsustage, kes läheb, kui kaugele ja millal. Muidugi, inimestele meeldib mõelda ümber maailma reisimisele, kuid ärge alustage planeerimist enne, kui põhitõed on otsustatud ja kõik on pühendunud. See ei pea olema täpne. Näiteks võite jaanuaris otsustada, et teie pere – sealhulgas 14 täiskasvanut ja üheksa last – on 11. juunil või 27. juulil 5–6 päevaks kusagil Euroopas taasühinemiseks. Sellest piisab, et liikuda edasi samm 2.
2
Määrake juhiks üks inimene või väike meeskond. Olenemata sellest, kas teie reisiga liitub 8, 15 või 100 inimest, on teil vaja ühte inimest või meeskonda, kes võtab suurema osa planeerimisest enda kanda. Teised rühmaliikmed võivad ja peaksid olema enamiku otsuste tegemisel kaasatud – kuhu minna, milliseid tegevusi teha –, kuid te ei soovi, et seitse inimest teeksid 20 erinevat õhtusöögi broneeringut. Mida suurem on grupp, seda olulisem on see samm.
3
Otsustage hinnavahemiku üle. Kes läheb ja millised on nende eelarved selleks reisiks? Onu rahakotid võiksid soovida nädalaks kulutada vähemalt 6000 dollarit, teie vanemad arvasid 4000 dollarit ja äsja abiellunud nõbu 1500 dollarit. Püsige võimalikult lähedal eelarve madalale piirile, et kõik mahuksid. Sel juhul võiksime soovitada 2500 dollari suurust eelarvet ja küsida noorpaaridelt, kas nad tahaksid rendiautodega sõita või soodustust juhtima hakata, ja võib-olla võiks Moeybags valida rühmaõhtusöögi või maksta rendiautode eest. Veel üks asi, mida saate teha, on koondada raha ainult püsikulude jaoks. See tähendaks, et kogute teatud summa raha, mis jagatakse kõigi vahel võrdselt, näiteks majutuse ja transpordi eest. Kuid muud individuaalsed kulud, nagu toit, ostlemine ja tegevuskulud, tuleks tasuda üksikisiku tasandil.
4
Valige asukoht. Kuigi see kõlab suhteliselt lihtsalt, on see üks raskemaid samme. Kakskümmend inimest ei taha tingimata samasse kohta minna või samu asju teha. Kuulake, mida kõik tahavad, ja esitage palju uurivaid küsimusi. Kuigi teie grupp võib soovida minna nii erinevatesse kohtadesse nagu Uus-Meremaa, Lõuna-Aafrika või Kariibi mere piirkond, näete, et nad kõik otsivad aktiivset puhkust ookeani lähedal. Võite lõpuks valida asukoha tegevuse või läheduse, mitte sihtkoha järgi.
5
Uurige piirkonda. Lõpuks on teil oma asukoht, osalejad ja eelarve. Kus sa viibid? Mida sa teed? Ostke juhend või otsige ideid Internetist. Kõlab kallilt, kuid villa rentimine Euroopas või suur kodu Kariibi mere piirkonnas või Lõuna-Ameerikas on sageli odavam kui hotellitubade rentimine, eriti kui arvestada kodus toiduvalmistamist.
6
Broneeri oma reis. Kui olete piirkonnast uurinud ja leidnud majutuse, mis teie rühmale piisavalt meeldib, broneerige see. Teil on nüüd kuupäevad kivisse raiutud ja teie grupi liikmed saavad broneerida oma lennud ja transpordi võimalikult varakult. Veenduge, et kõigi passid oleksid ajakohased ning kõik viisad ja süstid saaksid.
7
Mõõtke oma rühma aktiivsustaset. Võtke ühendust oma rühmaga: kas inimesed tahavad basseinis aega veeta ja vanadest aegadest rääkida või tahavad nad benji-hüpet teha või safarile minna? Proovige leida keskmine huvitase ja planeerige vastavalt. Võib-olla võib rannas lõõgastumise katkestada kaheksatunnine päevane matk ümber vulkaani või sambatunnid ja reis diskoteeki. Rohkem kui ühe rendiautoga või kohalikku ühistransporti õppides võivad rühmad aeg-ajalt lahku minna.
8
Looge oma rühmale marsruut. Isegi koos sõprade või pereliikmetega võib marsruut olla hindamatu väärtusega. Lisage kõigi mobiiltelefonide numbrid või kohalik kontaktteave, saabumisajad ja igapäevaste tegevuste vaba ajakava, restorani broneerimisajad jne.
9
Mine! Kogu see eelplaneerimine tasub end ära, kui jõuate oma villasse Toscanas, oma ökokuurorti Costa Ricas või oma spaasse Ungaris. Teie rühm saab nautida koos aega, selle asemel, et välja mõelda, kuhu, millal ja kuidas minna. Võimaluse korral määrake reisile endale uued juhid, et planeerijad saaksid lõõgastuda.