Grupireisid võivad olla rahuldust pakkuvad kogemused, kuid grupiliikmed peavad hoolitsema mõne lisakohustuse eest, et kõik sujuks. Suhelge oma rühmaliikmetega sageli, et kõik teaksid, mida reisilt oodata. Tehke nendega kompromisse, et otsustada reisisihtkoha ja rühmategevuste üle. Seejärel koostage marsruut grupi plaanide kinnitamiseks. Tehke koostööd ja saate oma reisi edukaks muuta.
1
Otsustage, kes reisile läheb. Enne reisi planeerimist mõelge välja, kes soovib teiega kaasa minna. Kirjutage üles kõik nimed, et luua rühmaliikmete jooksev arvestus. Suhelge reisi ajal potentsiaalsete grupiliikmetega, et kõik teaksid, mida reisilt oodata. Rühm võib muutuda, kui reisist rohkem osa on planeeritud. See on normaalne. Värskendage gruppi juhtuvate muudatuste osas, et kõik oleksid samal lehel.Andke endast parim, et pidevalt turundada reisi grupile ja potentsiaalsetele grupi potentsiaalsetele klientidele, et teil oleks piisavalt inimesi, et saada parimad pakkumised enne tähtaega. Täiskasvanute grupile mõeldud reis erineb sageli lastega reisimise planeerimisest, seega on oluline, et kõik teaksid, kes reisivad.
2
Leppige kokku iga rühmaliikme rollid. On loomulik, et mõned rühmaliikmed võtavad aktiivsemad rollid. Alustuseks määrake rühmajuht, kes hoiab kõik korras. Rühmajuht peaks olema keegi, kes oskab hästi planeerida ja suhelda. Pärast seda jagage muud kohustused nii, nagu need tekivad, nii, et kõik osaleksid. Rühmajuht hoiab üldiselt kõigiga ühendust, pakkudes rühmale värskendusi, tehes samal ajal enamikku üksikasjadest. Jaotage kohustused edasi. Näiteks valige keegi, kes tegeleb hotelli broneerimisega ja teine isik, kes hoolitseb autorendi eest.
3
Mõelge välja hinnavahemik, mida grupp on nõus maksma. Igaühel on erinev rahasumma, mida ta tunneb mugavalt reisimiseks pühendades. Laske kõigil rühmaliikmetel täpsustada, kui palju nad kavatsevad kulutada. Seejärel tehke kompromisse ja kohandage oma reisiplaane, et kaasata kõik. Selleks kujundage oma reis nii, et see jääks väiksemate eelarvete piiresse. Näiteks võib teie pensionil onu soovida minna viietärnihotellis ekstravagantsele üritusele. Tahtsite natuke kulutada, et külastada vaikset randa. Rääkige reisist, et leida viise, kuidas mõlemad saaksite seda, mida soovite. Tavaliselt maksavad inimesed ise oma isiklike kulude, näiteks toidu ja ostlemise eest. Reisieelarve suurendamiseks võivad mõned grupiliikmed jagada rohkem ühiskulusid, nagu autorent.
4
Arutage oma rühmaga reisisihtkohta. Alustage üldisest asukohast, nagu Euroopa või Mehhiko, ja piirake seda arutelu kaudu. Pange igal rühmaliikmel nimekiri, kuhu nad tahavad minna ja mida teha. Kasutage neid üksikasju rühma rahuldava kokkuleppe saavutamiseks. Iga otsuse puhul võite alati hääletada. Laske enamuse valitsemisel debatid lahendada alati, kui rühm jääb vaidlusi tekitava otsuse juurde kinni.
5
Otsustage reisi tegevuse eesmärgid. Igaühel on oma ettekujutus sellest, milline reis olema peaks. Mõnele inimesele meeldib väljas käia ja aktiivne olla, samas kui teised naudivad vaikset päeva puhates. Rääkige oma rühmaga, et teada saada, mida kõik reisilt saada tahavad. Vajadusel tehke kompromisse, et kõigil oleks reisil suurepärane aeg. Näiteks võivad mõned teie grupist soovida ookeanis ujuda, teised aga rohkem turismitegevusi. Tehke kompromiss, külastades lähedalasuvat rannakuurorti, mis jääb muude tegevuste kaugusele. Rühm ei pea alati koos püsima. Näiteks võivad mõned rühmaliikmed basseini ääres aega veeta, kui lähete ringreisile.
6
Uurimisrühma tegevused teie sihtkohas. Iga teie rühma liige saab uurimistöösse panustada. Reisi kohta lisateabe saamiseks vaadake veebist, teatmikuraamatutest või muudest allikatest. Tutvuge üksikasjadega, nagu läheduses olevad tegevused, ajaloolised paigad ja kulud. Kasutage neid üksikasju, et alustada teekonna koostamist, mis on seotud teie varem seatud reisieesmärkidega. Grupi planeerimise vähendamiseks kaaluge eelnevalt planeeritud ringreisile minekut või reisibüroo palkamist.
7
Kirjeldage oma reisi marsruut paberil. Vältige reisikava koostamisel ambitsioonikust. Pidage meeles, et rühm kipub liikuma aeglasemalt, kui lisate sinna rohkem inimesi. Alustage rühma põhijoonise visandamist, jättes reisimise, tegevuste ja puhkeperioodide vahele ajavahesid. Lihtne viis teekonna loomiseks ja jagamiseks on Google Docsi kaudu. Lisage rühma liikmed dokumenti ja andke neile luba seda redigeerida.Mõned telefonirakendused on kasulikud marsruutide loomiseks ja jagamiseks. Proovige Travefyt või Tripitit.
8
Leppige kõigepealt kokku oma saabumine ja lahkumine. Esimene aspekt, mis teekonnale lisada, on teie saabumine ja lahkumine. Kui teil on vaja reisimiseks pileteid hankida, näiteks lennates, tehke seda siis, kui grupp on reisikuupäevas kokku leppinud. Kasutage neid kuupäevi alguse ja lõpuna, täites reisi keskosa tegevustega. Reisikorraldus on sageli odavam ette teha. Kui teil on vaja näiteks lennupileteid hankida, hankige piletid kohe, et fikseerida grupile vajalik hind ja kohtade arv. Kui reisite ettevõtte kaudu, küsige neilt grupi allahindluste kohta.
9
Broneerige oma elamispind. Järgmisena mõelge välja, kuhu rühm jääb. Suured hotellid on alati valik, kuid uurige alternatiive. Kasutage rühma kooshoidmiseks väiksemaid hotelle, kuurorte, villasid ja üürimaju. Tehke need korraldused eelnevalt, et broneerida grupile vajalik majutus.Maju ja korterelamuid saate rentida selliste teenuste kaudu nagu Airbnb. Sageli antakse teile konkreetne hind, mis põhineb hotellitubade arvul. või istekohti broneeritavas lennukis. Kui te ei täida seda minimaalset künnist, mille kasutamise garanteerisite, võivad hinnad muutuda.
10
Planeerige mis tahes vajalik transport. Mõelge välja, kuidas te hotelli jõuate või kuhu iganes otsustasite ööbida. Võimalik, et peate leppima kokku erikorraldustega, näiteks sõitma taksoga lennujaamast hotelli. Pange tähele, kui palju aega kulub ühest kohast teise jõudmiseks. Rentige auto, ostke bussipileteid või tehke kõik muud ettemaksed.
11
Kirjutage rühma tegevused reisikavasse. Järgmisena hakake kirjeldama tegevusi, mida teie rühm kavatseb ette võtta. See hõlmab vaatamisväärsusi, ekskursioone ja ostlemist. Jätke iga tegevuse vahele veidi puhveraega. Broneerige kõik tegevused, mis tuleb eelnevalt kokku leppida. Ühe suure tegevuse tegemine päevas on aus viis kompromisside tegemiseks. Pidevalt liikvel olemine on raske, eriti kui mõned rühmaliikmed tahavad lõõgastuda. Vältige ajakava liiga ranget muutmist. Liiga tihe või jäik ajakava laguneb, kui midagi läheb valesti.
12
Tehke oma restoranibroneeringud. Helistage restoranidesse eelnevalt, et nad saaksid teie rühma jaoks kokkuleppeid teha. Restoranil on raske õhtusöögihoo ajal ustest sissetulevat 8-pealist seltskonda majutada. Lukustage oma broneeringud naudingu ja turvalisuse huvides. Mõnes restoranis kohtade reserveerimiseks saate kasutada selliseid rakendusi nagu Table8 ja OpenTable.
13
Otsustage, kuidas grupp ühendust hoiab. Rääkige oma rühmaliikmetega ja koostage kontaktplaan. Uurige oma mobiiltelefoniteenuse pakkujaga rahvusvaheliste kõnede ja sõnumite saatmise plaane. Samuti otsige Internetist, kus WiFi-ühendus teie sihtkohas saadaval on. Püsige ühenduses juurdepääsetava WiFi kaudu, kui teil napib valikuid.Kasutage ühenduse pidamiseks oma telefoni sõnumirakendust. Tekstsõnumid on üks võimalus, kuid WiFi kaudu ühenduse pidamiseks saate kasutada ka platvormi nagu Facebook. Printige välja kaardid kõigi nimede, kontaktandmete, meditsiiniliste vajaduste ja muu vajaliku teabega.
14
Veenduge, et kõigil oleks reisidokumendid. Rühmajuht peaks uurima reisimiseks vajalikke dokumente. Rahvusvahelisel reisil on kõigil vaja passi, kuid reisil võib vaja minna muid isikut tõendavaid vorme. Rühmajuht peaks julgustama teisi seda õigeks ajaks tegema.
15
Uuri reisikindlustust. See on rühmajuhi teine ülesanne. Otsige veebist, et leida teavet ja kindlustusplaane müüvaid ettevõtteid. Lisavõimaluste saamiseks helistage ka reisibüroodele ja riiklikele kindlustusfirmadele. Reisikindlustus on hädaolukorras mugav. Mõned riigid, näiteks Kuuba, nõuavad reisijatelt kindlustust. Tavaliselt peate kindlustuse ostma mõne päeva jooksul pärast reisi broneerimist.
16
Teavitage rühma olulistest kultuurilistest erinevustest. Kultuurierinevused hõlmavad keelt, toitu ja riietust. See on eriti oluline, kui reisite riigist välja. Lugege oma reisisihtkoha kohta veebist, et saada teada, millised erilised ettevaatusabinõud teie grupp peab võtma. Veenduge, et kõik rühmaliikmed oleksid nendest erinevustest teadlikud, et teie reis kulgeks sujuvalt. Näiteks Dubais on paljastav riietus rohkem taunitav kui USA-s.Keelebarjääride lahendamiseks laadige alla tõlkerakendus, näiteks Google’i tõlge.
17
Koostage nimekiri terviseprobleemidest, mida teie rühm peab teadma. Grupi liikmetel võib olla unikaalseid tervisemuresid või nad võivad võtta spetsiaalseid ravimeid. Iga rühmaliige peab teadma, mida teha hädaolukorras. See hõlmab meditsiiniliste probleemide sümptomeid, milliseid ravimeid rühmaliikmed vajavad ja kellele hädaolukorras helistada. Võimalusel kandke alati kaasas esmaabikomplekti. Iga rühmaliige vastutab oma ohutuse eest ise. Laske vastutaval rühmaliikmel siiski hoida erakorralisi meditsiinitarbeid, kui neid vaja läheb. Vaktsiinid võivad mõnesse piirkonda reisides probleemiks osutuda. Rühmajuht peaks enne reisile minekut rühma teavitama ja veenduma, et kõik saaksid vaktsiinid.