Kuigi pereliikmetega on sotsiaalmeedia vahendusel lihtne ühendust pidada, ei asenda miski sugulaste isiklikult kohtumist. Perekonna kokkutulek on suurepärane viis ühenduse loomiseks, mõtisklemiseks ja uute mälestuste loomiseks. Perekonna kokkutuleku planeerimise alustamiseks peate valima kuupäeva, asukoha ja toimumiskoha. Seejärel saate korraldada sündmuse ja kooskõlastada lõplikud üksikasjad.
1
Alusta planeerimist aasta varem. See annab inimestele aega reisikulude eelarve koostamiseks. Samuti on see abiks kooliealiste lastega peredele, kes peavad arvestama koolivaheaegade ajakavaga. Samuti soovite anda endale piisavalt aega ürituse korraldamiseks.
2
Määrake parameetrid, keda kutsute. Näiteks võite otsustada piirata külaliste nimekirja esimeste nõbudega väiksema kokkutuleku jaoks või lisada teise ja kolmanda nõbu suurema sündmuse jaoks. Kui olete otsustanud, milliseid suhteid kaasata, plaanige kutsuda kõik, kes sellesse kategooriasse kuuluvad. Parim on kutsuda kõik, isegi kui te arvate, et nad ei osale, et keegi ei tunneks end kõrvalejäetuna. , on abiks potentsiaalsete osalejate loendi ja nende kontaktandmete koostamine.
3
Huvi mõõtmiseks küsitlege potentsiaalseid osalejaid. See aitab teil saada ettekujutuse sündmuse suurusest. See on kasulik ka osalejate jaoks keskse asukoha valimisel. Lihtsaim viis inimeste küsitlemiseks on veebiküsitlus, nii et vastused salvestatakse automaatselt.
4
Määrake oma eelarve, registreerudes koos nendega, kes soovivad osaleda. Eelarve määrab, millist tüüpi üritusi saate endale lubada. Võib-olla soovite pakkuda mitut erinevat hinnapunkti, et inimestel oleks palju valikuid. Kuna inimestel võib olla ebamugav raha üle arutleda, saate seda teha anonüümse veebiküsitluse kaudu.
5
Otsustage, kui kaua taaskohtumine kestab. Iga-aastase ürituse jaoks või kui pereliikmed näevad üksteist sageli, sobib kõige paremini päevane või nädalavahetuse üritus. Kui pereliikmed ei kohtu sageli või kui inimestel on vaja pikki vahemaid reisida, võib olla mõttekas planeerida pikem üritus. Pidage meeles, et pikemad kokkutulekud nõuavad rohkem ruumi, et inimesed üksteisele närvidele ei läheks.
6
Kuupäeva valimiseks küsitlege võimalikke osalejaid. Andke inimestele valida kolme võimaliku kuupäeva vahel. Pidage meeles, et te ei saa rahuldada kõigi vajadusi, seega on küsitlus erapooletu tööriist, et leida see, mis sobib enamiku inimeste jaoks. Veebiküsitlus on lihtsaim viis inimeste küsitlemiseks kuupäevade kohta.
7
Eelarvesõbraliku valiku saamiseks minge kodus korraldatavale kogunemisele. See võimaldab säästa raha ruumi rentimiselt. Kodus korraldatud kokkutulek pakub teile ka võimalust korraldada madala hinnaga toiduvaliku jaoks roogi. Kodune kokkutulek sobib kõige paremini väiksematele gruppidele, kuna enamikus majades on ruumi piiratud. Suurema seltskonna puhul kaaluge avatud uste päevade stiilis üritust, kuhu inimesed kipuvad erinevatel aegadel.
8
Vähemaks planeerimiseks vaadake kõikehõlmavaid kuurorte ja kruiise. Hinna sees pole mitte ainult toitlustus, vaid ka lastele ja täiskasvanutele mõeldud tegevusi. Pidage siiski meeles oma osalejate eelarvet, sest kõikehõlmav on kõige kallim variant. Kui kõikehõlmav teenus on liiga kulukas, kaaluge rahvuspargis või laagriplatsil peetavat kokkutulekut. See võimaldab inimestel valida majutuskoha eelarve alusel ja pakub palju tegevusi.
9
Valige keskne asukoht, mis meeldib kõigile vanuserühmadele. Mõelge, kuidas osalejad reisivad ja kas peate asuma mugavalt mõnele suurele lennujaamale. Veenduge, et sihtkohas oleks palju vaatamisväärsusi ja tegevusi peredele, paaridele ja piiratud liikumisvõimega inimestele. Kui korraldate kokkutuleku mõnes populaarses puhkusekohas, saavad pered pikendada oma viibimist enne või pärast kokkutulekut, et pakkuda soodsat puhkust.
10
Valige juurdepääsetav ja huvitav koht. Kui plaanite kodus korraldatud kokkutulekut, kaaluge kokkutuleku korraldamist mõne pereliikme kodus, mis on perekonna ajaloos rolli mänginud. Pidage meeles, et mõnel osalejal võib olla raskusi pikkade vahemaade kõndimisel või trepist üles ronimisel. Majapõhise kokkutuleku jaoks, mida keegi ei pea korraldama, kaaluge maja rentimist kodu jagamise veebisaidi kaudu. Majade üürimisel on mitu privaatset magamistuba, kööki ning sise- ja välisruume. Järve- või ookeaniäärsed pargid pakuvad nii maal kui ka vees tegevusi, mis meeldivad nii lastele kui ka täiskasvanutele.
11
Tehke välispaiga jaoks varuplaan. Halva ilma korral peaksite olema valmis. Kui korraldate kokkutulekut pargis, võib reserveerida paviljone. Samuti peaksite plaanima lastele siseruumides sobivaid tegevusi, nagu lauamängud või käsitöötarbed.
12
Saatke kutsed veebis või posti teel. Kutsed peaksid sisaldama kuupäeva, kellaaega, asukohta ning vastuse kuupäeva ja kontaktteavet. Samuti on kasulik lisada kaardid, sõidujuhised ja majutusvõimalused linnast väljas olevatele külalistele, kui see on asjakohane.Kui on korraldatud tegevusi, mille jaoks inimesed peavad eelnevalt registreeruma, lisage see teave kutsele. Võib-olla soovite ka et taotleda väljapanekuks perepilte.
13
Delegeerige ülesanded vabatahtlikele. Ehkki võib tunduda kiusatus proovida kõigega ise hakkama saada, on parem abi saada. Kaaluge inimeste määramist toidu, meelelahutuse, RSVP-de jälgimise ja sugupuu või fotode kuvamise tegemiseks. Väiksema, 20–30-liikmelise kokkutuleku jaoks peaks piisama mõnest vabatahtlikust. Suurema ürituse jaoks suurendage vastavalt vabatahtlike arvu.
14
Otsustage, kas soovite einestada või süüa. Potluck on odavam, kuid linnast väljas olevatele külalistele võib see olla keeruline. Teise võimalusena saab toitlustaja hakkama kõigi korraldustega, kuid see on kallim. Rootsi laua stiilis eine sobib kõige paremini nii kodus korraldatavateks kui ka juhuslikeks vabaõhuüritusteks. Kui plaanite süüa, määrake kindlasti igale perele nõud ja toidud. . Mõelge inimeste spetsialiteetidele või sellele, kas soovite lisada pere lemmikretsepte. Teine võimalus on teha broneering restoranis, mis mahutab suuri gruppe.
15
Valige tegevused ja meelelahutus. Väljas saab mängida selliseid mänge nagu krokett, võrkpall või sulgpall. Sisetegevused võivad hõlmata käsitööprojekte ja lauamänge. Hea mõte on omada vaikset tuba, kus on televiisor ja DVD-mängija, kus on lastele sobiv meelelahutus juhuks, kui inimestel on vaja puhkeaega.
16
Planeerige oma dekoratsioonid vastavalt oma toimumiskohale. Kui teil on vabas õhus kokkusaamine, on kõige parem jääda lihtsate esemete juurde, nagu õhupallid ja lipsud. Ametlikumaks siseruumides kokkutulekuks võite lisada esemeid, nagu kesksed esemed ja värsked lilleseaded.Koondage väljapanek koos sugupuu või fotodega.Lihtne viis fotode kuvamiseks on kleepida need fotokindlalt eemaldatavale plakatitahvlile lint, mida saab osta käsitöötarvete kauplustest.
17
Reserveerige ruumid ja seadmed vähemalt kaks kuud varem. Kui korraldate pargis väliürituse, peate võib-olla reserveerima softballi väljakud, võrkpalliväljakud või grillimisvõimalused. Võib-olla soovite reserveerida ka rendivarustust, nagu poodiumi, mikrofoni, lauad või toolid. Küsige kohalikest kogukonnakeskustest ja kirikutest laudu, toole ja muid seadmeid, mida saate madala hinnaga laenata või rentida.
18
Ostke tegevusteks ja dekoratsioonideks tarvikuid. Parim on seda teha üks kuu ette, et veebist tellitud kaubad jõuaksid kohale jõuda. Kui sööte potti, ärge unustage ühekordseid sööginõusid ja -riistu. Suure kogunemise jaoks ostke tarvikuid laoklubidest, restoranitarvikute kauplustest ja hulgimüüjatest, et kasutada hulgihinda. Kui tarvikuid ostavad mitu inimest, võib see olla kasulik ostude jälgimiseks jagatud arvutustabelis või sarnases dokumendis.
19
Valmistage osalejatele tervituskotid kasulike asjadega. Saate osta veebist odavaid lõuendist kandekotte ja isikupärastada neid triigitavate ülekandetega. Kaasake ajakava, kaardid ja brošüürid linnast väljas viibivatele külalistele, külaliste nimekiri telefoninumbrite ja nimesiltidega. Kui eelarve lubab, saate lisada lõbusaid lisasid, nagu isikupärastatud t-särgid, korduvtäidetavad veepudelid ja temaatiline või piirkondlik kingitus, mis põhineb kokkutuleku asukohal. Lastele lisage dollarikaupluse nipsasju, nagu mullid, hõõguvad pulgad, jojod ja kleebised. Raha säästmiseks ostke hulgimüügist või küsige allahindlust.
20
Kinnitage kokkulepped müüjatega kaks nädalat enne. Kui kasutate toitlustajat, peate esitama lõpliku külaliste arvu. Samuti peaksite registreeruma oma toimumiskoha ja rendiettevõtetega. Samuti võite küsida kohalikust toiduriiulist või supiköögist, kas nad võtavad vastu toidujääkide annetamise.
21
Seadke kokku ja kaunistage koht kokkutuleku päeval. Võtke üles kõik rendiseadmed ja veenduge, et see töötab. Võib-olla soovite korraldada tervituslaua, et inimesi üritusele tervitada. Vajadusel valmistage ette lõppmaksed ja näpunäited müüjatele, nagu toitlustajad ja teenindajad.