Kui töötate meditsiiniasutuses või alustate oma praktikat, on patsiendi vastuvõttude planeerimine üks teie tähtsamaid ülesandeid. Vastuvõtugraafiku hästi korraldatud hoidmine tagab, et ükski patsient ei lähe süsteemi “kadunud” ja et nii patsientidel kui ka arstidel on kontoris meeldiv kogemus. Samal ajal võimaldab ajakava tootlikkuse maksimeerimine teil broneerida rohkem vastuvõtuaegu ja suurendada oma kontori tulusid.
1
Laske patsientidel broneerida aegu telefoni, isiklikult ja veebis. Nii tagate, et saate võimalikult palju patsiente ega kaota potentsiaalseid patsiente, kes ei saa ühel kindlal viisil kohtumisi broneerida. Kui lubate inimestel veebis aegu kokku leppida, saate kasutada ka ööpäevaringset võrgujuurdepääsu ja lasta patsientidel broneerida aegu ka pärast tundide lõppu. Lisaks sellele suuremale tõhususele teatavad patsiendid ka üldiselt, et nad tunnevad end veebipõhisest iseplaneerimisest mugavamalt ja vähem koormatuna. kohtumiste kokkuleppimine telefoni teel. Kontoris kasutamiseks saate osta laias valikus kohtumiste ajastamise veebitarkvara. Mõned kõige populaarsemad tarkvarad on AppointmentPlus, Booker ja Thryv. Loomulikult saate koostada ka oma ajakava koostamise tarkvara, kui teil on kodeerimis- ja arendusoskused!
2
Paku patsientidele vastuvõtule mitu ajavahemikku. Soovite tagada, et annaksite oma patsientidele võimalikult palju võimalusi, et nad saaksid valida oma konkreetse ajakava jaoks parima aja. See võib tunduda ilmne, kuid see on väga oluline, et hoida oma patsiente õnnelikuna ja vähendada võimalust, et nad peavad ajakonflikti tõttu vastuvõtu tühistama. Näiteks selle asemel, et küsida patsiendilt, kas teisipäev kell 1.00 neile sobib, andke neil on võimalus valida mis tahes saadaolev ajavahemik, mis neile sobib, näiteks teisipäeval 1.00–2.00, 2.00–3.00 või 4.00–5.00.
3
Võtke üles iga plaanilise patsiendi kontaktteave. Peate saama nendega ühendust võtta, et neile eelseisvat kohtumist meelde tuletada või järgmise broneeringu ajakava muuta. Esimest korda kohtumise broneerimisel küsige kindlasti isiku telefoninumbrit, e-posti aadressi ja postiaadressi. Kui isik lepib kokku kohtumise isiklikult või telefoni teel, küsige lihtsalt seda teavet. Kui nad broneerivad oma kohtumise veebis, lisage kindlasti oma veebiportaali ala patsiendi kontaktteabe jaoks.
4
Saatke patsientidele meeldetuletusi päev enne vastuvõttu. Kui patsiendid unustavad oma vastuvõtuaja ja ei ilmu kohale, toob see teie ajakavas kaasa tohutu ajaraiskamise. Meeldetuletuste kasutamine vähendab riski, et patsiendid ei ilmu oma vastuvõtule, ja aitab seega vältida ajaraiskamist. Patsientidele helistamine või sõnumite saatmine on parim meeldetuletuse tüüp, kuna nad märkavad sissetulevat kõnet või sõnumit tõenäolisemalt kui nad ise uue e-kirja nägemiseks lühikese aja jooksul. Meeldetuletussüsteemi kasutamine võib suurendada ka soovimatute kohtumiste tühistamist ja ajakava muutmist, mis võib viia selleni, et patsiendid tunnevad end paremini kontrolli all ja seega rahulolevamad oma vastuvõtuaegade üle.
5
Määrake oma kontori jaoks kohtumiste planeerija. Kui te ei vastuta ainult oma kontori kohtumiste ajakava säilitamise eest, palkage või määrake keegi peamiseks kohtumiste planeerijaks. Vastutades vastuvõttude planeerimise eest ühele inimesele, saab ajakava koostada reeglipärasemalt ja luua ajakava, mis kajastab paremini patsiendi vajadusi ja konkreetsete arstide eelistusi. Näiteks kui üks inimene vastutab vastuvõttude planeerimise eest, saavad nad keskenduda asjades, nagu konkreetsete patsientide või seisundite sobitamine konkreetsete arstidega, selle asemel, et jagada nende tähelepanu mitme ülesande vahel.
6
Rühmitage samal päeval sarnase seisundi või probleemidega patsiendid. Arstid hindavad üldiselt sarnaste patsientide vastastikust ravi, kuna see lisab nende tööle järjepidevust ja suunab nad rohkem keskendunud meditsiinilisele mõtteviisile. Seega muudab teie vastuvõtuajakava sellisel viisil korraldamine teie kontori arstid õnnelikumaks ja võimaldab teie patsientidel saada tõhusamat ravi. Näiteks kui mitu patsienti on teatud nädala jooksul kokku leppinud nahahaiguste tõttu, proovige seda seadistada. nii et nende kohtumised langevad kõik selle nädala samale päevale.
7
Kohtumiste tähtsuse määramiseks tõsiduse alusel kasutage triaažigraafikut. Tabel peaks sisaldama selliseid kriteeriume nagu teatatud sümptomid, kohtumise kiireloomulisus ja kohtumise kestus. Kui lisate ajakavasse uue kohtumise, vaadake seda graafikut, et otsustada, kas broneerida aeg samal päeval, järgmistel päevadel või järgmise paari nädala jooksul. Näiteks kui inimene helistab, et aeg kokku leppida ja teatab sellistest sümptomitest nagu tugev valu ja õhupuudus, lisage need võimalikult kiiresti ajakavasse, kuna nende seisund võib olla väga tõsine. Kui ajakavas pole ruumi kiireloomulise seisundiga inimesega kohe kohtumiseks ja peate ajakava muutma mõne teise patsiendi vastuvõtule, saate tabeli abil määrata, milliseid kohtumisi saab edasi lükata.
8
Vältige uute patsientide ja keerukate probleemidega patsientide topeltbroneerimist. Need kohtumised nõuavad rohkem aega ja tähelepanu kui tagasi pöörduvad patsiendid. Selle asemel määrake uute patsientide kõrval vähe tähelepanu vajavate patsientide sissetöötamine, et õed saaksid teha uue patsiendi esmase kontrolli, samal ajal kui arst töötab patsiendiga. Kuigi topeltbroneering on sel viisil võib aidata teil päevas rohkem patsiente vastu võtta, see võib põhjustada ootamatute asjaolude ilmnemisel probleeme. Vähendage topeltbroneeringut, et vältida probleeme. Samuti on kasulik planeerida “töötavate patsientidega” vahendid patsientide määramiseks vastavalt nende vajadustele ja jättes rohkem vastuvõturuumi neile, kellel on tõsisemad probleemid.
9
Planeerige oma ajakava patsientide vajaduste hooajaliste kõikumiste põhjal. Teie klientuuri demograafilise teabe põhjal näete tõenäoliselt regulaarselt palju kohtumisi, mis broneeritakse umbes samal aastaajal. Kasutage nende hooajaliste kõikumiste ennustamiseks varasemaid kogemusi ja jätke ajakavasse piisavalt ruumi, et oma patsientide vajadusi arvesse võtta. Näiteks võite näha, et paljud inimesed plaanivad uue kooliaasta alguses oma laste kontrolli, mis nõuab, et prooviksite iga päev enne ja pärast kooli nendeks kohtumisteks ruumi jätta.Üldiselt hõlmavad arstikabinettides aasta kõige aktiivsemad ajad uue kooliaasta algust (st augustis), allergiahooaega (st aprillis). -juuni) ja gripihooajal (st oktoober-veebruar).
10
Looge oma ajakava korraldamiseks iganädalane ajaskaala. Teie ajaskaala peaks sisaldama teavet, näiteks kui palju patsiente teie kontoris iga nädal plaanima peab, mitu tundi saavad töötajad töötada ja mitu päeva võib patsient oodata enne arsti juurde minekut. Selle teabe omamine ajaskaalal aitab teil tasakaalustada patsientide vajadusi kontoritöötajate vajadustega. Näiteks kui teate, et olete juba planeerinud piisavalt patsiente, et rahuldada oma kontori vajadusi üheks nädalaks, saate seejärel seada prioriteediks nende patsientide ajakava, kes seda ei tee. järgmise nädala jooksul pole kiireloomulisi tingimusi.
11
Patsiendi kogunemise vältimiseks kasutage muudetud lainegraafikut. Selles plaanimismudelis koondatakse patsientide vastuvõtud tunni alguse lähedale ja tunni lõpp jäetakse avatuks. Sellise ajakava puhul töötab avatud ruum tunni lõpus puhvrina, kui kohtumised kestavad oodatust kauem või ilmnevad muud ettenägematud asjaolud. Muudetud lainegraafiku mudel vähendab drastiliselt patsientide ooteaegu, mis toob kaasa suurema üldise patsiendi rahulolu. Kui teil on tunni lõpus tühi aeg, saate seda aega kasutada muude kontoriülesannete täitmiseks, näiteks paberite esitamiseks, telefonikõnede tegemiseks või isegi töötajate koosolekute pidamiseks.
12
Kasutage ootenimekirja, et vältida ajakavas ruumi kaotamist pärast tühistamist. Ootenimekirja omades saate patsiente lisada graafikusse viimasel hetkel, kui varem kokkulepitud vastuvõtt tühistatakse. See vähendab aega ja tulu, mida teie kontor kaotab, kui patsient tühistab teie tellimuse. Looge oma ootenimekiri digitaalses vormingus ja seadistage see nii, et saate loendis olevatele patsientidele kohe tekstsõnumi või meili saata, kui ajakava pesa avaneb. See on palju tõhusam kui nimekirjas olevate patsientidega telefoni teel ühendust võtmine.
13
Määrake saabumisajad kokkulepitud aegadest 20 minutit varasemaks. See annab sisseregistreerimise jaama töötajatele piisavalt aega koguda patsiendilt kogu vajalik teave enne plaanitud kohtumist arstiga. Vastuvõtuaegade sellisel viisil korraldamine hoiab ära hilinemised, mis võivad terve päeva ajakava nihutada. Näiteks kui patsiendil on vastuvõtt kell 8.00 ja ta saabub kell 7.55, et registreeruda ja täita nõutud paberitööd, võivad nad ole valmis arsti juurde minema enne kella 8.15. See lükkab kohtumisi ülejäänud päevaks tagasi, põhjustades patsientide pettumust ja tööviljakuse vähenemist.