On tõenäoline, et satute mingil eluperioodil kokku olukorraga, kus osalete koosolekul või juhite seda. Olenevalt koosoleku formaalsusest peate võib-olla välja töötama mingi korra, et vältida kehastunud kaose tekkimist. Pole palju vaja, et koosolek segadusse läheks. Õnneks on olemas viise, kuidas parlamentaarset menetlust kasutades koosolekut värske ja tulemuslikuna hoida.
1
Hankige või koostage juhend, et töötada välja töövorm nõuetekohase parlamentaarse menetluse jaoks. Peaaegu igal ametlikul organil on erinevad reeglid ja määrused, kuid enamik neist tuleneb Roberti korrareeglitest. Saate selle raamatu koopia hankida oma kohalikust raamatupoest.
2
Koostage päevakava. Kui päevakorda pole, muutub koosoleku läbiviimine üsna keeruliseks ja ei lähe kaua, kui koosolek muutub kontrollimatuks. Päevakava kaitseb teid selle eest. Veenduge, et teie päevakorras oleks kõigi arutatavate küsimuste õige paigutus ja aeg ning vähemalt protokollide, ametnike/juhatuse liikmete aruannete, vanade asjade, uute asjade ja teadaannete lugemiseks. . Olenevalt organisatsioonist vastutab päevakorra koostamise eest tavaliselt president/esimees, asepresident, sekretär või konkreetne komisjon.
3
Koostage “minutiline” dokument. Protokoll sisaldab lühikest, kuid põhjalikku ülevaadet vahetult eelnevast koosolekust. See on erakordselt oluline, sest ilma protokollita võivad inimesed unustada ja unustavad eelmisel koosolekul toimunu, eriti kui kahe koosoleku vahele on jäänud palju aega. Inimese mälu pole kunagi täiuslik. Protokolli koostamine on tavaliselt organisatsiooni sekretäri ülesanne, kuid see ei ole alati reegel.
4
Määrata parlamendiliige parlamendiliikmeks, kui esimees seda veel ei ole. Parlamendisaadik on isik, kes on teie protseduuridega väga kursis – seega veenduge, et sellel isikul oleks koopia teie kasutatavast käsiraamatust. Tuleks aeg, mil kerkivad üles menetlusküsimused ja parlamendisaadik suudab kiiresti ja tõhusalt lahenduse leida, kui esimees seda teha ei suuda.
5
Veenduge, et liikmed mõistaksid parlamendi menetlust. Kui kõik, kes regulaarselt osalevad või hääletavad küsimustes, ei mõista teie rühma poliitikat, on teie koosoleku läbiviimine võimatu.