Igal aastal peab teie ettevõte esitama maksud siseriiklikule tuluteenistusele (IRS). Teie esitatud maksudeklaratsioon on teabe kokkuvõte, mida IRS kasutab teie ettevõtte maksukohustuse kindlaksmääramiseks. Kuna tagastus ise on vaid kokkuvõte, peate hoidma häid äridokumente juhuks, kui IRS soovib teie tööd kontrollida (nt juhul, kui teid auditeeritakse). IRS-il on reeglid selle kohta, millist tüüpi dokumente tuleb hoida ja kuidas neid dokumente säilitada. Järgige neid reegleid, et tagada IRS-i jaoks vajalike äridokumentide säilitamine.
1
Hinnake oma ettevõtte tüüpi. Äridokumentide tüüp, mida peate säilitama, on otseselt seotud teie ettevõtte tüübiga. Korporatsioonidel on füüsilisest isikust ettevõtjatest erinevad arvestusnõuded ja üksikettevõtjatel erinevad seltsingu nõuded. Kui alustate äritegevust ja esitate föderaalseid ettevõttemakse esimest korda, kontrollige, millist tüüpi aruandlusnõuded teil on. Kui olete C- või S-ettevõte, peate ettevõtte tulust teatamiseks esitama IRS-i vormi 1120. Vorm 1120 nõuab konkreetsete sissetulekuallikate ja mahaarvamiste üksikasjalikku avalikustamist. Kui olete partnerühing, peate oma sissetulekute teatamiseks esitama IRS-i vormi 1065. Kuigi vorm 1065, nagu ka vorm 1120, nõuab teilt tulude ja mahaarvamiste tuvastamist, on teil saadavad tululiigid ja mahaarvamised väga erinevad. Vaadake läbi maksuvormid ja tehke kindlaks, millist tüüpi kirjeid teie ettevõtte jaoks nõutakse.
2
Kontrollige, kas IRS-il on arvestuse pidamiseks konkreetsed reeglid. Üldiselt ei nõua IRS mingit kindlat tüüpi dokumentide pidamist. Selle asemel saate valida mis tahes tüüpi kirjete pidamise, mis aitavad teil tõestada oma ettevõtte tulusid ja kulusid. Mõnel juhul võib IRS siiski nõuda teatud tüüpi kirjete pidamist. Kui olete föderaalse ettevõtlusmaksuga uustulnuk ja pole kindel, kas peate pidama teatud tüüpi arvestust, võtke ühendust IRS-iga.
3
Veenduge, et teil oleks täpne arvestus kõigi ärikulude ja tulude kohta. Ükskõik, millist meetodit te äridokumentide pidamiseks kasutate, peate suutma selgelt näidata oma ettevõtte tulusid ja kulusid. Teie süsteem peab sisaldama teie ettevõtte tehingute kokkuvõtet. Äritulu võib hõlmata kaupade müügist saadavat kasumit, dividende, intresse, rente, kasutustasusid ja kapitalikasumit. Kui teil on mõnest neist allikatest sissetulekuid, peate nende kohta arvestust pidama. Ärikulud on teie ettevõtte juhtimise kulud. Need on olulised, kuna tavaliselt saate need oma föderaalsest maksudeklaratsioonist maha arvata. Ettevõtluskulud hõlmavad näiteks materjalide maksumust, ladustamiskulusid, tööjõukulusid ja mõningaid ettevõtte käivitamise kulusid.
4
Kui juhite ettevõtet, pidage koosoleku protokolli. Kui juhite ettevõtet, soovitatakse teil hoida direktorite nõukogu koosoleku märkmeid. IRS võib neid märkmeid nõuda, kui ta otsustab teid auditeerida.
5
Koostage tõendavad dokumendid. Kui teie ettevõte töötab, koostate tõendavad dokumendid. Teie tõendavad dokumendid tuleb alles hoida, sest need sisaldavad teavet, mida vajate oma äriraamatute (nt ajakirjade ja pearaamatute) täitmiseks. Täiendavad dokumendid on järgmised
6
Valige arvestusmeetod. Enne esimese ettevõtte tuludeklaratsiooni esitamist peate kindlaks määrama, kuidas kavatsete oma tulusid ja kulusid kajastada. Teie valitud arvestusmeetodit tuleb kasutada nii raamatupidamise pidamiseks kui ka maksustatava tulu arvutamiseks. Kui soovite oma raamatupidamismeetodit muuta, peate saama IRS-i heakskiidu. IRS lubab üldjuhul valida sularahameetodi või tekkepõhise meetodi vahel. Sularahameetodi puhul esitate kõik tulud samal aastal, kui selle saate. Kulud arvestate maha sellel maksuaastal, mille tasute. Tekkepõhise meetodi kohaselt kajastate tulu selle teenimise aastal, kuigi tulu võib saada alles hiljem. Kulud arvestate maha sellel maksuaastal, mis need tekivad, sõltumata nende tasumise ajast.
7
Kasutage päevikuid ja pearaamatuid. Teie kasutatav arvestussüsteem peab teie äritehinguid täpselt kokku võtma (mis määratakse teie tõendavate dokumentidega). Enamik äritehinguid registreeritakse päevikutes ja pearaamatutes. Saate osta päevikuid ja pearaamatuid kohalikust kontoritarvete kauplusest. Ajakirjad on raamatud, mida kasutatakse kõigi teie tõendavate dokumentide kaudu näidatud äritehingu registreerimiseks. Võimalik, et peate sageli toimuvate tehingute jaoks pidama mitu ajakirja. Pearaamatud on raamatud, mis sisaldavad kõigi teie ajakirjade kogusummasid. Näiteks kaupu müüva väikeettevõttena võite saada kviitungeid, kui müüte sülearvuteid, ostate sülearvuti osi ja müüte lauaarvuteid. Kõigil neil tehingutel on tõendavad dokumendid. Iga päeva lõpus kasutage tõendavaid dokumente ja kirjutage tehingud oma päevikusse. Kasutage pearaamatut kogu teabe koondamiseks ühte kohta.
8
Otsustage, kas säilitate paberraamatuid või elektroonilisi arvestusi. Sel hetkel hoiate tõenäoliselt oma ettevõtte kohta tõendavaid dokumente, päevikuid, pearaamatuid ja mitmesuguseid muid kirjeid. Kui hoiate neid paberkandjal, võtavad need tõenäoliselt üsna vähe ruumi. Kuigi IRS võimaldab teil hoida kõigest paberkoopiaid, võiksite kaaluda oma dokumentide elektroonilist salvestamist. Kui teete seda, saate andmeid kiiremini sisestada, kirjeid kiiremini hankida ja kirjed kiiresti IRS-ile üle kanda, kui nad neid küsivad. Kui otsustate kasutada elektroonilist salvestussüsteemi, peate veenduma, et see vastab IRS-ile. standarditele. Teie salvestussüsteem peab suutma indekseerida, salvestada, säilitada, hankida ja taasesitada kõiki teie kirjeid loetavas vormingus. IRS saab teie elektroonilist süsteemi testida, et tagada selle vastavus nende standarditele.
9
Hoidke iga oma ettevõtte kohta eraldi arvestust. Kui teil on rohkem kui üks ettevõte, peab iga ettevõte pidama oma arvestust. Igal ettevõttel on tõenäoliselt oma arvestusnõuded ja te ei taha neid segamini ajada. Lisaks, kui IRS otsustab teie ettevõtet auditeerida, soovivad nad näha ainult teie auditeeritava ettevõtte dokumente, mitte kõiki teie ettevõtteid.
10
Tehke oma äritehingute kokkuvõte. Kui teil on olemas kõik hea arvestuse pidamiseks vajalikud materjalid ja teate, milliseid dokumente pidada, peate looma tehingute kokkuvõtte tegemise süsteemi, et teie andmed oleksid ajakohased ja täpsed. Näiteks teeb väikeettevõte tavaliselt oma äritehingute kokkuvõtte järgmiselt: koostab iga päev kõik tõendavad dokumendid; koostab iga päev ettevõtte tšekiraamatu
11
Kontrollige oma tööd. Kui jätkate äridokumentide pidamist maksustamise eesmärgil, vaadake need dokumendid uuesti läbi ja kontrollige nende täielikkust ja täpsust. Kui kasutate ühekirjesüsteemi, põhineb teie raamatupidamine lihtsalt kasumiaruannetel, mis põhinevad igapäevastel ja igakuistel laekumistel ja väljamaksetel. Seda tüüpi raamatupidamine on lihtne, kuid mitte ise tasakaalustav. Seetõttu peaksite seda tüüpi süsteemi kasutamisel iganädalaselt kontrollima vigu ja veenduma, et teie raamatud on tasakaalus. Kui kasutate kahekordse kirjega süsteemi (st päevikuid ja pearaamatuid), on igal kontol kaks veergu, millest üks on deebettide ja teine ainepunktide eest. See on isetasakaalustatav, kuna salvestate iga tehingu alati nii deebetina kui ka kreeditina. Kuni teie krediidi veerg võrdub deebeti veeruga, on teie raamatud head.
12
Mõistke täpsete äridokumentide väärtust. Head rekordid on eduka äritegevuse võtmeks. Lisaks sellele, et äridokumendid on vaja neid juhuks, kui teid kontrollib IRS, võivad äridokumendid aidata teil: jälgida oma ettevõtte edenemist; koostada finantsaruandeid; tuvastada oma kviitungite allikad; jälgida võimalikke mahaarvamisi; valmistuda maksudeks; toetada oma maksudeklaratsiooni.
13
Hinnake oma vastutust täpsete dokumentide esitamise eest. Teie kui ettevõtte omaniku kohustus on varundada kogu teave, mille olete oma ettevõtte tuludeklaratsioonis lisanud. Kui teid auditeeritakse, on teil kohustus tõendada, et teie maksudeklaratsiooni kanded, mahaarvamised ja avaldused on õiged. Tõestate neid asju, andes IRS-ile oma dokumendid. Seega, kui teil on täpsed ja täielikud äridokumendid, saate alati tõendada oma maksuavaldustes esitatud väiteid.
14
Tehke kindlaks, mis tüüpi kirje teil on. IRS nõuab, et säilitaksite oma äridokumente teatud aja jooksul, olenevalt sellest, milline kirje on. Näiteks kui teil on töötajaid, peate säilitama kogu töömaksuarvestuse teatud aja.
15
Leidke kohaldatav aegumistähtaeg. Teie äridokumente tuleb säilitada seni, kuni IRS võib neid maksukoodi haldamiseks vajada. Seda ajavahemikku nimetatakse aegumisperioodiks, mis on ajavahemik, mille jooksul saate oma maksudeklaratsiooni muuta, krediiti, tagasimakset nõuda või IRS võib nõuda täiendavaid makse. Kell hakkab sellel ajavahemikul jooksma teie ettevõtte tuludeklaratsiooni tähtpäevast. Seega, kui esitate oma ärimaksud nädal aega varem, algab rekordi säilitamise kellaaeg alles nädal hiljem, ametlikul maksetähtpäeval. Näiteks kui olete võlgu täiendavat maksu, on aegumistähtaeg kolm aastat. Kui te ei suuda maksudeklaratsiooni esitada, võib IRS küsida teie äridokumente selle konkreetse aasta kohta piiramatu aja jooksul.
16
Tehke dokumendid nõudmisel hõlpsasti kättesaadavaks. Kui IRS on piirangute aja sees ja ta soovib teie dokumente näha, peate need kättesaadavaks tegema. IRS annab teile teada, kuidas nad dokumente soovivad, ja saate neile öelda, kas teil on need elektroonilisel või kõval kujul. Kuna teid võidakse auditeerida, peaksite olema alati valmis. Hoidke oma dokumente turvalises ja tulekindlas kohas. Lisaks, kui hoiate oma dokumente elektrooniliselt, veenduge, et teete neist varukoopia.
17
Hävitage kirjeid alles siis, kui olete kindel, et neid enam vaja ei lähe. Kuigi maksuarvestust on oluline säilitada nii kaua kui vaja, on hea äritava ka dokumentide hävitamine, kui saate seda teha. Kirjete hävitamine vabastab füüsilist ruumi uutele kirjetele ja muudab dokumentide hankimise lihtsamaks. Ärge kunagi hävitage äridokumente enne, kui olete 100% kindel, et neid ei vajata. Kui hävitate dokumendid valesti, võite saada trahvi või isegi vangistuse.