Kui olete töötaja, võib suurenenud tootlikkus olla edutamise või vaba aja suurendamise võti. Kui olete ettevõtte juht, võib teie ettevõtte tootlikkuse suurendamine parandada teie kasumit ja aidata teil toime tulla majanduslangusega. Mõlemal juhul peaksite pidevalt püüdma tootlikkust tõsta. Selleks saavad nii töötajad kui omanikud heita pilgu enda töötavadele. Lisaks saavad ettevõtete juhid astuda samme, et luua keskkond, mis nii motiveerib töötajaid kui annab neile edu saavutamiseks vajalikud tööriistad, sealhulgas tehnoloogia, mis suurendab töötajate paindlikkust ja välistab raisatud aja.
1
Alusta iseendast. Kui soovite oma ettevõtte tootlikkust tõsta, pole alustamiseks paremat kohta kui oma tööpäev. Enda tootlikumaks muutmine ei anna mitte ainult tõuget teie ettevõttele, vaid õpetab teile ka tehnikaid, mida saate oma töötajatele edasi anda.
2
Määrake tähtajad ja rääkige neist inimestele. Lahtise tähtajaga ülesannete või projektide puhul võib enesekehtestatud tähtaja seadmine anda motivatsiooni rohkem pingutada. See toimib veelgi paremini, kui teavitate teisi inimesi enda määratud tähtajast, kuna see muudab teid sellest kinnipidamise eest vastutavamaks.
3
Töötage 90-minutilise intervalliga. Uuringud näitavad, et 90 minuti pärast hakkab tootlikkus langema. Oma produktiivsuse maksimeerimiseks tehke neli kuni viis 90-minutilist seanssi ja tehke nende vahel pause.
4
Tehke regulaarselt pause. Uuringud näitavad, et lühikeste, regulaarsete pauside võtmine aitab säilitada keskendumist ja vältida töövõime langust. Isegi kui lülitate oma tähelepanu mõneks minutiks paar korda tunnis mõneks minutiks mõnele teisele ülesandele, võib see aidata säilitada fookust pikema aja jooksul. Tehke treeningpaus üks kord päevas – isegi kui see tähendab vaid kiiret jalutuskäiku või paari trepist üles ja alla sõitmine – tõstab teie tootlikkust veelgi.
5
Järgige 2 minuti reeglit. Kui ilmub ülesanne, mille saate täita 2 minutiga või vähem, tehke seda kohe. See võtab vähem aega kui hiljem selle juurde naasmine ja see pakub lühikest pausi, mis muudab teie ülesande juurde naasmisel keskendunumaks.
6
Kasutage oma edasi-tagasi reisimise eeliseid. E-post, ülesannete nimekirjad, ajurünnak ja dokumentide ülevaatamine on suurepärased ülesanded, mida saate teha alati, kui leiate, et teil on “boonusaega”, olenemata sellest, kas see on reisimise ajal või arsti kabineti ooteruumis.
7
Pühenduge kõige mitmele mustandile. Kogu oma töötoode – mitte ainult kirjutamine – tuleks teha mitmes mustandis, selle asemel et raisata aega selle nimel, et see esimesel korral täiuslikuks muuta. Haamerdage välja midagi, mis töötab, ja laske kellelgi teisel seda vaadata või tulge selle juurde hiljem värske meelega tagasi. Avastate, et saate projekte palju kiiremini lõpule viia, kui teete need nelja-viie mustandiga, kui proovite seda esimesel korral õigesti teha.
8
Käsitsege oma e-kirju tõhusamalt. Keskmine töötaja kulutab 28% oma tööpäevast oma e-posti haldamisele. See on üle 11 tunni 40-tunnisest töönädalast. Osa sellest ajast tagasi võitmiseks: määrake oma e-posti kontrollimise ajad. E-kirjade kontrollimine tundub tööna, kuid see on palju lihtsam kui palju muud tööd, nii et paljud inimesed kontrollivad seda 10 või enam korda tunnis. See raiskab aega. Selle asemel kontrollige oma meili kolm korda päevas – saabumisel, pärast lõunat ja enne lahkumist. Kontrollige seda kõige rohkem kord tunnis. Ärge kasutage kaustu. See võib tunduda organiseeritud, kuid selgub, et meilide kaustadesse salvestamine on tegelikult palju vähem tõhus viis nende leidmiseks, kui neid vajate, kui lihtsalt postkasti jätta ja meeles pidada, millal need kätte saite. Loobuge meililoenditest. Keskmiselt 50% töötajatest saadavatest meilidest on rämps. Selle meili kustutamiseks kulub vaid mõni sekund, kuid aasta jooksul võivad need sekundid lisanduda tunde.
9
Kasutage samu tootlikkuse tõstmise tehnikaid, mida kasutate. Kui olete õppinud, kuidas oma tootlikkust tõsta, võite võtta seda, mis teie jaoks sobib, ja rakendada seda võimaluse korral oma tööjõus. Julgustage pause. Töötajatele pauside rääkimine ei pruugi toimida, seega looge need: tähistage sünnipäevi, korraldage iganädalasi rühmategevusi, korraldage meeskonnalõunaid. Looge meilipoliitika. Kui töötajad soovivad kohest vastust, peaksid nad üksteisele helistama või külastama üksteise kontorit. Kui eeldate, et meilisõnumid loetakse kohe läbi, siis tuleb meili pidevalt kontrollida, mis raiskab aega. Määrake tähtajad. Isegi äärmiselt pikaajaliste või tähtajatute projektide puhul töötavad teie töötajad rohkem motiveeritult, kui seate nende täitmiseks eesmärgid ja tähtajad. Andke töötajatele juurdepääs jõusaalile. Kontori jõusaali olemasolu või töötajatele automaatne liikmestaatus lähedalasuvasse jõusaali võib suurendada treeningut ja tootlikkust. Osalemise suurendamiseks saate kasutada ka igakuiseid väljakutseid.
10
Luba kaugtööd ja paindlikku tööaega. Pole tähtis, kus ja millal tööd tehakse, kui see on tehtud. Gallupi uuringud näitavad, et osa ajast kaugtööd tegevad töötajad on rohkem hõivatud ja töötavad tegelikult kauem. Andke oma töötajatele paindlikkus teha oma tööd siis ja seal, kus nad kõige paremini töötavad.
11
Näidake oma töötajatele tunnustust. Töötajad, kes tunnevad end hinnatud, on motiveeritumad ja produktiivsemad. Kiida töötajaid koosolekute ajal avalikult. Jaga kohaauhindu. Profiili töötajad ja nende töö ettevõtte väljaannetes. Kui töötaja teeb projektiga lisatööd, teadvustage seda. Kui teil ei õnnestu rasket tööd premeerida, ei tööta teie töötajad nii palju.
12
Looge vastutuse kultuur. Kui töötajatele antakse nende töö omandiõigus ja nad teavad, et nad saavad tagasisidet, töötavad nad hoolikamalt. Vastutus tähendab ka töötajatele selge ettekujutuse andmist ettevõtte suunast ja sellest, kuidas nende töö aitab ettevõtet selles suunas juhtida. Kui nad tunnevad, et nende töö on oluline, selle asemel, et olla lihtsalt tohutu masina hammasratas, teevad nad rohkem tööd. Selgete eesmärkidega seotud majanduslike stiimulite pakkumine on suurepärane viis töötajate pühendumuse suurendamiseks ja tõuke suurendamiseks teie ettevõtte kõigil tasanditel.
13
Kasutage töörühmi. Meeskondades töötamine võib töötoodet täiustada, võimaldades mitut vaatenurka. See muudab töötajad ka kohusetundlikumaks, kuna nad ei taha meeskonda alt vedada ega paista vähem pädevad kui nende eakaaslased. Lõpuks hoiab see ära isolatsiooni, mis võib jätta töötajatele tähelepanuta jätmise ja tähtsusetuse.
14
Andke oma töötajatele vaheldusrikast tööd. Kuigi suurem osa tööst, mida iga töötaja teeb, kuulub tema pädevusvaldkonda, võib sama asja ikka ja jälle tegemine põhjustada läbipõlemist. Töötüübi ja töökorralduse – st üksi versus grupp – muutmine võib hoida ülesanded värskena, samuti laiendada teie tööjõu oskusi ja anda neile ettevõttest terviklikum ülevaade.
15
Investeeri koolitusse. Kõik teie töötajad saavad koolitusest kasu, kuna see muudab nad nii väärtuslikumateks töötajateks kui ka võlgu ettevõtte ees, mis toob kaasa raskema töö. Pöörake erilist tähelepanu juhendajatele ja keskastmejuhtidele, kes alles astuvad juhtivatesse rollidesse. Need on võti kõrgema juhtkonna visiooni edastamiseks ja töö tõhusaks korraldamiseks, nii et nende ametikohtade juhtimiskoolitus aitab oluliselt parandada ettevõtte tootlikkust.
16
Pühendu täiustamisele. Tootlikkuse pidevaks suurendamiseks peab juhtkond pühenduma pidevale muutuste protsessile. Sellel protsessil on neli osa: määrake kindlaks baasjoon. Kui toodate teenusele orienteeritud tooteid, siis milline on teie kogutulu töötunni kohta? Milliseid põhiteenuseid pakute ja kui palju aega need tavaliselt võtavad? Kui tegelete tootmisega, siis kui kaua teie toote valmistamine tavaliselt aega võtab? Kas teil on üleliigseid sisendmaterjale või varusid? Kui suur protsent teie toodetest on esmatootmisel defektsed? Määrake parendusvaldkonnad. Võib-olla soovite saada rohkem töötooteid ilma töötajaid palkamata. Võib-olla soovite vähendada defektsete toodete arvu, mis vajavad ümbertöötamist. Looge muutuste protsess ja edumõõdikud. See protsess võib kesta kuid või isegi aastaid. Peate katsetama uusi protsesse, et näha, kas need loovad täiustusi vastavalt kehtestatud mõõdikutele. Võtke vastu ja treenige. Kui protsess töötab, peate kõigepealt koolitama oma juhte ja nende kaudu oma töötajaid selle rakendamiseks.
17
Ostke tehnoloogia, mis töötab minimaalse aja ja vaevaga. Tehnoloogia eesmärk on suurendada efektiivsust ja säästa aega, nii et kui teie tehnoloogia hooldamiseks on vaja väikest meeskonda täiskohaga töötajaid või teie töötajatel on pidevalt probleeme, siis see ei tööta teie jaoks. Valige lahendused, mille seadistamine ja hooldamine võtab kõige vähem aega ja vaeva.
18
Hankige töötajatele arvutid, mida nad vajavad. Vanad arvutid võivad raha säästa, kuid sekundid, mis kuluvad iga päev käivitamisele või masinate lihvimise ootamisele, võivad teie tööjõudu suurendada. Uutesse arvutitesse investeerimine mitte ainult ei säästa aega, vaid näitab teie töötajatele, et hoolite neile parimate saadaolevate tööriistade pakkumisest. Nad premeerivad teid, andes teile oma parima töö.
19
Pakkuge oma töötajatele vajalikku tehnoloogiat, et nad saaksid töötada kõikjal. Töötajad, kes teevad osa oma tööst eemalt, on osutunud produktiivsemaks. Veel üks suurepärane viis tootlikkuse suurendamiseks on töötada “boonusajal” (nt pendelränne või kohtumisi oodates). Seda tüüpi töö ärakasutamiseks vajavad teie töötajad õiget tehnoloogiat. Sülearvutid – Sülearvutid on võtmetähtsusega töötajad saavad kaugtööd teha, kuid ainult siis, kui nad sünkroonivad kontoriarvutite ja -programmidega.Nutitelefonid ja tahvelarvutid – need võimaldavad töötajatel liikvel olles oma meili vaadata ja dokumente redigeerida.Programmid, mis sünkroonivad mitme seadmega – Mis iganes on sisse lülitatud teie töötajate lauaarvutid peaksid olema saadaval ka nende sülearvutites, nutitelefonides ja tahvelarvutites. See loob ühendatud ja paindliku tööjõu. Kui töötajad pääsevad oma laua taga ainult teatud programmidele juurde, kaotate väärtusliku paindlikkuse, mis võib võimaldada neil rohkem panustada. tundi.Koostöötehnoloogia – Investeerige ettevõtte suhtlusvõrgustike tarkvarasse, nagu Tibbr, Jive ja Yammer, ning kasutage suhtlusteenuseid, nagu Skype ja Google Hangouts, et hoida oma töötajad ühenduses isegi siis, kui nad on väljaspool saiti.Pilv – Ettevõtte pilve viimine muudab töö jagamise ja kõikjalt juurdepääsetavamaks.
20
Kasutage virtuaalset koosolekut ja ülesannete jälgimist. Mõelge kogu sellele ajale, kui teie töötajad veedavad üksteisega tutvumiseks, et veenduda ülesannete täitmises, või koosolekutel oma edusamme arutades. Virtuaalne ülesannete jälgimise tarkvara, nagu Flow, HiTask, Producteev ja Asana, võimaldab meeskonnaliikmetel oma projekti edenemist koheselt värskendada, et teised meeskonnaliikmed saaksid teabele kõikjalt juurde pääseda. See võimaldab lühemaid koosolekuid, vähem edasi-tagasi e-kirju ja seega suuremat tõhusust.
21
Laske oma töötajatel kasutada ülesannete loendi rakendusi. Need odavad programmid, nagu Todoist, Wunderlist, Task ja Pocket List, võimaldavad teil oma ülesandeid tähtaegade või muude parameetrite alusel tähtsuse järjekorda seada, tagades seeläbi projektide õigeaegse lõpetamise.
22
Investeerige konkreetsete ülesannete jaoks mitmesse programmi, selle asemel, et püüda ühe programmiga rohkem ära teha. Konkreetsete funktsioonide jaoks loodud programmid, nagu näiteks kliendisuhete haldamine, on nende ülesannete jaoks palju võimsamad ja hõlpsamini kasutatavad kui üldisemad programmid, nagu Excel. Suurendage tootlikkust, ostes ülesandepõhise tarkvara.