Hea suhtlus on töökohal oluline, kuid mõnikord on meeskonnaliikmetel raske üksteisega suhelda. Kõik on erinevad, seega on igal meeskonnaliikmel tõenäoliselt erinevad ootused. Nii meeskonnaliikmed kui ka meeskonna juhtkond mängivad olulist rolli tõhusa suhtluse hõlbustamisel. Lisaks võite proovida mõnda lõbusat tegevust, et teie meeskond tunneks end üksteisega mugavamalt suhelda.
1
Olge töökaaslastega suheldes otsekohene, mitte ebamäärane. Kui olete ebamäärane, on teie töökaaslastel lihtne segadusse sattuda, mistõttu nad ei pruugi anda teile seda, mida vajate. Esitage avalduse või taotluse esitamisel konkreetsed andmed ja asuge otse asja juurde. See aitab teil kõigil samal lehel olla. Oletame näiteks, et arvate, et teie töökaaslane tegi mõne uuringuandmete analüüsimisel vea. Ärge püüdke probleemi lahendada millegi ebamäärase asjaga, näiteks: “Kas kontrollisite seda veel kord?” Selle asemel öelge midagi sellist: “Kas kasutate neid numbreid uuesti, et saaksime andmeid kinnitada?”
2
Kasutage enesekehtestamist, et teie ideid kuulataks ja vajadused oleksid täidetud. Kuigi tööl rääkimine võib tunduda hirmutav, ärge hoidke oma ideid ja arvamusi endale. Olge enesekindel, seistes oma vajaduste eest ja edastades oma vaatenurga tööteemadele. Selle asemel kasutage oma tunnete ja ideede väljendamiseks lauseid “I—, nii et teie töökaaslased hakkavad vähem kaitsma. Lisaks olge aus selles osas, mida vajate oma töö tegemiseks. Oletame näiteks, et üks teie meeskonnaliikmetest on järjepidevalt eirate tähtaegu ja soovite sellest oma meeskonnajuhile öelda. Võite öelda: “Olen märganud, et Briani kolm viimast aruannet on hilinenud. Ma ei saa oma numbreid õigel ajal ilma tema aruanneteta. Mida saame selle parandamiseks muuta?-Kui lähete rääkimise ajal närvi, harjutage seda, mida soovite öelda, enne tähtaega, et tunneksite end valmis. Olge aus selle suhtes, mida saate tööl saavutada ja mida mitte. Kui teie töökoormus on liiga suur, on kõige parem öelda uutele ülesannetele esialgu “ei”.
3
Esitage küsimusi, kui olete segaduses või vajate abi. Teile võib tunduda, et teilt eeldatakse kogu aeg kõike teadmist, kuid selgitusi küsida on okei. On normaalne, et tööl on arusaamatusi või ebaselgeid sõnumeid. Kui te pole milleski kindel, küsige oma meeskonnakaaslastelt selgitusi. Lisaks küsige abi, kui seda vajate. Oletame näiteks, et teie meeskonnajuht saadab teile meili, paludes teil saata talle päeva lõpuks andmete kogum, kuid te pole kindel, millist neist ta silmas peab. Selle stressi asemel võite talle meili saata ja küsida: “Kas soovite, et saadaksin kõik kolm andmekogumit või ainult ühe?”
4
Jätke kuulujutud ja negatiivsed kommentaarid endale. Töökoha kuulujutud on väga levinud, kuid nende jagamine kahjustab teie ametialast mainet ja suhteid töökaaslastega. Samamoodi kahjustab oma tööga seotud negatiivsete arusaamade või tööprojektide suhtes kahtluste arutamine meeskonna moraali. Arutage oma muresid oma sõprade või perega, kuid ärge rääkige sellest tööl. Kui keegi räägib teile kuulujutte, muutke õrnalt teemat, ilma seda tunnistamata. Võite öelda: “Kas sa nägid puhkeruumis sõõrikuid?” või “Praegu ei suuda ma mõelda ainult eelseisvale nädalavahetusele. Kas teil on plaane?â€
5
Rääkige oma meeskonnakaaslastega töövälistel teemadel, et luua suhteid. Head suhted oma töökaaslastega aitavad teil nendega paremini suhelda. Et aidata teil lähedasemaks saada, veske nendega juhuslikke vestlusi. Arutage tööga seotud teemasid, nagu eelseisvad pühad, popkultuur, ilmaprognoosid ja karjäärieesmärgid. Öelge näiteks “Mida arvate viimasest Marveli filmist?” või “Kuulsin, et nad palkasid pühadepeoks toitlustaja. Kas sa tead, kes see on?â€
6
Jagage teavet kõigi meeskonnaliikmetega korraga. On oluline, et kõik meeskonnaliikmed oleksid samal lehel, seega hoidke kõiki kursis. Kaasake kõik oma meeskonnakaaslased meilidesse või memodesse töö edenemise, poliitika ja ideede kohta. Lisaks saatke pärast isiklikke või telefonivestlusi kõigile meeskonnaliikmetele koosoleku kokkuvõtteid. Kui on olemas e-kiri või tekstilõim, kontrollige, kas kõik meeskonnaliikmed on sellel. Aeg-ajalt võite pidada isikliku või telefonikoosoleku osaga meeskond. Seejärel määrake üks inimene, kes kirjutab üles, mida arutasite, ja saatke see rühmale, et kõik teaksid, mida räägiti.
7
Kuulake, mida teie meeskonnaliikmed ütlevad, et nad tunneksid end ära kuulatud. Ilma kuulamiseta ei saa head suhtlemist. Kui meeskonnakaaslane räägib, keskenduge sellele, mida nad ütlevad, mitte teie vastusele. Seejärel tehke kokkuvõte sellest, mida nad teile ütlesid, et nad teaksid, et saite aru. Pärast seda, kui keegi teile midagi ütleb, võite öelda järgmist: “Kõlab, et vajate andmete hindamisel rohkem abi” või “Ma kuulen, et te” olete mures selle projekti ajakava pärast.â€
8
Austa iga inimese erinevat suhtlusstiili. Mõnele inimesele meeldib näost näkku suhtlemine, teised eelistavad suhelda tehnoloogia kaudu. Samamoodi võivad mõned teie meeskonnakaaslased soovida oma edusammude kohta vähem värskendusi pakkuda, samas kui teised võivad sageli suhelda. Õppige oma meeskonnakaaslaste eelistatud suhtlusviise ja proovige nendega pooleldi vastu tulla.Näiteks võite registreeruda oma töökaaslasega, kellel on raskusi suhtlemisega, et julgustada neid rohkem värskendusi pakkuma. Teisest küljest võite vastata oma vestlusele. töökaaslane määratud ajavahemike järel ja mitte pärast iga nende sõnumit.
9
Kasutage avatud kehakeelt, et tunduks ligipääsetav. Teie kehakeel võib olla suhtlemisel hoiatav või julgustav. Harjutage avatud kehakeelt, hoides käed külgedel. Lisaks looge silmside, naeratage ja seiske sirgelt. Avatud kehakeel näitab ka inimesele, kellega räägite, et usute oma sõnumisse, kuna see muudab teid enesekindlamaks ja enesekindlamaks.
10
Pöörake rääkides tähelepanu oma meeskonnakaaslaste kehakeelele. Kehakeel on mitteverbaalse suhtluse vorm, nii et see aitab teil mõista, mida keegi teile edastab. Jälgige oma meeskonnakaaslaste näoilmeid, žeste ja kehahoiakut, kui nad räägivad, et aidata teil mõista, mida nad teile tegelikult öelda tahavad. Siin on mõned asjad, mida tuleks arvesse võtta: palju žestikuleerimist võib tähendada, et teie töökaaslane millestki väga hoolib. See võib aga tähendada ka seda, et nad on närvis. Silmside loomine ja avatud kehakeele kasutamine tähendab tõenäoliselt, et teie meeskonnakaaslasel on mugav teiega rääkida. Higistamine, värisemine või kõrvale vaatamine võib tähendada, et teie meeskonnakaaslane on närvis või stressis.
11
Algatage avatud uste poliitika, et julgustada rohkem suhtlemist. Olenemata sellest, kui sõbralik te olete, on tõenäoline, et mõned teie meeskonnaliikmed tunnevad teiega rääkimise pärast närvilisust. Avatud uste poliitika julgustab meeskonnaliikmeid teiega oma ideedest ja muredest rääkima. Öelge oma meeskonnaliikmetele, et hindate nende tagasisidet, ja kutsuge neid endaga igal ajal rääkima. Kui teie ajakava ei võimalda meeskonnaliikmete ekspromptkülastusi, määrake enda jaoks lahtiolekuajad või paluge neil teile meili saata, kui te seda ei tee. saadaval isiklikuks kohtumiseks.
12
Mudelige head suhtlust, et teie meeskond teaks teie ootusi. Meeskonnajuhina on teie ülesanne näidata oma meeskonnaliikmetele, mida te neilt ootate. Olge heaks eeskujuks, suheldes sageli ja julgustades teisi sõna võtma. Siin on mõned viisid hea suhtluse modelleerimiseks: tervitage oma meeskonnaliikmeid, kui näete neid töökohal.Teavitage meeskonnaliikmeid sellest, mille kallal töötate.Andke pidevat tagasisidet meeskonnaliikme toimivuse kohta. Küsige vestluse alustamiseks sisendit.
13
Julgustage kahepoolset tagasisidet, paludes meeskonnaliikmetel teid hinnata. Teie meeskonnaliikmed ootavad, et annaksite neile tagasisidet nende toimivuse kohta, kuid nad ei pruugi teile tagasisidet andes mugavalt tunda. Paluge meeskonnaliikmetel olla teiega avatud ja aus. Aja jooksul aitab see neil suhelda mugavamalt ja aitab teil parandada oma sooritust.Ärge karistage meeskonnaliiget selle eest, et jagate midagi, mida teil on raske kuulda. Selle asemel otsustage, kas tagasiside on konstruktiivne, ja kasutage seda oma töötulemuste parandamiseks.
14
Pakkuge koolitust, et aidata töötajatel paremini suhelda. Hea suhtlemisoskus on oskus, nii et teie meeskond saab õppida, kuidas end parandada. Planeerige rühmatreeningud, et aidata meeskonda tervikuna. Kui ühel töötajal on raskusi, et olla hea suhtleja, kutsuge ta osalema erikoolitusel, et aidata neil end täiustada. Küsige oma meeskonnalt, millist tüüpi koolitustest nad arvavad, et neil oleks kõige rohkem kasu. Kasutage nii isiklikku kui ka veebipõhist koolitust võimalusi.
15
Täpsustage iga inimese rolli meeskonnas, et ootused oleksid selged. Teie meeskonnal on raske hästi koostööd teha, kui nad ei mõista iga inimese rolli. Lisaks aitab see vältida töö dubleerimist või suhtlust. Rääkige igale inimesele, milline on tema roll projektis ja mida te neilt ootate. Seejärel andke igale meeskonnaliikmele ülevaade iga inimese rollist. Oletame näiteks, et töötate kliendi jaoks küsitluse kallal. Üks isik võib vastutada küsitluse haldamise eest, üks inimene võib küsitlust tõlgendada ja üks isik võib olla vastutav kliendi teavitamise eest uuringu käigu kohta. Nende rollide täpsustamine takistaks seda, et kõik kolm meeskonnaliiget võtavad kliendiga ühendust, kui seda peaks tegema ainult üks inimene.
16
Planeerige lühikesed kohtumised, et võimaldada näost näkku suhtlemist. Kuigi elektrooniline suhtlus on suurepärane igapäevaste uuenduste jaoks, aitab näost näkku rääkimine teie meeskonnal tunda end üksteisega seotuna. Otsustage, kui sageli teie meeskond saab üksteisega kohtuda, seejärel määrake koosolekud, kus kõik meeskonnaliikmed saavad osaleda. Kasutage seda aega oma meeskonna edusammudest rääkimiseks ja üksteisega registreerumiseks. Näiteks võite planeerida 1-tunnise nädalase meeskonnakoosoleku.
17
Ühendage kõik meeskonnaliikmed samas teksti- või meililõimes. Tekst ja e-kiri on levinumad viisid suhtlemise hõlbustamiseks. Siiski on oluline, et kõik meeskonnaliikmed oleksid samal lõimel. Nii saavad kõik sama teavet. Paluge oma meeskonnakaaslastel meeskonnaliikmetele üksikuid sõnumeid mitte saata, kuna mõned inimesed võivad jääda tähelepanuta. Kasutage suhtlemiseks alati meeskonna lõime.
18
Kasutage koostöö hõlbustamiseks jagatud Google Drive’i. Google Drive võimaldab teie meeskonnal olla tasuta ühenduses. Looge jagatud kaust, et kõik meeskonnaliikmed saaksid oma tööd sinna salvestada. Nii on teil kõigil juurdepääs kõikidele meeskonna materjalidele. Saate isegi meeskonnasuhtluseks dokumenti koostada. Näiteks võite luua kausta “meeskonna memos”, kuhu meeskonnakaaslased saavad postitada edenemise värskendusi või ideid. Google Drive sobib suurepäraselt nii isiklikult kohtuvate kui ka eemalt töötavate meeskondade jaoks.
19
Valige suhtlusplatvorm, mis hoiab kõik samal lehel. Tänapäeva tempokas töökeskkonnas on tehnoloogia suureks abiks, et kõik ühel lainel hoida. Rääkige oma meeskonna ja tööandjaga, et teada saada, kas suhtlusplatvorm võib teie meeskonna suhtlusvajadustele vastata. Seejärel valige platvorm, mida kõik tunnevad mugavalt. Paluge kõigil meeskonnaliikmetel platvormi kasutada, et saaksite kõik koos koostööd teha. Näiteks platvormid, nagu Slack, Zoom ja Proofhub, võimaldavad kõigil teie töötajatel saada järjepidevat sõnumivahetust ja hoida omavahel suhtlemist.
20
Korraldage lõunasöök või õnnelik tund, et inimesed saaksid üksteist tundma õppida. Teie meeskond tunneb end üksteisega rääkides mugavamalt, kui nad üksteist hästi tunnevad. Kutsuge meeskonnaliikmeid osalema juhuslikes ühiskondlikes tegevustes. Selle aja jooksul keskenduge mõnusale ajaveetmisele ja üksteise kohta lisateabe õppimisele.Kui olete meeskonnajuht, planeerige meeskonnale lõunasöök või üritus.Kui olete meeskonnaliige, kutsuge oma meeskonnakaaslased rõõmsale üritusele. tund või ühine kohvipaus.
21
Mängige suhtlusmängu, mis sunnib meeskonnaliikmeid olema loominguline. Meeskonnaliikmete loovalt suhtlema sundimine aitab neil õppida kastist väljas mõtlema. Samuti aitab see neil üksteist tõeliselt kuulata ja olla teadlikum üksteise kehakeelest. Paluge oma meeskonnakaaslastel osaleda lõbusates suhtlusmängudes, mis aitavad teie meeskonnas suhtlemisoskusi parandada. Siin on mõned ideed: tehke oma meeskonnaliikmetega koostööd ja paluge ühel inimesel teisele protsessi selgitada. Isik, kes saab juhiseid, peab tegema ülesande ainult juhiste järgi. Seejärel laske partneritel rolle vahetada. Tehke oma meeskonnaliikmetega koostööd ja paluge ühel inimesel juhiseid jäljendada. Teine inimene peab ära arvama, mida ta öelda tahab. Järgmiseks vahetage rolle ja tehke seda uuesti. Partnertiimi liikmed ja paluge ühel inimesel 3 minuti jooksul lugu rääkida. Seejärel teeb teine inimene loo kokkuvõtte. Pärast seda vahetavad meeskonnaliikmed rolle. Mängige kogu rühmaga telefonimängu. Mängu alustaja ütleb sõna või fraasi enda kõrval olevale inimesele, seejärel edastab meeskond selle ringi. Viimane inimene ütleb selle sõna või fraasi valjusti. Alustage mängu kordamööda.
22
Tehke sõpruse loomiseks meeskonna loomise harjutusi. Kuigi meeskonna loomise tegevused võivad tunduda ajaraiskamisena, on need tegelikult suurepärane viis koostöö ja parema suhtluse edendamiseks. Planeerige meeskonna loomise tegevusi korrapäraste ajavahemike järel, näiteks kord kuus, kord kvartalis või kaks korda aastas. Võite proovida järgmisi tegevusi: minge meeskonnana põgenemistuppa.Mängige šaraade.Paluge meeskonnal teeselda, et nad on kõrbesaarel ja paluge neil planeerida, mida nad kaasa võtavad.Looge meeskondlik prügijaht.Mängige 2 tõde. ja vale, kus iga inimene jagab enda kohta 2 tõde ja 1 vale. Teised meeskonnaliikmed peavad vale ära arvama.