Paberfailid võivad olla valusad, eriti kui need kogunevad teie lauale. Kui soovite oma hulkuvaid pabereid ja kviitungeid paremini käsitleda, proovige sorteerida kõik esitamata dokumendid. Järgmiseks kasutage failid erinevatesse kaustadesse sortimiseks akukappi või sahtlit. Kui soovite oma kontorisegaduse täielikult kaotada, saate oma dokumendid üles laadida arvutisse, wikisse või muusse pilvepõhisesse süsteemi. Kui põhiplaan on paigas, saate oma kontoriruumis mitut tüüpi faile paremini hallata!
1
Eraldage dokumendid, mis tuleb esitada, nendest, mida te veel kasutate. Kui hakkate oma pabereid korrastama, tehke hunnik neile, mis on valmis ära panema, ja eraldi hunnik neile, mis peavad teie lauale jääma. Hankige oma lauale 2-piluga paberikorraldaja, et teie dokumendid püsiksid korrastatuna ka pärast esialgset sortimise ja esitamise protsessi. Hoidke kasutatavaid dokumente ühes pesas ja esitamiseks valmis olevaid teises pesas.
2
Valige iga nädal päev oma paberitöö esitamiseks. Ärge laske oma uute dokumentide korvidel kontrolli alt väljuda; selle asemel eraldage failide sorteerimiseks ja korraldamiseks päev või kaks. Kui te ei tegele oma tööruumis paljude kviitungite ja dokumentidega, võib töö tegemiseks kuluda vaid 1 päev. Kui aga teie töö hõlmab palju paberitööd, võiksite eraldada 2–3 päeva oma korrastamata dokumentide sorteerimiseks. Iganädalane failide sorteerimine muudab organisatsiooni protsessi palju paremini hallatavaks.
3
Märgistage kõik failid väljaviskamiskuupäevadega, et vältida segadust. Enne uute dokumentide esitamist uurige hoolikalt iga faili kuupäeva ja sisu. Kui dokument puudutab pooleliolevat projekti või muud probleemi, kirjutage faili ülaossa “käsitlemisel”. Kui paberil käsitletakse lõpetatud projekti, märgistage fail kui “lõpetatud”. Lisaks märkige alla aeg, mil faili pole enam vaja ja dokumenti saab purustada või taaskasutada. Kui skannite faile kiiresti, võivad need märgendid aidata teil õiget faili tõhusamalt leida.
4
Töötlege kõik ebaolulised dokumendid nende esitamise asemel. Ärge eeldage, et iga fail väärib kohta teie kartoteekapil või sahtlis. Selle asemel pange kõik mittevajalikud dokumendid prügikasti kõrvale. Kui teie failid sisaldavad isiklikku teavet, purustage dokumendid nende taaskasutamise asemel. Purustage kõik failid, mis sisaldavad finants- ja kontoteavet, oma sotsiaalkindlustusnumbrit või muid tundlikke üksikasju.
5
Valige oma failide jaoks füüsiline salvestusruum. Uurige oma tööruumi paigutust ja mõelge, milline failisüsteem toimiks kõige paremini. Kui teil on kontor, võib suur kapp olla hea valik. Kui teil on aga väiksem tööruum, võib arhiveerimissahtel või prügikast olla logistiliselt mõttekam. Uue salvestussüsteemi ostmisel proovige eelistada kvaliteeti hinnale. Olenemata arhiveerimissüsteemist asetage tundlikud dokumendid kindlasti turvalisse kohta. kausta.
6
Kui teie failid on ajatundlikud, korraldage oma paberid kuupäeva järgi. Valige organisatsioonisüsteem, mis on teie ettevõtte või kontoriruumi jaoks kõige mõistlikum. Kui teie töö keskendub tähtaegadele, proovige tellida oma kaustad nii, et viimane kuupäev on ees. Päevade möödudes jätkake uute kaustade ja failide lisamist arhiivikapi või sahtli esiossa. Teil võivad olla näiteks päevade, nädalate või kuude jaoks eraldi failid. Näiteks kui töötate maksukonsultandina, mõistlik esitada oma klientide dokumendid kuupäeva järgi. See süsteem sobib hästi inimestele, kes töötavad ajatundlike materjalidega.
7
Kui tegelete kronoloogiliste failidega, looge kalendripõhine sortimissüsteem. Kui tegelete oma kontoriruumis suure hulga failidega, proovige oma kappidesse ja sahtlitesse lisada “tickler” failisüsteem. Sarnaselt kalendriga kasutab “tikkleja” süsteem iga kuu esindamiseks 12 suurt kausta koos Iga kuu iga päeva jaoks on iga suure kaustaga kaasas 28–31 alamkausta. Proovige seda meetodit kasutada, kui teil on kuupäevale orienteeritud töö. Näiteks kui töötate ekspordiettevõttes, võib olla lihtsam sortida faile kuu ja kuupäeva, mitte üldise kategooria järgi. See süsteem sobib paremini inimestele, kes eelistavad konkreetset numbrilist korraldust, mitte värvikoodi.
8
Sorteerige failid teemade järgi, kui eelistate oma dokumente kategoriseerida. Valige oma kaustade jaoks erinevad kategooriad ja järjestage need asjakohasuse järgi. Arhiivikappi või sahtlit korraldades asetage kõige olulisemad ja olulisemad kaustad ette. Jätkake oma failide sorteerimist seda silmas pidades, et pääseksite hõlpsasti juurde olulistele dokumentidele. Näiteks kui olete ettevõtte finantsnõustaja, on mõttekam sortida oma dokumente tähtsuse ja asjakohasuse järgi, näiteks “investeeringud”. ,†“palgaarvestus†ja “maksud.â€
9
Valige oma failidele laiaulatuslikud kategoorianimed. Ärge kasutage oma kaustade jaoks pikki ja liiga spetsiifilisi silte. Selle asemel proovige valida üldised, kaasavad sildid, et teil ei oleks hiljem raskusi uute failide sortimisega. Kui soovite luua spetsiifilisema failisüsteemi, proovige lisada alamkaustad oma suuremale üldisemale failisüsteemile. Näiteks “3. aprilli kuluaruanded” ei oleks üldkausta jaoks hea kategooria, kuna see on liiga spetsiifiline. Selle asemel märgistage kaust “Kuluaruanded”, mis on palju avatum.
10
Kodeerige oma dokumendid värvidega, et luua visuaalselt atraktiivne süsteem. Investeerige erinevatesse mitmevärvilistesse failikaustadesse ja siltidesse. Järgmisena määrake erinevatele kaustade ja siltide värvidele erinevad failikategooriad, et saaksite oma failisüsteemi järjepidevana hoida. Proovige kasutada samu värve ja kategooriaid kõigis kaustades ja sahtlites, et pääseksite kiiresti ja tõhusalt juurde erinevatele failidele. Näiteks märgistage oma kollased kaustad meilivahetuse jaoks, punased kaustad maksudega seotud vormide jaoks ja rohelised palgaarvestuse kaustad. Proovige kasutada värvilahendusi ja silte, mida on lihtne meelde jätta. Näiteks võib roheline olla suurepärane värvisilt rahaliste vormide jaoks, kuna rohelist värvi seostatakse sageli rahaga. See süsteem sobib kõige paremini visuaalsetele õppijatele.
11
Skannige oma paberfailid, et neid digitaalselt salvestada. Iga kord, kui lisate oma kappi või sahtlisse uue faili, kasutage faili digitaalse versiooni arvutisse laadimiseks skannerit. Kui teil on vaja faili kiiresti juurde pääseda, on teil lauaarvutis palju kiirem ja lihtsam otsida, kui mitut kausta läbi sirvida. Kui kogu teie arhiveerimissüsteem on paberkandjal, skannige ja laadige oma failid üles, et luua digitaalne varukoopia. Ärge muretsege, kui teil pole digitaalset failisüsteemi! Lihtsalt skannige ja laadige üles oma failid üks kaust korraga. Faile saate skannida ka teatud telefonirakendustega.
12
Valige kõikidele failidele ühtsed nimed. Valige oma digitaaldokumentidele sildid, mida on lihtne otsida ja millele on lihtne juurde pääseda. Ideaalis proovige, et need failid järgiksid järjepidevalt neid, nagu kuupäev või perekonnanimi, kuna see muudab nende sortimise lihtsamaks. Vajadusel lisage oma failide pealkirjadesse kõik asjakohased asukohad, andmestikud või versiooninumbrid.Ärge kasutage failipealkirjades erimärke, kuna arvutid ei suuda neid õigesti töödelda. Näiteks märgistage oma dokument kui 20031124, kui viidates konkreetsele kuupäevale, nagu 24. november 2003.
13
Sorteerige oma digitaalfailid kaustade ja alamkaustadega. Sarnaselt arhiivikapiga kasutage skannitud dokumentide salvestamiseks ja korrastamiseks erinevaid digitaalseid kaustu. Looge oma töölaual mitu kausta, mis on seotud teie üleslaaditud failidega, ja märgistage need. Kui soovite kasutada täpsemaid kategooriaid, looge igas suuremas kaustas mitu alamkausta. Jätkake oma digitaalsete kaustadega tegelemist, kuni leiate süsteemi, mis teie jaoks hästi töötab! Näiteks kui teil on kaust nimega “Maksud”, võite luua mitu alamkausta erinevate aastate jaoks.
14
Laadige oma dokumendid wiki üles, et neile pääseks juurde mitu inimest. Kui teie tööruum on koostöövalmim, looge veebiviki, millele teie töökaaslased ja ülemused pääsevad juurde. Pärast wikisse sisselogimist kasutage jaotist “Tööriistakast”, et pääseda juurde nupule “Faili üleslaadimine”. Selle funktsiooni abil saate linkida oma äsja üleslaaditud dokumendi erinevate inimestega, kes saavad nüüd faili vaadata ja sellele juurde pääseda. Pidage meeles, et igaüks saab vikis faile redigeerida.
15
Kasutage liikvel olles dokumentide esitamiseks pilvepõhist tarkvara. Laadige alla rakendus või muu digiteenus, mis töötab nii arvutites kui ka mobiilseadmetes. Failide ühes kohas hoidmiseks kasutage seda teenust oma failide piltide üleslaadimiseks, et neid saaks salvestada pilvepõhisesse tarkvara. Kuigi mõned tarkvarad on tasuta, peate võib-olla maksma, et saada rohkem salvestusruumi. IDrive, Dropbox, SugarSync, Box ja Microsoft One Drive on pilvepõhiste salvestussüsteemide näited.