Tööreisi korraldamine ja enda reisiks ettevalmistamine nõuavad enesekindlust ja korralikku planeerimist. Kui võtate aega organiseeritud püsimiseks, tagab see teie reisi õnnestumise ning aitab vältida tarbetut stressi ja tüsistusi. Tehke reisikorraldus vastavalt ettevõtte poliitikale ning hoidke oma lennupileteid, hotelli- ja autobroneeringuid ning muid reisidokumente ühes kohas. Alustage pakkimisnimekirja koostamist paar nädalat varem ja saatke näidised, tooted ja muud mahukad ärimaterjalid oma kliendile või hotellile ette. Lisaks õppige oma sihtkoha läbi ja lõhki, et saaksite ennast, oma ettevõtet ja riiki kõige paremini esindada, kui reisite välismaale. Kuigi ärireisid ei ole puhkused, muudab organiseerituse säilitamine reisi nauditavaks kogemuseks.
1
Vaadake üle oma ettevõtte hüvitamise ning reisi- ja kulupoliitika. Igal ettevõttel on ärireiside jaoks erinevad reeglid ja poliitikad. Mõned ettevõtted võivad lubada teil oma kulude katmiseks kasutada ettevõtte krediitkaarti või nõuda teilt kulude eest tasumist ette, ettevõtte hüvitised makstakse teile pärast reisi tagasi. Ärge broneerige midagi enne, kui olete kindel, ja ärge kartke küsida: näete kohusetundliku välja ainult siis, kui küsite oma rahaliste kohustuste kohta. Kui teid pole juba juhendatud, küsige kindlasti oma juhendajalt või muu ärireisi esindaja: “Kas ma vastutan lennupiletite broneerimise ja muude reisikorralduste eest? Kui jah, siis kas mulle hüvitatakse raha ja kas tagasimakse tehakse tšeki või deebetmakse kaudu?” Küsige, kas teile on lubatud päevaraha või päevade kaupa. , määr toidule. Küsige, kas konkreetsed toidukorrad on kaetud või kas kehtivad toiduraha piirangud. Küsige, kas bensiin on kaetud, kui teil on rendiauto. Küsige, kas ühistranspordi- või rongipiletid on kohaldatavad kulud. Jälgige kõiki kviitungeid ja konkreetset viisi, kuidas teie ettevõte nendest teatamise kohta üksikasju annab. Näiteks küsige, kas peaksite tegema kviitungitest koopiaid või esitama kuluaruande originaalid. Oluline on olla kursis oma ettevõtte reisipoliitikaga, kuna teie tegevus töölähetuses peegeldab teid ja teie võimet järgida ettevõtte eeskirju.
2
Valmistage ette reisidokumendid rahvusvahelisteks reisideks. Hoidke kõik nõutavad dokumendid, näiteks passid või viisad, ühes kohas. Kaasake oma reisidokumentidele hotelli- ja autobroneeringud, et hoida end organiseeritult. Veenduge, et teie pass või viisa ei aeguks kuue kuu jooksul pärast reisi. Uurige välja, kas teie koduriigis on teie sihtriigis saatkond või konsulaat hädaolukordade või ohtlike olukordade puhuks. Küsige oma ettevõttelt või sihtriigi valitsuselt piirikontrolli veebisait, et teada saada, kas teil on vaja kohustuslikke vaktsineerimisi. Kui teil pole passi, taotlege seda vähemalt kaks või kolm kuud enne tähtaega või järgige kiirpassi saamiseks oma koduriigi protseduure.
3
Broneeri broneeringud ja muud korraldused. Kui vastutate oma reisimajutuse broneerimise ja broneerimise eest, tehke seda kindlasti eelnevalt. Broneerige vastavalt oma vajadustele hotellituba, rendiauto, rongipiletid või lennupiletid. Hankige broneeringute, eriti sisse- ja väljaregistreerimise kuupäevade kohta kirjalik kinnitus, et olla kindel, et reis kulgeb sujuvalt.Ostke kindlasti pakkumisi ja võrrelge hindu, välja arvatud juhul, kui teie ettevõttel on määratud lennufirma või hotelli partnerlus.Kui te kui reisite teise riiki, kontrollige veelkord, kas teie reisi ajal ei lange mõni suurem püha. Veenduge, et ettevõtted on nendel pühade ajal vajalike majutuskohtade jaoks endiselt avatud. Helistage oma reisipakkujatele ja hotellile, et kinnitada oma majutus ühe kuni päeva jooksul enne reisi. Ärge lihtsalt eeldage, et kõik läheb plaanipäraselt. Kui reisite sageli lennureisidega, kaaluge TSA PreCheck programmi taotlemist, et vähendada turvakontrollile kuluvat aega.
4
Saatke näidised, tooted või muu veos enne tähtaega. Vähendage oma koormust, saates enne reisi kõik vajalikud ärimaterjalid postiga. Rääkige oma kliendi või partneriga sihtkohas nende vastuvõtmise ja säilitamise kohta, kui see on mugav. Teise võimalusena saatke need oma hotelli ja paluge neil pakk teie eest hoida. Samamoodi saatke koju võimalikult palju ärimaterjale või suveniire, et tagasisõit oleks lihtsam.
5
Pakkige oma ärireisiks tõhusalt. Alustage vajalike esemetega pakkimisnimekirja koostamist paar nädalat enne tähtaega. Varajane alustamine annab teile aega loendit järk-järgult täiendada, kui mõtlete reisile vajalikele asjadele ja mugavustele. Alustage äriasjadest, nagu sülearvuti, aruanded ja lepingud. Kaasake kindlasti elektroonilised laadijad.Kaasake isiklikud esemed, nagu riided, tualetitarbed, kosmeetika ja retseptid või muud ravimid. Ostke väikesed reisisuuruses pudelid mis tahes hügieenitarbeid, mida kindlasti vajate, ja pidage meeles, et teie hotell pakub isikliku hügieeni tooteid. Kõik käsipagasi kaasavõetud vedelikud peavad olema 3,4 untsi (100 ml) või väiksemates mahutites ja kõik mahuvad ühte kvartisuurusesse uuesti suletavasse kotti. Sellest suuremaid konteinereid tuleb hoida äraantavas pagasis. Andke endast parim, et pakkida kergelt, et vältida kotti registreerimist, mis võib ärireisi ajal kulutada teie väärtuslikku aega. Samuti väldite äraantava pagasi kaotamisega kaasnevat frustratsiooni.
6
Olge oma garderoobi osas strateegiline. Planeerige oma garderoob lähtuvalt reisi pikkusest ja iseloomust. Enne pakkimist hinnake oma garderoobis riideid, mis väldivad kõige paremini kortsumist. Pakkige kindlasti kaasa üks või kaks vabaaja mugavat riietust seisakuteks või avastamiseks. Kuigi soovite vältida ülepakkimist või koti kontrollimist, ärge jätke end ette valmistamata. Lekke korral võtke kaasa lisasärk või pluus. Lisakott võib teie liikumist aeglustada ja muuta reisi mugavamaks. Peate ärikohtumisel kandma plekilist särki, sest see on teie ainus võimalus, et näeksite välja ettevalmistamata ja ebaprofessionaalne. Riputa üles riided, mis võivad tuppa jõudes kohe kortsuda.Valige riideesemed, mida saab segada ja sobitada et muuta oma rõivaid mitmekesisemaks. Kontrollige oma hotellist eelnevalt, kas nende tubades on triikraud või auruti. Kaaluge väikese kaasaskantava auruti ostmist. Teise võimalusena riputage riided vannituppa kuuma duši all käies, et kortsud vabaneda.
7
Koostage teekond ja dokumenteerige kontaktteave. Võimalikult parima organiseerituse tagamiseks hoidke oma reisikorralduste ja kohtumiste kohta käepärast dokumenti. Hoidke üks kergesti vastuvõetav dokument, milles on loetletud kõik lennuajad, teie hotelli asukoht, auto rentimise ettevõtte teave ja kavandatud ärikohtumised. Hoidke trükitud koopia käepärast ja ärge hoidke oma teekonda ainult telefonis või elektroonilises seadmes.Dokumendis loetlege ka nende inimeste kontaktandmed, kellega oma ärireisil kohtute, juhuks kui peate teatama viivitustest või hädaolukordadest.
8
Veenduge, et teil oleks reisil juurdepääs rahale. Hankige õige valuuta, näiteks kasutades sihtlennujaama vahetuskioski. Veenduge, et teie pank või krediitkaart töötab seal, kus reisite, korralikult. Olenevalt makseviisist, mida teie ettevõte soovib kasutada, peate võib-olla kontrollima, kas teie sihtkohas on panga filiaalid, isegi kui reisite riigisiseselt. Helistage oma pangale või krediitkaardiettevõttele, et anda neile oma reisiplaanidest teada. vältige oma kaardi või konto ajutist peatamist.Kontrollige hotelli, lennufirma või muude asukohtade poolt aktsepteeritud makseviise.Säilitage kviitungid ja dokumenteerige oma kulutused, kui teie ettevõte teile hüvitab.
9
Kontrollige oma mobiiliteenust. Eriti kui reisite rahvusvaheliselt, peaksite uurima võimalusi välismaal viibides ühenduses püsimiseks. Teie praegune teenusepakkuja võib teie sihtkoha jaoks kehtestada mõistlikud hinnad või nõuda üüratuid rändlustasusid, tehke oma uurimistööd! Olenevalt sihtkohast võib olla ka odavam või lihtsam osta kohalik SIM-kaart andmeside, kõne või mõlema jaoks, et vahetada see telefoni vastu. saabumisel saada odavat ja ühtlast teenindust. SIM-kaardi saate välja vahetada ainult siis, kui teie telefon on lukustamata. Kui viibite kuskil vaid lühikest aega, võite saada hakkama, kasutades tasuta WiFi-levialasid ja teenust nagu Skype. Jällegi, kas see töötab teie eesmärkidel, sõltub kohast, kuhu reisite, ja sellest, millised on teie suhtlusvajadused.
10
Õppige kultuuriteavet ja etiketti, kui reisite teise riiki. Mõned riigid järgivad teatud etiketimeetodeid, mis võivad olla õige ärimulje jätmisel otsustava tähtsusega. Teatud füüsilisi žeste ja kehaliigutusi tõlgendatakse samuti erinevalt ja need on riigiti erinevad. Teie ettevõte või reisiplaneerija võib olla hea allikas, et õppida, kuidas teistsuguse kultuuriga professionaalselt suhelda. Pidage meeles, et esindate ennast, oma ettevõtet ja päritoluriiki. Sihtkoha kultuuri ja emakeele kohta saate varakult teavet veebist uurides, raamatuid lugedes ja reisijuhte uurides. Kui teie ettevõte pakub kultuuridevahelisi koolitustunde või seminare, siis kindlasti osalege.