Kuna ajajuhtimine hõlmab laia valikut oskusi, võib kellegi aja juhtimise õpetamine olla keeruline. Jagage see põhipõhimõteteks, nagu ajakavade koostamine, prioriteetide seadmine ja organiseeritud püsimine. Aja juhtimine on väärtuslik oskus igal eluetapil, seega kohandage oma õppetund oma publikule. Ükskõik, kas õpetate nooremat last, üliõpilast või professionaali, pakkuge näpunäiteid, nippe ja näiteid, mis vastavad nende konkreetsetele vajadustele.
1
Selgitage, kuidas koostada päeva- ja nädalakavasid. Öelge oma ajajuhtimise õpilastele oma aega struktureerida, kasutades elektroonilist või paberplaneerijat. Soovitage neil alustada oma lühiajaliste ülesannete kavandamisest. Näidake kooliõpilastele, kuidas planeerida iga päev kodutööde jaoks aega. Näiteks võivad nad esmaspäeval teha matemaatika kodutööd 4.00–4.45, õppida ajalugu 5.00–6.00, õhtust süüa ja seejärel kell 7.00–8.00 esseed koostada. peaksid sarnaselt planeerima oma igapäevaseid ülesandeid, mis on tööstusharuti väga erinevad. Näiteks võib tootedisainer vaadata e-kirju ja vastata neile kella 8.30–8.50, pidada konverentskõnet kella 9.00–9.30 ja koostada kavandeid kella 9.30–12.00.
2
Soovitage õpilastel pikaajalist ajakava pidada. Lisaks päeva- ja nädalaplaanidele tuleks ka suuremat pilti jälgida pikaajalise kalendri abil. Laske kooliõpilastel pidada kalendris arvestust ühikutestide, kursusetööde ja muude pikaajaliste projektide kohta. Soovitage neil kasutada värvilisi markereid või joonistada tärne, et juhtida tähelepanu olulistele kuupäevadele. Professionaali pikaajalised ülesanded võivad hõlmata kvartaalseid müügieesmärke, projekti tähtaegu, ärireise või arvete tähtaegu.
3
Kirjeldage, kuidas prioriteete seada. Juhendage oma ajajuhtimise õpilasi sorteerima oma igapäevaseid ja iganädalasi ülesandeid kiireloomulisuse ja tähtsuse alusel kategooriatesse. Mitme elemendiga kategooriate puhul peaksid need loetlema ülesanded kõrgeimast prioriteedist madalaima prioriteedini. Kiireloomulised ja olulised ülesanded tuleb viivitamatult lõpetada. Näiteks kui projekti tähtaeg on homme, on see kiireloomuline ja kohene. Olulised, kuid mitte kiireloomulised ülesanded peavad olema päevakorras, kuid neid ei pea kohe praegu lõpetama. Näiteks järgmise kuu tähtaeg ei ole nii oluline kui homme. Magamistoa seinte värvimine võib olla teie jaoks oluline, kuid see ei nõua teie kohest tähelepanu. Kiireloomulised, kuid mitte olulised toimingud võivad hõlmata telefonikõnesid, tekstsõnumeid, e-kirju ja muid häireid. Need on kiireloomulised selles mõttes, et nõuavad teie tähelepanu, kuid kui need ei hõlma hädaolukorda, on need madalama prioriteediga üksused. Ülesanded, mis pole olulised või kiireloomulised, häirivad peamiselt tähelepanu, näiteks sotsiaalmeedia sirvimine või teleri vaatamine. Kuigi kõik vajavad lõõgastumiseks aega, ei ole seisakuid kiire tähtajaga ülesanne.
4
Andke näpunäiteid edasilükkamisega toimetulemiseks. Igaüks viivitab mingil hetkel, nii et aidake oma ajajuhtimise õpilastel välja töötada strateegiaid õigel teel püsimiseks. Paluge neil alustuseks veenduda, et nende tööruum ei segaks segajaid.Kui neil on kiusatus telefoniga mängida, peaksid nad hoidma seda silmist eemal, näiteks kotis.Kui nad surfavad veebis, kui nad peaksid töötama oma arvutis, võivad nad häirivate veebisaitide ajutiselt blokeerimiseks kasutada mõnda rakendust, näiteks rakendust SelfControl. Soovitage, et nad premeeriksid end plaanipärase ülesannete täitmise eest. Näiteks kui nad lõpetavad teaduslabori aruande, saavad nad 30 minutit videomänge mängida. Enamik inimesi lükkab edasi ülesandeid, mis tunduvad üle jõu käivad. Soovitage, et nad jagaksid ligipääsmatud projektid väiksemateks, paremini juhitavateks sammudeks. Kui õpilane peab kirjutama 15-leheküljelise töö, võiks ta selle visandada ja seejärel töötada 2–3 leheküljelise osaga päevas.
5
Arutage perfektsionismi lõkse. Öelge oma ajaplaneerimise õpilastele, et nad ei tohiks latti madalale seada, kuid nad peaksid leppima sellega, et keegi pole täiuslik. Täiuslikkuse saavutamine on ebareaalne ja ülesande kinnisidee on kahjulik. Soovitage neil määrata ülesandele realistlik ajalimiit ja kasutada õigel teel püsimiseks kontrollpunkte. Näiteks võivad nad kodutöö või tööaruande jaoks ette näha 1 tunni. 30 minuti pärast peaksid nad olema projektiga poole peal. Tuletage neile meelde, et nad ei peaks mõtlema ideaalsete sõnavalikute leidmisele lühikese essee jaoks, mis ei lähe nende hinde hulka. Samuti ei tohiks professionaal kulutada 20 minutit tühisel teemal meili koostamisele.
6
Tuletage õpilastele meelde, et nad hoiaksid oma tööruumi korras. Aja raiskamine segases tööruumis asjade leidmisele on kahjulik. Julgustage oma ajaplaneerimise õpilasi korras hoidma: Arhiveerimissüsteemi arendamine või oluliste paberite kaustades hoidmine.Kontoritarvete hoidmine selleks ettenähtud kohtades.Asjade kohe pärast kasutamist ära panemine.
7
Mainige ajakavadesse paindlikkuse suurendamise tähtsust. Kuigi planeerimine on ajajuhtimise alus, on siiski oluline olla paindlik. Kaasa tulevad ettenägematud kohustused ja need muudavad ülesannete nimekirja aegunuks. Soovitage neil jätta umbes 25% oma ajast lahtiseks ootamatute ülesannete jaoks. Näiteks võib kodutöö olla oodatust keerulisem ja võtta 20 lisaminutit. Tööl võib esile kerkida kiireloomuline projekt ja see on kõigi muude ülesannete ees prioriteet.
8
Pidage kinni etteaimatavast rutiinist. Rutiin võib aidata teie lapsel ajataju arendada. Lisaks aja struktureerimisele tugevdage nende arusaamist, rääkides neile, millal ja kus tegevused toimuvad. Näiteks öelge oma koolieelikule: “Käid koolis esmaspäeviti ja kolmapäeviti,” “Kell on 14.00. nii et on aeg lõunauinakuks ehk “kell 19.30 peseme hambaid, kell 19.45 loeme lugu ja kell 20.00 läheme magama.” Kui olete Kui koostate ajakava, hakake neilt küsima, millised tegevused tulevad järgmisena. Küsige: “Pesime just hambaid, mis siis järgmiseks saab?” või “Täna on esmaspäev. Mis toimub esmaspäeviti?”
9
Esitage küsimusi, mis on seotud aja jälgimisega. Kui hakkate õpetama oma last aega lugema ja ütlema, tutvustage talle kestust. Selgitage, mis on minut, ja lugege nendega 60-ni. Proovige mängida köögitaimeri või stopperiga, et aidata neil õppida aega, nt 5, 15 ja 30 minutit. Laske neil kasutada taimerit, et jälgida tegevuste kestust. viimane. Täiendage nende arusaama kestusest, küsides: “Kui kaua on teie lemmiktelesaade?” või “Kui kaua kulus hammaste pesemiseks?” Kestuse tutvustamine aitab neil täpselt hinnata, kui kaua ülesanne kestab. võtta hilisemas elus.
10
Õpetage neile valima, millised ülesanded lähevad esimesena. Õpetage oma nooremale lapsele loogilisi järjestusi, nagu “Me paneme sokid jalga enne jalatseid”, “Peseme käsi enne söömist” või “Valmistame toitu enne söömist.” Alates aidake neil õppida tundma prioriteete ja kohustusi, öeldes neile: “Me peame mänguasjad enne välja minekut ära panema.” Prioriteetide seadmise aluseks on järjestuse mõistmine. Tugevdage õppetundi, küsides: “Mida me peame enne parki minekut tegema?” või “Mida me teeme enne kingade jalga panemist?” Kui teil on vanem laps, tuletage talle meelde sättimist. prioriteedid, öeldes neile: “Kui olete kodutöö lõpetanud, saate 30 minutit videomänge mängida” või “Kui koristate oma toa, saate sõpradega välja minna.â€
11
Looge diagramme, mis aitavad teie lastel oma ülesandeid hallata. Kasutage sõnu ja pilte, et aidata oma lapsel ette kujutada selliseid ülesandeid nagu hammaste pesemine, juuste kammimine ja mänguasjade ärapanemine. Proovige koostada iganädalased graafikud, kus iga ülesande kõrval on linnuke või kleebised. Märkige ruut või lisage kleebis iga ülesande täitmise päeva kohta. Diagrammid aitavad lastele tähtaegu ja kohustusi tutvustada. Kui soovite, pakkuge nädala lõpus väikest preemiat, kui igal kastil on linnuke või kleebis.
12
Rõhutage iga päev õppimise tähtsust. Selgitage, et kodutööde ja õppimise edasilükkamine ei kahjusta nende hindeid. Mida rohkem nad maha jäävad, seda suurem on tõenäosus, et nad on stressis ja ülekoormatud. Selle asemel, et eelmisel õhtul testi teha, peaksid nad iga päev natuke õppima ja enne testi palju puhkama. Oletame, et neile on määratud töö teisipäeval, mis on reedel. Nad peaksid ülesande täitma pigem varem kui hiljem, kui nad teavad, et reedel on suur esitlus või test.
13
Soovitage neil oma õppematerjalid kord nädalas üle vaadata. Lihtne on igapäevaülesannetesse takerduda ja suuremat pilti kaotada. Soovitage neil eraldada 15–30 minutit nädalas, et iga aine kohta oma märkmed üle vaadata. Nii hoiavad nad oma kursustel linnulennult silma peal. Kui nad hoiavad teavet värskena, ei pea nad end tuupima ega stressama selle pärast, et neil pole vahetult enne testi õppimiseks aega.
14
Andke nõu koolivälise tegevuse targaks valimiseks. Andke oma õpilasele teada, et koolitöö on tema prioriteet. Kui nad on kõhnad, peavad nad võib-olla mõneks ajaks koolivälisest tegevusest vabaks võtma ja keskenduma akadeemikutele. Mainige, et nad võiksid jääda mõne tegevuse juurde, mida nad on pikka aega teinud, ja teha paus ühest hiljutisest tegevusest. Soovitage neil endalt küsida: “Kui tähtis on see klubi, spordiala või tegevus?” Millist väärtust see annab? Kas see on hobi, millega olen hiljuti tegelenud, või miski, millele olen juba pikka aega pühendunud?â€â€Kas mul on aega kodutööde tegemiseks? Kas mu hinded on kannatanud, kuna olen liiga kõhn? Kas ma tunnen end stressis? Kas ma olen piisavalt maganud või olen alati väsinud? Kas on veel muid viise, kuidas minu füüsiline või vaimne tervis on mõjutatud?â€
15
Soovitage spetsialistidel keskenduda oma töö põhiülesannetele. Töötajaid tõmmatakse sageli mitmes suunas ja nad on sunnitud kandma mitut mütsi. Soovitage spetsialistidel oma ametijuhend uuesti läbi lugeda ja määratleda oma põhikohustused. Nad peaksid seadma esikohale ülesanded, mis on seotud nende konkreetse rolliga, ja vajadusel lihvima oma töö olulisi oskusi. Oletame, et müüjal ei ole aega oma kliendibaasi laiendada, kuna ta arutab pidevalt eritellimuste spetsifikatsioone koos toote disaini ja disainiga. insenerimeeskonnad. Proaktiivne olemine võib aidata müüjal vältida ajaplaneerimisega seotud probleeme. Nad võiksid töötada selle nimel, et müüa vähem keerukaid valikuid, mis rahuldavad klientide vajadusi, ilma et oleks vaja osakondade vahel pidevalt edasi-tagasi kirju.
16
Lükake lahti multitegumtöö müüdid. Võib tunduda, et multitegumtöö võimaldab teil rohkem ära teha, kuid mitme ülesandega žongleerimine võib tootlikkust kahjustada. Selle asemel soovitage professionaalidel keskenduda korraga ühele ülesandele. Kui keegi teeb mitut toimingut, ei suuda ta täit tähelepanu pöörata ega oma tegudest selgelt meelde jätta. See võib kaasa tuua madala kvaliteediga töö ja välditavad vead, mis võivad pikemas perspektiivis kulutada rohkem aega.
17
Andke näpunäiteid segavate teguritega toimetulemiseks kontoris. Alates e-kirjadest kuni töökaaslaste külastusteni on kontor täis segavaid tegureid. Õnneks on nende vältimatute segajate haldamiseks palju strateegiaid. Kui keegi tuleb nende kontorisse või kabinetti küsimust esitama, võib ta püsti tõusta, et oma külastajat tervitada. Nii ei istu külastav inimene maha, ei tunne end mugavalt ega jää kauaks kõrvale. Kui talle helistatakse või kui keegi siseneb tema tööruumi, võib ta öelda: “Mul on hea meel teie küsimusele vastata. aga mul on aega vaid minut või paar… või “Ma jõuan teie küsimuseni niipea kui võimalik, aga mul on praegu väga vähe aega.” Nad võiksid proovida kõrvaklappe kanda. Nad ei mängi tegelikult midagi, kui neile ei meeldi töö ajal muusikat kuulata. Ainuüksi kõrvaklappide kandmine võib takistada töökaaslasi nende tähelepanu hajutamast. Tuletage neile meelde, et nad peavad olema paindlikud ja hoidma umbes 25% oma tööajast avatud oluliste segajate jaoks.
18
Arutage delegeerimise tähtsust. Delegeerimine on eriti oluline teema, kui õpetate juhendajale või väikeettevõtte omanikule ajajuhtimist. Andke neile nõu oma töötajate ülesannete täitmise usaldamise, töötajate koolitamise ja delegeeritavate ülesannete valimise kohta. Selgitage, et nad saavad tõhusalt delegeerida ainult siis, kui nende töötajad on hästi koolitatud. Meetodid on tööstusharuti erinevad, kuid teabe hästi organiseeritud esitamine ja praktiliste võimaluste pakkumine on kõigi tugevate koolitussüsteemide tunnused. Juht või ettevõtte omanik peaks ülesannet demonstreerima, selgitama, kuidas seda tehakse, ja laskma praktikandil seda ülesannet täita. . Seejärel peaksid nad pakkuma praktikandile kiitust, näpunäiteid ja vajalikke parandusi. Delegeeritud ülesanded tuleks kohandada vastavalt töötaja oskuste tasemele ja staažile. Näiteks võib andmesisestus olla hea ülesanne delegeerida, kuid te ei sooviks anda uuele palgalisele juurdepääsu oma ettevõtte kõige tundlikumale teabele.