Tõhusad juhid ja meeskonnajuhid jälgivad aktiivselt oma töötajaid mitmel erineval viisil, et tagada madalate tulemustega töötajate kiire distsiplineerimine ja heade töötegijate premeerimine. Töötajate jälgimine võib samuti aidata teil tuvastada valdkondi, kus töötajad raiskavad ettevõtte aega või ressursse eraasjadele. Õige tarkvara abil saate blokeerida veebisaidid, mis on sobimatud või ei sobi äritegevuseks. Iga tõhusa juhi eesmärk peaks olema töötajate edukas jälgimine, põhjustamata tarbetuid kontoriprobleeme.
1
Looge oma poliitikate kohta kirjalik selgitus. Teie eeskirjad on tõhusad ainult siis, kui neid selgitatakse selgelt töötajate käsiraamatus või juhendis. See juhend peaks olema kõigile töötajatele hõlpsasti juurdepääsetav ja määratlema, millised on teie eeskirjad ja mida tehakse juhul, kui neid ei järgita. Mis tahes teie jälgimispoliitika (nt Interneti- või telefonijälgimise) puhul võiksite selgitada ka mõtteprotsessi, mis viis teie poliitikani. Selgitades, miks te seda teete, võib aidata vähendada töötajate usaldamatust, mis on põhjustatud nende tegevuse jälgimisest. Määrake selged eeskirjad ajaarvestuse, arveldatavate tundide (kui see on kohaldatav), isiklike telefonikõnede ja isikliku Interneti kasutamise kohta tööl. Julgustage töötajaid vajaduse korral puhkepause pidama.
2
Veenduge, et töötajad oleksid nendest põhimõtetest teadlikud. Kui mis tahes tüüpi jälgimine toimub peale tavapärase edenemise kontrollimise, näiteks kui kasutate telefoni- või Interneti-seiret, peaksite sellest otse oma töötajaid teavitama. Korraldage koosolek või saatke massimeil, et selgitada seirepoliitika muudatusi ja selgitada täpselt, millal ja kuidas teavet salvestatakse, salvestatakse ja kustutatakse. Mõnes osariigis, näiteks Connecticutis ja Delaware’is, on teil seaduslik kohustus teavitada oma töötajaid kõigist juhtudest. Interneti-seire. Isegi kui te ei pea oma töötajaid jälgimisest teavitama, võib tekkida tagasilöök, kui te neile seda ei ütle ja nad saavad sellest ise teada.
3
Järgige täpselt distsiplinaarjuhiseid. Kui töötaja ei järgi teie eeskirju, veenduge, et selle rikkumise eest võetakse distsiplinaarmeetmed. Rakendage eeskirju kõikidele töötajatele võrdselt. Tehke oma kavatsused selgeks. Dokumenteerige distsiplinaarkaristus ja laske töötajal distsiplinaarplaanidele alla kirjutada. Kui te neid juhiseid korralikult ei järgi, hakkavad töötajad uskuma, et teie hoolikalt seatud poliitikat ei jõutagi.
4
Hoidke oma poliitikat mõistlikkuse piires. Ärge registreeruge liiga sageli ega kehtestage liiga piiravaid Interneti-eeskirju. Uhke boss võib moraali langetada ja töötajaid närviliseks muuta. Keskenduge tulemustele, mitte protsessile. Kui töötaja teeb head tööd ja töötab meeskonnas hästi, ärge hakake liiga palju üksikasjadega. Andke oma kõrgema taseme töötajatele rohkem vabadust. Ehkki võib olla asjakohane anda ajutise või administratiivassistendile, kes investeerib teie ettevõttesse vähe investeeringuid, arvuti, mis on avatud ruumiga, mida saate jälgida, eeldavad kõrgema taseme töötajad usaldust. Vabadus teha tööd omal moel muudab tõenäoliselt kõrgema taseme tasemel töötajad produktiivsemad, mitte vähem.
5
Kontrollige oma töötajaid. Aeg-ajalt registreeruge oma kontori töötajatega ettenägematul ajal. Kui töötaja klõpsab sageli aknast eemale, kui te sisse astute või telefonitoru maha paneb, peate võib-olla väljendama oma muret. Töötajate isiklikult jälgimine võib samuti aidata teil nende töö kohta konstruktiivset kriitikat avaldada. Püüdke hoida silma peal ka töötajate moraalil. Moraal aitab teil mõista, kuidas teie meeskond tunneb.
6
Küsige selgitust selle kohta, millega töötaja on tegelenud. Üks lihtne viis töötajate vastutuse hoidmiseks on nendega regulaarselt vestelda, kuidas nende töö sujub. Küsige neilt, mida nad on pärast teie viimast vestlust teinud, küsige rohkem küsimusi ja hinnake nende vastuseid vestluse arenedes. Küsige üksikasju ja käegakatsutavaid tõendeid tulemuste kohta.
7
Pange töötajad oma tööd dokumenteerima. Laske oma töötajal oma töö edenemine tegevuslogidesse, kontrollnimekirjadesse või edenemisaruannetesse üles märkida. Aruanded ei tohiks siiski olla ülemäära koormavad ega “hõivatud”, vaid peaksid julgustama nii meeskonnaliikmeid kui ka juhtkonda hoidma ühendust ja olema samal lehel. Ärge kartke töötajaga rääkides küsida tõendit aruandes kirjeldatud töö kohta.
8
Hinda käimasolevaid töid. Kui tunnete muret tootlikkuse pärast, küsige konkreetset tõendit toimivuse kohta, mis on mõõdetav ja ajaliselt piiratud. Kui töötaja on projektijuht, määrake vahe-eesmärgid, kuid küsige ka projekti plaane ja ajakavasid. Kontrollige teiste töötajatega, et kõik projektimeeskonna liikmed suhtleksid. Jälgige isiklikult pikemaajaliste projektide edenemist ning hindate nende täpsust ja terviklikkust. Näiteks saate jälgida andmesisestusi töötaja jaoks, kes on määratud andmebaasi haldama. Saate hinnata kannete õigeaegsust, täpsust ja ettevõtte juhistest kinnipidamist. Tähtajad on suurepärane viis oma töötajate tootlikkuse jälgimiseks.
9
Küsige teistelt töötajate suhtluse kohta. Küsige tarnijatelt, klientidelt ja teistelt töötajatelt nende suhtluse kohta antud töötajaga, et saada pilt sellest, kuidas see töötaja on käitunud. Kuid teil on vaja võimalust suurendada nende vaatluste objektiivsust, et töötajad ei oleks ebaõiglaselt esindatud. Seda teavet küsides küsige näitamiste asemel interaktsiooni üksikasju. Küsige hinnangute asemel interaktsioonide kirjeldusi. Ja hoia alati avatud meelt; sa ei tea kunagi, millal töötajat valesti esitatakse.
10
Valige seiretarkvara. Seiretarkvara saab seadistada mitmel viisil. Esimene asi, mida tuleks kaaluda, on serveriga tervikliku süsteemi seadistamine. See hõlmab viirusetõrjet ja pahavaratõrjet ning töötajate jälgimist. Kui teil ei ole seadmete hooldamiseks IT-töötajaid, saate nende teenuste hankimiseks kasutada pilvepõhist teenust, nagu Trend Micro Business Security või Symantec Cloud. Need teenused ei ole tohutult kallid; maksate umbes 150 dollarit aastas. Kui proovite lihtsalt jälgida töötajate veebikasutust ja blokeerida mõned saidid, sobib lihtsam tarkvarapakett. See teenus on odavam ja võimaldab teil jälgida ja filtreerida veebilehti, vaadata klahvivajutusi ja jäädvustada ekraanipilte. Näiteks Interguard Sonar pakub neid teenuseid. Mõnel juhul võib teil olla isegi algelised jälgimissüsteemid tasuta. Näiteks jälgib ActivTrak süsteemi veebiliiklust ja koostab teile igakuise aruande.
11
Blokeerige kahjulikud või sobimatud veebisaidid. Tööandjatel on õigus jälgida, milliseid veebilehti nende töötajad külastavad, ja blokeerida veebisaite, mida nad peavad äritegevuse jaoks ebaolulisteks, sobimatuteks või potentsiaalselt kahjulikeks. Peamiselt blokeerivad tööandjad teatud veebisaite, et tagada töötajate produktiivsus, näiteks blokeerides Facebooki või aktsiate kauplemissaite, mis nende tähelepanu hajutavad, või tagamaks, et töötajad ei ahistaks töökaaslasi ega tegeleks ettevõtte spionaažiga. Tööandjad võivad blokeerida ka saidid, mida peetakse pornograafilisteks või vaenu õhutavateks. .Mõned jälgimispaketid võimaldavad teatud tüüpi veebisaitidele määrata ajapiirangud, näiteks lubades iga päev teatud aja sotsiaalmeedia saitidel käia. Kui märkate, et teie töötajad külastavad sageli veebisaiti, mis ei ole tööga seotud, blokeerige see veebisait ja seejärel saatke neile e-kiri, tuletades meelde, et nad on ettevõtte tööajal.
12
Jälgige e-posti. Meilide jälgimist on tööandjatel keerulisem põhjendada. Enne töötajate e-kirjade lugemist tuleks töötajaid teavitada poliitikast, mis lubab nende e-kirju lugeda. Lisaks vajab tööandja tavaliselt põhjust kahtlusele, mis pani ta e-kirju lugema, näiteks dokumenteeritud juhtumit selle töötajaga. Samuti on tööandjatel raske e-kirjade lugemist põhjendada, kui nad väitsid algselt, et kirjad on konfidentsiaalsed.
13
Veenduge, et järgite seadusi. Teatud järelevalvemeetmed võivad häirida teie töötajate õigust privaatsusele. Enne jälgimistarkvara installimist pidage nõu tööjuristiga. Veenduge, et tarkvara kohta on olemas kirjalik dokumentatsioon, millele töötajad on alla kirjutanud, ja et kõik mõistaksid, milleks see tarkvara mõeldud on.
14
Telefonivestluste salvestamine. Föderaalseadus lubab tööandjatel jälgida töötajate telefonivestlusi. See kehtib aga ainult äriga seotud kõnede puhul, näiteks klientide või tarnijatega tehtud kõnede puhul. Tööandjal ei ole üldjuhul lubatud isiklikke kõnesid jälgida ning ta peab lõpetama kõne salvestamise ja jälgimise, kui ta mõistab, et see on isiklik. Ainus erand sellest on see, kui isiklikud telefonikõned on töökoha poliitikaga sõnaselgelt keelatud. Kõnepostisõnumite salvestamine ja jälgimine peaks toimuma ainult põhjendatud, näiteks dokumenteeritud väärkäitumise kahtluse korral. Telefonivestlusi võib salvestada telefoni puudutuste või elektroonilise salvestusega süsteem. Mõnel juhul saab selle siduda teie muu seiretarkvaraga.
15
Seadistage videovalve. Ettevõtted kasutavad tavaliselt videovalvet, et heidutada kliente tooteid varastamast. Kuid mõned ettevõtted kasutavad ka videovalvet, et tagada töötajate produktiivsus ega rikkuda ettevõtte eeskirju. Sel viisil töötajate jälgimine võib anda teile erapooletuid tõendeid töötajate väärkäitumise kohta ja motiveerida neid hoolsamalt töötama. Pidev jälgimise tunne võib aga muuta töötajates ebamugavaks ja viia moraali languseni. Nendel põhjustel kaaluge enne videovalve kasutamist hoolikalt plusse ja miinuseid. Paljudes osariikides on videovalve hoolikalt reguleeritud ka osariigi seadustega. Enne seda tüüpi seire rakendamist tutvuge oma osariigi seadustega. Teatud tegevusi (nt tualettruumi kasutamine või riietumine) tegevate töötajate video salvestamine on alati ebaseaduslik ja võib kaasa tuua kriminaalkaristuse.
16
Jälgige oma töötajate asukohti. Teatud rakendused, nagu Xora ja TSheets, võimaldavad tööandjatel oma nutitelefonide kaudu töötajate liikumist jälgida. Seda kasutatakse tavaliselt sisse- või väljalülitamiseks ning see on seaduslik, kui töötaja annab nõusoleku. Mõningaid töötajaid jälgitakse aga tarkvara abil ööpäevaringselt, mis võib anda neile seadusliku aluse tööandja eraelu puutumatuse rikkumise eest kohtusse kaevata. Kui rakendate seda tüüpi poliitikat, pidage nõu advokaadiga, et veenduda, et teete seda seaduslikult. Tarne- või sõidupõhised ettevõtted võivad samuti kasutada sõidukites jälgijaid, et tagada juhtide marsruudil püsimine. See on levinud praktika ja üldiselt aktsepteeritav.