Korrastamata postkast võib raskendada kasutajatel vajaliku meili leidmist. Microsoft Outlook on pakkunud üsna kasulikke tööriistu, mis aitavad teil e-kirju filtreerida ja sõnumeid paremini hallataval viisil korraldada. Outlook võib isegi aidata teie jaoks tõhusust ja jõudlust suurendada. Olenemata sellest, kas kasutate rakendust Outlook 2010, Outlook 2007 või Outlook 2003, saate oma e-kirju hõlpsalt hallata, kasutades sisendkausta puhastamiseks järgmisi tööriistu ja hõlbustades vajaliku teabe leidmist.
1
Filtreerige sõnumeid kiiresti. Outlook 2010-l on uus funktsioon, mis aitab sõnumeid kuupäevade järgi sortida ja vestluses järjestada. Selle funktsiooni kasutamisel kuvatakse samateemalised sõnumid vestlusena ja kasutajad saavad neid vaadata, laiendada või vähendada, klõpsates ikoonil. teemareast vasakul. Igas vestluses olevad sõnumid on klassifitseeritud nii, et uusim sõnum on üleval. Kui uus sõnum saabub, liigub kogu vestlus meililoendi ülaossa, mis aitab teil meilide voogu hõlpsalt jälgida. Vestluse aktiveerimiseks märkige vestlusrühma vahekaardil Vaade ruut Kuva vestlusena. Puhastusfunktsiooni abil saate vestluse mahtu vähendada. See funktsioon aitab vestlusest duplikaatsõnumeid eemaldada. Klõpsake rühma Kustuta vahekaardil Avaleht nuppu Puhasta ja seejärel nuppu Puhasta vestlus. Kõigis Outlooki versioonides leiavad kasutajad postkasti kaustast kirjad kiiremini üles, muutes nende klassifitseerimise viisi e-posti kaustas. Näiteks saate oma e-kirju sortida kuupäeva, saatja ja faili suuruse või tähtsuse taseme järgi.
2
Kasutage standardiseeritud teemapealkirju. Vaimne energia, mis on vajalik fookuse nihutamiseks pidevalt muutuvate teemade vahel, kurnab teid, mitte helitugevust. Te kipute lugema järjestikuses järjekorras kas kronoloogilises järjekorras või “kõige tähtsama inimese” järgi. See on aju läbipõlemine. Kasutage selle asemel seda reeglit; see kehtib otsearuannete e-kirjade kohta ja töötab paremini kui vestlusahelad. Määrake 2–5 parimat projekti, mille pärast olete kõige rohkem mures; looge nende kajastamiseks teemapealkirjad.Andke meeskonnale teada, et pöörate esmast tähelepanu kõikidele nende standardsete teemapealkirjadega meilidele. Need teemad on praegu teie prioriteetsed projektid – teie meilid sorteeritakse teemarea järgi ja esmatähtsad loetakse/vastatakse esmalt. Tehke selgeks, et sobimatu pealkirjaga meilid lisatakse rikkunud saatja 1-x päevaks musta nimekirja. .
3
Grupeerige samad sõnumid kaustadesse. Uue meilikausta loomisega saavad kasutajad grupeerida seotud kirjad kaustadesse. Näiteks saate rühmitada sõnumeid teema, projekti, suhtluse või muude kategooriate järgi, mis sobivad teie töödele või teie hobidele. Samuti saavad kasutajad luua kausta kõigi ülemuselt või kelleltki tähtsalt saadetud kirjade jaoks, mis sisaldavad ka salvestamist vajavat põhiteavet. Outlook 2010 uue kausta loomiseks klõpsake vahekaardi Kaust jaotises Uus nuppu Uus kaust. Outlook 2007 või Outlook 2003 uue kausta loomiseks klõpsake menüüribal nuppu Fail, valige Uus ja seejärel Kaust.
4
Looge kirjade leidmiseks otsingukaust. Otsingukaust on kiire ja mugav viis e-kirjade kogumi leidmiseks. See ei salvesta sõnumeid, vaid pakub virtuaalseid kaustu, mis kuvavad kõik teie postkastis olevad kirjad otsitavate atribuutide põhjal. Outlooki otsingukaustad pakuvad vaikefunktsioone, nagu lugemata kirjad, kuid saate luua ka oma reegli. Näiteks saate otsingukausta abil leida kogu teabe, mis on seotud teatud projekti, olulise kliendi või eelseisva koosolekuga. Outlook 2010 otsingukausta loomiseks klõpsake vahekaardi Mail vahekaardi Kaust jaotises Uus nuppu Uus otsingukaust. Outlook 2007 või Outlook 2003 otsingukausta loomiseks liigutage hiirt menüüs Fail olevas kirjas valikule Uus, seejärel klõpsake otsingukausta.
5
Vähendage rämpsposti e-kirjade filtriga. Hoidke tarbetuid meilisõnumeid sisendkaustas, kasutades Outlooki rämpspostifiltrit. See filter saadab rämpspostina märgistatud meilid postkasti eraldi kausta. Kasutajad saavad vaadata selle kausta sisu veendumaks, et sinna pole ekslikult saadetud kehtivaid e-kirju. Kui jah, siis peaksite filtrit reguleerima, et vältida edaspidi sõnumitele vale märgistamist.
6
Määrake värvikategooria. Määrake värv mitteseotud meilisõnumite rühmale ja muudele Outlooki kategooriatele (nt märkmed, kontaktid ja kohtumised). Sealt saavad kasutajad neid hõlpsalt tuvastada ja sorteerida. Näiteks saate hõlpsalt jälgida kõiki arvutimüügiprojekti sõnumeid, kohtumisi ja kontakte, luues kategooria nimega “Arvutimüük” ja määrates sellele sõnumid.
7
Lipp jälgimiseks. Kasutajad saavad kasutada funktsiooni Märgista jälgimiseks, et märgistada e-kirjad ja ülesanded, mis aitavad neid sortida või märkida. Lipud paluvad teil probleemi jälgida, osutada kellegi soovile või tellida viipatud sõnumi ja kontakti saamiseks. Samuti saavad nad hõlpsalt korraldada teie meilikausta, sest teate täpselt, mida ja millal teha. Pange tähele, et kui loote ülesande ja määrate ülesandele aegumiskuupäeva, märgistatakse see automaatselt, nii et te ei unusta toimingu aegumiskuupäeva ega täida seda.