Kuidas oma kontorit korraldada

Hästi korraldatud kontor võib aidata teie keskendumist ja tõhusust töötamise ajal parandada, kuna teil pole nii palju segadust. Kui olete kõik kindlasse kohta paigutanud, säästate rohkem aega, kui proovite seda hiljem leida. Proovige muuta oma kontorimööbli paigutust, et tunneksite end päeva jooksul vähem stressis. Kui teie kontori paigutus on paika pandud, muudab kontoritarvete ja paberite korrastamine teie kontori puhtaks ja segamatuks.

1
Asetage oma laud nii, et saaksite võimaluse korral aknast välja vaadata. Võimalus töötamise ajal aknast välja vaadata võib aidata vähendada stressitaset ja keskenduda paremini oma tööle. Liigutage oma laud kohta, kus saate lihtsalt maha istuda ja aeg-ajalt aknast välja vaadata. Kontrollige, et teie arvutiekraanil ei oleks päeva jooksul sära ega valgust silmades, et teid ei segaks ega ärrituks. Kui töötate avatud planeeringuga kontoris või kabinetis, rääkige oma kontori administraatori või ülemusega. et näha, kas töölaua asendi muutmine on õige.

2
Hoidke kõige sagedamini kasutatavad asjad endale kõige lähemal. Kirjutage loendid asjadest, mida kasutate iga päev, nädalas ja kuus, et teaksite, mida on oluline enda läheduses hoida. Hoidke igapäevaselt kasutatavad asjad oma lauast käeulatuses, et saaksite neid vajadusel haarata. Kui kasutate asju harvemini, hoidke neid segaduse eemaldamiseks ja ruumi säästmiseks kaugemal asuvates sahtlites või kappides. Näiteks kui te ei kasuta printerit sageli, hoidke seda ruumi teises otsas, et see ei võtaks. suurendage oma laual ruumi. Kui kasutate asju, mida kasutate mitu korda päevas, hoidke neid oma laual, lähedal asuval riiulil või laua ülemises sahtlis.

3
Hankige veerev mööbel, et saaksite asju hõlpsalt eest ära tõsta. Otsige ratastega organiseerijaid, riiuleid või kappe, et saaksite need vajadusel välja tõmmata ja siis tagasi panna. Kui teil on ruumi, hoidke lühemaid asju, nagu kaustakapid või riiulid, oma laua all ja liigutage neid ainult siis, kui teil on vaja neile juurde pääseda. Proovige võimalusel kasutada ratastega kontoritooli, et saaksite kuhugi juurde pääseda oma kontori mõnda teise kohta.

4
Hoidke oma kontoris prügikast, et saaksite asjadest kohe lahti saada. Hoidke väike prügikast laua kõrval või selle all, kui teil on jalaruumi rohkem. Kui teil on prügi või faile, mida te enam ei vaja, võite need kohe minema visata, mitte lasta neil ruumi segada. Vahetage prügikotti sageli, et teie kontor jääks värske ja puhas. Purusta dokumente, millel on isiklik teave, enne kui need ära viskate.

5
Lisage oma kontorisse mõned isiklikud detailid, et tunneksite end mugavalt. Hoidke oma kontoris mõned isiklikud esemed, et muuta see oma ruumiks ja et see ei tunduks liiga steriilne. Riputage kunstiteosed seintele või hoidke pilte oma laual, et muuta oma kontor lõõgastavaks kohaks. Võite hoida ka väikeseid nipsasju või taimi kuskil oma laua peal, kui see ei risusta teie tööruumi. Piirake oma laual 1–2 esemega, muidu võivad need liiga palju ruumi võtta.

6
Vabanege varustusest, mida te ei kasuta. Sorteerige oma kontoris olevaid asju ja määrake, kui sageli te neid kasutate. Kui teil on esemeid, mida te harva või mitte kunagi kasutate, pange need eraldi kasti või konteinerisse. Kui olete kogu oma kontori läbi käinud, eemaldage kõigest, mis teil karbis on, et see ei tekitaks segadust. Kui asute büroohoones, pange kasutamata tarvikud tagasi varustuskappi, et teised saaksid need kaasa võtta. kui neil on vaja.

7
Hoidke pastapliiatseid ja väikeseid kontoritarbeid tassides, et saaksite neile hõlpsasti juurde pääseda. Asetage 1–2 tassi oma lauale käeulatuses ja asetage kõik oma pastakad nende sisse. Hoidke ka muid pikki kontoritarbeid, näiteks kääre, oma tassides. Hoidke pastapliiatseid ja tarvikuid nii, et need oleksid allapoole suunatud, et te ei teeks endale kogemata haiget, kui proovite midagi haarata. Kui te ei soovi kasutada mitut tassi, võite osta ka lauakortereid, millel on erinevad sektsioonid. Kui te ei soovi kasutada mitut tassi, kasutage klaaspurke soovite, et teie laud näeks välja dekoratiivsem.

8
Kasutage väikeste kontoritarvete sorteerimiseks hõbenõude aluseid. Hankige lauahõbedasalved, millel on mitu sektsiooni, et saaksite oma kontoritarbeid eraldada. Hoidke sarnaseid tarvikuid salve samas osas, et püsiksite organiseeritud. Asetage asjad, mida sageli kasutate, sahtli ette ja kõik, mida vähem kasutate, sahtli taha. Samuti võite osta väikseid plastikust prügikaste ja paigutada need sahtlitesse nii, nagu soovite.

9
Märgistage konteinerid või prügikastid, et teaksite, mis neis on. Pange esemed, mida te sageli ei kasuta, hoiukastidesse ja hoidke neid võimaluse korral kapis või riiulis. Pange samasse prügikasti ainult 1-2 erinevat eset, et need ei läheks segamini. Tehke iga prügikasti jaoks paberist sildid ja kleepige need küljele, et saaksite ühe pilguga näha, mis sinna on salvestatud. Olge oma siltidega kirjeldav, et te ei läheks hiljem segadusse. Plastikust hoiukaste saate osta igast kaubamajast või veebist.

10
Hankige juhtmehoidikud, et eemaldada oma laua alt visuaalne segadus. Laua all olevad nöörid võivad tunduda korrastamata ja kergesti jalgade ümber sassi minna. Rühmitage kõik oma kaablid kokku ja sulgege need juhtmehoidikusse, et need kõik ei oleks põrandal. Kinnitage juhtmehoidik seina vastu või laua alla, et teie kaablid oleksid korrastatud. Juhtmehoidjaid saate osta kontoritarvete kauplustest või veebist. Samuti saate kinnitada kaablid kokku või laua küljele takjapaela või tõmblukuga.

11
Tükeldage kõik isikuandmeid sisaldavad dokumendid, mida te ei vaja. Vältige selliste dokumentide loopimist, millel on näiteks kontoväljavõtted, juriidilised dokumendid või krediitkaardi- ja sotsiaalkindlustuse numbrid. Selle asemel hankige dokumentide hävitamiseks paberipurustaja, et teised inimesed ei saaks teavet varastada. Kui paberid on täielikult purustatud, võite jäägid nagu tavaliselt ära visata. Kui teil on olulisi dokumente, millest te ei saa lahti, nagu sünnitunnistused, sotsiaalkindlustuskaardid või elamistunnistused, hoidke neid tulekindlas seifis. kaitsta neid kahjustuste eest.

12
Sorteerige paberid paberisalve, kui peate neid oma laual hoidma. Paberialustel on mitu tasandit, nii et saate eri tüüpi dokumente eraldada. Valige vertikaalne paberisalv, kui teil pole palju ruumi, või horisontaalne, kui teil on ruumi. Asetage korraldaja oma laua serva lähedale, et saaksite selle hõlpsalt kogu päeva jooksul kätte saada ja haarata kaasa, mida vajate. Märgistage iga tasand, et teaksite, kuhu teatud dokumendid peaksid minema. Paberialuseid saate osta kontoritarvete kauplustest. Paberkandikud sobivad suurepäraselt ka kaustade või märkmike hoidmiseks. Määrake oma lauale osa, et hoida end puhtana, et teil oleks ruumi laiali laotada välja, kui vaja.

13
Riputage seinatasku, kui soovite pabereid oma laualt eemal hoida. Seinataskud on plastikust kandikud, millel on mitu sektsiooni dokumentide ja kaustade salvestamiseks. Pange oma laua lähedale seinatasku, et saaksite laualt pabereid eemaldada ja segadust vähendada. Veenduge, et erinevad sektsioonid on märgistatud, et te hiljem segadusse ei läheks. Seinataskud saab riputada ka ukse tagaküljele.

14
Riputage teadetetahvel, et saaksite hõlpsalt pabereid ja memosid vaadata. Leidke oma seinal koht, kus on teadetetahvli jaoks piisavalt ruumi, ja asetage see üles. Korraldage teadetetahvel osadeks, kuhu saate kinnitada üksusi, näiteks dokumente, kviitungeid, märkmeid ja memosid. Hoidke kõige olulisemad dokumendid nähtaval ja virnasta vanemad dokumendid alla. Paljudel kabiinidel on juba seinad, kuhu saab asetada klambrid. Kasutage iga riputatava dokumenditüübi jaoks erinevat värvi klambrit. Näiteks võite riputada siniste nööpnõeltega memod ja punaste nööpnõeltega kviitungid. Saate kinnitada ka isiklikke fotosid, kui teil pole nende jaoks laual ruumi.

15
Värvikoodiga kaustad, et neid oleks lihtne ära tunda. Hankige erinevat värvi failikaustad ja sortige oma dokumendid nii, et kõik sarnased jagaksid ühte värvi. Näiteks võite punastesse kaustadesse panna erinevat tüüpi kulud ja rohelistesse kaustadesse tuluvormid. Märgistage kaustade vahelehtedel, mis tüüpi dokument sees on. Kui olete oma dokumendid korrastanud, asetage need paberisalve kartoteekappi, et saaksite need hõlpsasti üles leida. Kui te ei soovi mitut värvi osta, saate failikaustade vahekaartidele lisada ka värvilisi silte.

16
Paberi kasutamise vältimiseks proovige memod ja ajakavad digitaalselt salvestada. Kui soovite kasutatava paberi kogust vähendada, proovige oma märkmeid või ajakavasid arvutisse kirjutada. Looge arvutis kaustu ja sortige oma dokumendid neisse või kasutage failide korraldamiseks veebiprogrammi. Kui fail on aegunud, kustutage see, et see teie arvutit ei segaks.Varundage kõik olulised dokumendid pilvesalvestussaidil või välisel kõvakettal, et te ei kaotaks neid arvuti kokkujooksmisel.Kui teil on skanner, saate füüsilisi dokumente arvutisse üles laadida, et saaksite paberdokumentidest lahti saada.