Oleme kõik kuulnud kaebusi, et ööpäevas pole piisavalt tunde, et teha kõike, mida on vaja teha. Mõned põhilised organisatsioonilised ja ajajuhtimise oskused aitavad teil olemasolevat aega maksimeerida. Õppige oma aega targalt korraldama, et olemasoleva ajaga rohkem ära teha.
1
Jälgige igapäevast tegevust. Jälgige oma igapäevaseid tegevusi ja märkige üles, kui palju aega te sellega tegelete. Võite olla üllatunud, kui palju aega te tegelikult päeva jooksul raiskate, võrreldes tegeliku tehtud töömahuga. Pidage meeles, et peate jälgima ka igapäevaseid ülesandeid, nagu hommikusöögi valmistamine, maja koristamine, duši all käimine jne.
2
Logige kõik oma tegevused märkmikusse. Kui olete välja mõelnud, mida te iga päev teete ja kui palju aega sellele kulutate, kirjutage see märkmikusse. Kogu selle teabe ühte kohta paigutamine ja ühel lehel vaatamine võimaldab teil tuvastada mustreid ja potentsiaalselt valdkondi, kus võite oma aega raisata. Olge sellesse märkmikusse kandes kõikehõlmav ja selge. Ärge segage eraldi sündmusi ühte kirjesse, ärge jätke tähelepanuta väiksemaid ülesandeid ja kirjutage kindlasti üles täpsed kellaajad, et hinnata, kuidas teie päev kulgeb. Abiks võib olla teatud tüüpi tegevuste kategoriseerimine. Näiteks kirjutage majapidamistööd sinisega, töötoimingud punasega ja vaba aja tegevused mustaga. See aitab teil visualiseerida, kuidas teie aega kulutatakse.
3
Hinnake, kuidas teie aega kulutatakse. Tund päevas tsoneerimiseks? 2 tundi, et otsustada, kus süüa? 8 tundi internetis surfamist? Otsige oma aja veetmise mustreid ja tehke kindlaks, mis on vajalik ja mis mitte. Kas raiskate aega, kuna teil puudub enesekontroll? Kas sa viivitad liiga sageli? Kas võtate liiga palju vastutust? Need on kõik küsimused, mida peate endalt küsima, hinnates oma aja veetmist. Võite avastada, et jagate päeva jooksul tegevusi mõttetutel viisidel. Näiteks pole ilmselt mõistlik teha pool tundi tööd, seejärel kulutada 10 minutit tühiste asjadega tegelemisele, et lihtsalt veel pooleks tunniks tööle tagasi tulla. Oled keskendunum ja produktiivsem, kui töötad lihtsalt tund aega ja tegeled hiljem triviaalsete asjadega. Kõige parem on rünnata oma ülesandeid “tükkides”. Tükeldamine on meetod, mille puhul pühendate ühele ülesandele ettemääratud aja ilma segajateta.
4
Kaaluge kohandusi. Nüüd, kui teate täpselt, kuhu ja milleks teie aeg läheb, hakake oma ajakava aktiivselt kohandama. Tehke kindlaks valdkonnad, mida ei saa või ei tohiks ajaprobleemide tõttu vähendada. See, et miski võtab kaua aega, ei tähenda, et see on raisatud aeg.
5
Kui kulutate 3 tundi päevas tööga seotud meilide saatmisele, on ebatõenäoline, et saate sellele tegevusele kuluvat aega vähendada. Kui aga saadate töömeilide vahel neli või viis isiklikku meili, saate meilidele pühendatavat aega kindlasti vähendada.
6
Muutke oma harjumusi ja norme. Ükskõik, milline on teie ajajuhtimise probleem, sellele on lahendus. Kui olete otsustanud, kus te aega raiskate või kuidas peaksite oma aega veetma, peate tegema ühiseid jõupingutusi, et muuta oma ajahaldusharjumusi. Kui kulutate liiga palju aega oma maja koristamisele või toiduvalmistamisele, kaaluge majapidamiste palkamist. abi nagu neiu või kokk. Mõne inimese jaoks on nende aeg väärtuslikum kui raha. Võib-olla veedate suure osa oma päevast sihitult Internetis surfates. Saate piirata oma juurdepääsu teatud veebisaitidele või suhtlusvõrgustike kontodele, kui peaksite töötama millegi muu kallal.
7
Tuvastage oma elus segavad tegurid. Suurimad ohud oma aja targale kulutamisele on pidevad segajad. Soovite välja mõelda, mis tüüpi tegevused või isikud kipuvad teie aega raiskama. Olgu selleks sõber, kes lihtsalt ei lõpeta rääkimist, või süüdlaslik nauding, mis teid töölt eemale tõmbab, võite leida viise, kuidas selliseid ajaraiskajaid vältida. Kui kulutate suure osa oma ajast millelegi, mis ei anna soovitud tulemusi sina, see on tõenäoliselt lihtsalt segaja teie elus, mida tuleks vältida. Kontorikeskkonnas töötades näete tõenäoliselt paljusid oma kaastöötajaid segajatena. Kindlasti vältige kella pealt rääkimist või mõttetut jutuvestmist. Siiski pidage meeles, et teie suhtumine kontoris on teie karjääri edendamiseks sama oluline kui ajaplaneerimise oskused, seega ärge olge ebaviisakas.
8
Vältige pikki telefonivestlusi. Kui leiate, et veedate suure osa oma ajast pikkade telefonivestlustega, peate oma telefoniharjumusi kohandama. Tihtipeale saate silmast silma kohtudes saavutada rohkem kui telefoni teel – nii et vältige pikki telefonivestlusi. Paljud telefonivestlused, eriti vestluse alguses või lõpus, sisaldavad üleliigseid ja tarbetuid vestlusi. Inimesed kipuvad telefonikõne ajal fookuse kaotama ja ekslema, nii et olge sellest teadlik. Isiklike koosolekute pidamine annab suurema kohustuse tegeleda ainult tööga seotud küsimustega. Seda seetõttu, et näost näkku kohtumisel ei ole kumbki osapool ümbritsetud segajatest.
9
Ärge surfake veebis liigselt. Paljud inimesed kasutavad Internetti kriitilise vahendina ülesannete täitmiseks, mida nad vajavad. Kuid sama paljud inimesed on süüdi selles, et kalduvad kasutute uudiste artiklite, spordi tipphetkede ja kuulsuste, kassipoegade või kutsikate piltide poole. Olge Internetis olles keskendunud. Saadaval on programmid, mis blokeerivad teatud rakendused, veebisaidid ja domeenid, mis võivad aidata vähendada Internetiga seotud segajaid. Vältige Facebooki, Twitterit ja muid suhtlusvõrgustike saite, kui peaksite keskenduma millelegi muule. Erinevate teemade guugeldamine on samuti ohtlik ajaraiskaja. Võite arvata, et otsite lihtsalt ühe kiire asja ja enne kui arugi saate, olete otsinud Interneti tohututest sügavustest üle 3 tunni.
10
Kasutage silti “Ära sega”. Ilmselt tunnete oma hotellitoa uksele riputatavat silti. See silt võib olla sama tõhus ka kontoris või töökohal. Sellise sildi saate, kui võtate selle järgmises hotellis, kus ööbite, või printida enda oma ja kinnitada see vajadusel oma tööruumi ukse külge. See välistab väikese jutu, mis segab teid töölt. Kui töötate kodus, on oluline eraldi tööruum. Ärge töötage oma maja üldkasutatavates ruumides, kuna teler, telefon või videomängumasin võivad teid hõlpsalt töölt eemale juhtida.
11
Leidke aega vältimatute segajate jaoks. On mõningaid segajaid, mida mõned inimesed lihtsalt ei saa vältida. Mõnikord soovib teie ülemus võtta teie päevast aega sotsiaalseks vestluseks või võib-olla mõni vanem pereliige, kes vajab pidevalt abi lihtsate ülesannete täitmisel. Olgu need vältimatud segajad millised tahes, kui te neid ette planeerite, ei võta need kriitilist aega muudelt projektidelt ja tegevustelt, mis tuleb ära teha.
12
Kirjutage kõik üles. Ärge lootke oma mälule, et saaksite ülesannetega hakkama. Kirjutage kõik, mida peate tegema, ühte kohta ja olge valmis seda loendit sageli kasutama, et saavutada kõik oma eesmärgid. Isegi kui ülesanne tundub tühine või igapäevane, kirjutage see üles. Teie igapäevane planeerija peaks olema täidetud väikeste kommentaaridega, nagu “Helista Steve’ile”, “Otsige kasumimarginaali” või “E-posti ülemusele”. Veenduge, et teil oleks alati kaasas märkmik ja kirjutage ülesanded üles, kui need ilmnevad. Arvate, et mäletate neid hiljem üles kirjutamast, kuid ei pruugi.
13
Kasutage kalendrit. Igapäevase kalendri või planeerija lihtne lisamine organisatsiooni tööriistade komplekti aitab teil aega tõhusalt korraldada. Kirjutage üles iga uus tähtaeg, ülesanne või koosolek, mis teie ajakavasse lisatakse. Võtke igal hommikul aega oma selle päeva kalendri ülevaatamiseks, et teaksite, mis teid ees ootab.
14
Vältige kahekordset pühendumist. Korraldage oma ajakava, vältides enda ülebroneerimist ega pühendumist liiga paljudele projektidele või sündmustele korraga. Kontrollige oma kalendrit, enne kui nõustute millegagi, veendumaks, et vajaminev aeg on vaba. See hoiab teie aja organiseeritud ja hoiab teid kursis oma tavapärase ajakavaga.
15
Jäta segajad vahele. Korraldage oma aega produktiivselt, eemaldades elemendid, mis võivad segada või põhjustada teid kõrvalekaldumist ja ajakavast mahajäämist. Hoidke televisiooni- ja videomängusüsteem eemal õppimis- või arvete tegemise piirkonnast, et saaksite keskenduda ülesannetele, mis tuleb esmalt ära teha, ja salvestada lõbusad asjad hilisemaks.
16
Seadke oma ülesanded tähtsuse järjekorda. Hallake oma aega targalt, planeerides esmalt täita kõige olulisemad või ajatundlikumad ülesanded. Märkige need oma ajakavas spetsiaalse värvilise esiletõstja või väikese kleebise abil. Planeerige esmalt need esmatähtsad ülesanded, et anda endale piisavalt aega nende täitmiseks, ja seejärel tegelege prioriteetsete asjadega vähem ajatundlike asjadega. Olge valmis aeg-ajalt oma prioriteete muutma. Asjad ilmnevad viimasel minutil ja nõuavad teie viivitamatut tähelepanu. Peate oma tegevuse lõpetama ning aeg-ajalt suunama oma energia ja aja sellele viimase hetke eesmärgile. Lihtsalt veenduge, et seda ei juhtuks liiga sageli. Kui avastate end kogu päeva jooksul järjekindlalt oma prioriteete ümber korraldamas, on midagi valesti. Kuigi võib oodata väiksemaid muudatusi oma ajakavas, tähendab järjepidevate kohanduste tegemine tõenäoliselt seda, et te ei sea esiteks õigesti prioriteete.
17
Ole realistlik. Andke endale iga ülesande täitmiseks realistlik aeg. Kui arvate, et millegi valmimiseks kulub pool tundi kuni tund, andke endale terve tund. Kui suhtute realistlikult sellesse, kui kaua miski aega võtab, ei saa te ülekoormust ega ajakavast mahajäämist. Alati on turvalisem eksida ettevaatusega ja anda endale rohkem aega, kui vajate. Kui lõpetate oma ülesande varakult, võite vabalt liikuda järgmise ülesande juurde – mis lõppkokkuvõttes ei tohiks teie tootlikkust mõjutada.
18
Planeerige põhitõed. Ärge unustage lisada oma ajakavasse ajad igapäevaste põhitoimingute jaoks, nagu söömine ja duši all käimine. Need võivad tunduda teisejärgulised, kuid oluline on jätta neile aega muude plaanitud ülesannete hulgas, et te ei jätaks neid vahele ega jätaks teid ajakavast maha.
19
Kasutage meeldetuletussüsteemi. Kasutage lisaks igapäevasele planeerijale lihtsaid meeldetuletusi, mis aitavad meeles pidada olulisi ülesandeid või tähtaegu. Kasutage oma mobiiltelefonis teatud aegadel kleepuvaid märkmeid või hääl- või tekstimärguandeid, et meelde tuletada, et peate midagi tegema või et teil on midagi plaanitud. See varusüsteem aitab hoida teid asju unustamast. Vältige lootmist teistele inimestele, kes teile midagi meelde tuletavad. Nad unustavad selle sama suure tõenäosusega kui teie. Kui miski on äärmiselt oluline, korraldage endale mitu meeldetuletust. Saate kahe silma vahele jätta ühe kleepuva märkme või telefonihoiatuse.
20
Küsi abi. Paluge kelleltki teiselt abi ja delegeerige vajadusel väiksemaid ülesandeid. See tuleb teie ajakavale üldiselt kasuks, kui neelate oma uhkuse alla ja palute kellelgi kiirel nädalaõhtul mõne väikese majapidamisega tegeleda või õhtusöögi eest hoolitseda. Delegeerige kindlasti kohustused kvalifitseeritud inimestele. Sellest, et keegi töö ära teeb, ei piisa. Sa tahad, et nad saaksid oma töö hästi tehtud. Ärge kujundage harjumust oma tööd teistelt pantida. See ei peegelda häid ajaplaneerimise oskusi. See muudab sind lihtsalt laisaks ja motiveerimatuks.
21
Mõõtke oma tootlikkust. Aeg-ajalt on vaja astuda samm tagasi ja analüüsida, mida saavutasite, kui hästi esinesite ja kui palju aega kulus. Nende töö ja elu aspektide kokkuvõte võib aidata teil muuta oma ajakava ja igapäevast töökorraldust, mis annab üllatavalt tõhusaid tulemusi.
22
Premeeri ennast. Liiga raske või sagedane töötamine võib viia läbipõlemiseni, mistõttu on raske keskenduda isegi kõige lihtsamatele ülesannetele. Seega võtke aega, et tähistada aeg-ajalt seda, mida olete saavutanud, ja premeerige end millegagi, mis teile tõeliselt meeldib. Veenduge, et teie puhkeaeg pühendataks iseenda nautimisele. Lülitage oma töötelefon välja ja vältige meilidele vastamist. Kui segate tööd vaba aja veetmisega, siis te tõesti ei premeeri ennast ega väldite läbipõlemist. Kui töötate esmaspäevast reedeni, võtke nädalavahetus vabaks. Kui olete ühe projekti kallal kolm kuud järjest töötanud, võtke pärast seda lühikest puhkust.