Me kõik teame, et töökorraldus on oluline, kuid see on paljude inimeste jaoks pidev võitlus. Uskuge või mitte, organiseeritus ei ole nii hirmutav, kui võib tunduda. Mõned kiired parandused ja mõned käimasolevad lahendused muudavad selle lihtsamaks, kui olete kunagi arvanud.
1
Jälgige oma tegevusi. Veetke paar päeva päevikut või oma igapäevaste tegevuste logisid. See aitab teil täpselt näha, mida te teete, mida te võib-olla isegi ei mõista, ning annab esmase pilgu organisatsiooni ja tootlikkuse puudujääkidele. Seda harjutust tuleks teha ka oma suuremaid eesmärke silmas pidades. Tegevuslogi kaudu näete, millised tegevused võivad aega raisata ja millised tegevused võivad teie eesmärke tegelikult edendada.
2
Määrake oma tootlikkuse ajad. Mõned meist on hommikuinimesed ja mõned tõmbuvad hommikuste ideede peale. Võib-olla tunnete juba ette, mis kellaaegadel olete kõige produktiivsem. Olenemata sellest, kas eelistate õhtut, hommikut, lõunat või vahetult enne või pärast tööpäeva tipptunde, kasutage neid aegu oma tootlikkuse maksimeerimiseks.
3
Seadke oma ülesanded tähtsuse järjekorda. Me kõik teame, et mõned ülesanded on tähtsamad kui teised, kuid me ei sea neid alati vastavalt tähtsuse järjekorda. Nii et töötage välja järjestussüsteem, märgistades või tähistades näiteks olulisi ülesandeid, ning olge aus ja paindlik. Kasutage meeldetuletusi kas digitaalse kalendri või arvuti või laua kleebiste kaudu. Pühendage rohkem aega ja energiat oma loendi prioriteetsetele üksustele. Näideteks on ajatundlikud ülesanded, näiteks asjad, mille tähtaeg on tööpäeva lõpuks või homme. Samuti võite eelistada vastata klientidele, ülemustele või kellelegi teisele, kes arveid maksab. Ja kui te pole kindel ülesande tundlikkuses või tähtsuses, on alati hea küsida.
4
Lõpetage kiired ülesanded kohe. Kõiki ülesandeid ei pea prioriteetseks seadma ja tulevaseks täitmise ajaks planeerima. Mõne ülesande planeerimine või ajastamine võtab peaaegu sama palju aega kui nende täitmine. Kui see on nii ja saate need ülesanded kohe lahendada, tehke seda igal juhul! Kiirete ülesannete kohene lahendamine aitab vältida ka venitamist.
5
Hallake segadust ja töömaterjale. Meie töölauad muutuvad kergesti segamini tornaadokohtadeks, mis ilmselgelt takistab organiseerimist. Mõned inimesed järgivad isegi ainult puhta töölaua poliitikat. Kuigi see pole absoluutselt vajalik, tehke samme oma tööruumi tühjendamiseks.Declutter. Visake oma rämps prügi hulka ja esitage vajalikud materjalid süstemaatiliselt. Koristage segadus igal võimalusel: tööpäeva tuulevaiksel, puhkepausidel või tööülesannete vahel. Koristage enda järel kohe ära. Nii on see teie meelest. Lisaks väldite vältimatut segadust, mis tuleneb sellest, et praegune segadus muutub teie tulevase segaduse osaks. Hoidke vajalikud tarvikud käepärast. Muidugi pole kõik teie ümber segane. Vajalike tööriistade olemasolu säästab teie aega ja kasutab teie väärtuslikku ruumi hästi.
6
Planeerige tegevused ja kohtumised. Mõned inimesed plaanivad ainult koosolekuid, kuid mitte oma ülesannete nimekirjas olevaid tegevusi. Abiks võib olla nii olulisemate ülesannete kui ka kohtumiste ajakava koostamine. Samuti võite oma päevi lahterdada, pidades koosolekuid näiteks ainult teisipäeviti ja neljapäeviti. Jätke ajakavasse ka mõned augud, et enda jaoks loovalt aega veeta või ootamatustega toime tulla. Kasutage korraldajat ja kalendrit. Need võivad olla pliiatsid. -ja paberist korraldajad või need võivad olla tarkvarapõhised kalendrid ja isikliku abistaja rakendused, nagu iCalendar või Google Now.Kategooristage oma tegevusi. Kategooriate määramine või värvide kodeerimine võib anda teile kiire visuaalse meeldetuletuse selle kohta, kus on oluline. Näiteks , võivad kategooriad hõlmata kirjavahetust, projekte, üritusi, koosolekuid, ajurünnakuid ja isegi pause või treeninguid ja jõusaalis viibimise aega. Muutke oma tehnoloogia sujuvamaks. Veebikorraldajad ja meiliplatvormid, nagu Outlook, võivad näiteks kombineerida teie ülesannete loendeid, kalendreid ja See mitte ainult ei suurenda teie tõhusust, vaid aitab sujuvamaks muuta teie mõtlemist. Delegeerige igal võimalusel. Tööpäeva hulluses on lihtne unustada, et te ei pea kõike ise tegema. Delega te abilisele või, kui olete eriti rabatud, paluge kolleegil, et ta teeks teile tööd ja aitaks teid konkreetse ülesandega. Saate need alati hiljem tagasi maksta, kui asjad aeglustuvad.
7
Kontrollige e-posti määratud aegadel. Kõik meist ei pea olema oma postkasti liimitud, kuna paljud sõnumid ei ole tegelikult nii ajatundlikud, kui me arvame. Kui töötate töökohal, mis ei nõua kohest e-posti järelkontrolli, kontrollige oma e-posti määratud aegadel ainult kolm kuni neli korda päevas.
8
Faili meilid. Kasutage kaustu ja lippe oma eeliseks, selle asemel, et lasta kirjadel postkasti kuhjuda. Varadeks võivad olla näiteks Outlooki kaustad ja alamkaustad või Gmaili sildid ja mitu postkasti. Kui olete näiteks ajakirjanik, võivad teie kaustad olla nimed Praegused lood, tulevikulood, vanad lood, intervjuud ja allikad ning esitused ja ideed. Kustutage ja arhiivige. Arhiivige oluline vana kirjavahetus ja kustutage ülejäänud. Ülaltoodud näites on “Vanad lood” ajakirjaniku arhiivi kaust. Kui hakkate vanu e-kirju kustutama, üllatate, kui palju e-kirju väärivad rohkem prügikasti kui kartoteekappi. Mõned inimesed vannuvad ka “postkasti nulli”, mis tähendab, et teie postkastis pole ühtegi lugemata e-kirja (või postkastis pole ühtegi meili, punkt). Lisaks kaustade ja siltide kasutamisele saate postkasti nulli saavutada, kasutades arhiivifunktsiooni, kustutades vanad meilisõnumid seisaku ajal ja e-kirjade segamise rakenduste kasutamine.
9
Kasutage muid suhtlusviise, kui need on tõhusamad. Mõnikord võib kiire telefonikõne teha 10 edasi-tagasi meili töö. Kui jah, siis helista! Kui teate, et meilivahetus väärib arutelu või hõlmab palju edasi-tagasi, on mõnikord parem helistada. Sageli saate rohkem üksikasju telefoni teel, samal ajal kui teie ja vestluse teine osapool väldite pikkade ja aeganõudvate meilide koostamist. Võite isegi kolleegile meili saata ja öelda: “Mul on teile selle kohta palju küsimusi. Võib-olla oleks helistamine lihtsam. Kas ma võin teile helistada 5-ga?â€
10
Piirake katkestusi. Kuigi strateegilised pausid on kasulikud, ei ole tööaja katkestused kasulikud. Katkestused võivad teid aeglustada, töörütmi lõhkuda ja mõttekäigu kaotada. Seega proovige kasutada äraolekusõnumeid ja kõneposti, kui teate, et olete liiga hõivatud. Need tööriistad pole mõeldud ainult siis, kui te füüsiliselt kontoris ei viibi; neid saab kasutada, kui olete lihtsalt liiga rabatud. Paljudel inimestel on ka “avatud uste poliitika”, kuid te ei pea oma ust kogu aeg lahti hoidma. Võite isegi jätta uksele sõbraliku kirja, mis ütleb: “Konverentsikõne on pooleli” või ” Hõivatud. Tulge hiljem tagasi või saatke e-kiri.â€
11
Kasutage pilvi. Pilvandmetöötlust tasub kaaluda, kuna see võib olla odavam, skaleeritav, tõhusam ja hõlpsamini värskendatav. Pilves saadaolev sisu on eriti kasulik, kuna pääsete sellele juurde kõigis oma seadmetes: arvutites, tahvelarvutites, nutitelefonides jne. Pilvesalvestus toimib ka kasuliku esmase või teisese digitaalse varundamise vormina. Pöörduge oma IT-juhi või tarkvarapakkuja poole, sest teil võib juba olla pilves või väikese aastatasu eest saadaval teatud hulk vaba kettaruumi.
12
Kasutage järjehoidjaid võrgus. Kõigil suurematel brauseritel on järjehoidjate lisamise võimalused, kuhu saate kiireks ja lihtsaks juurdepääsuks salvestada ja korrastada oma lemmik- või sagedamini külastatud veebiaadresse. Kasutage neid ära, et te ei unustaks olulisi saite uudiste või valdkonna värskenduste kontrollimiseks.
13
Vältige multitegumtööd. Tundub, et kõik eksperdid nõustuvad sellega. Kuigi see võib teles tunduda kiire või lahe, ei ole multitegumtöö tõhus ja võib tegelikult kahjustada teie organisatsiooni tõhusust. Selle asemel pühendage kogu tähelepanu ühele ülesandele korraga, tegelege sellega ja liikuge loendis järgmise üksuse juurde.
14
Looge enda jaoks ajakava või ajakava. Õnneks ei nõua enamik töid oma päeva kõike minutipealt planeerima. Kuid päeva tipphetkede ning olulisemate ülesannete ja sündmuste põhigraafiku pidamine võib aidata teil ülesandeid täita. Määrake teatud tegevustele ajapiirangud. Mõned toimingud ei nõua seatud ajalimiite, kuid teistel peaksid olema ajaparameetrid, et teie tootlikkust tõsta. Mõelge kogu päeva ülesannetele, mis võtavad rohkem aega kui vaja, ja määrake neile tulevikus ajapiirangud.Eelarve lisaaega muude tegevuste jaoks. Mõned ülesanded, nagu olete kogemusest õppinud, võtavad tavaliselt oodatust rohkem aega, kuid see ei pruugi olla halb. Seda tüüpi tegevuste ja näiteks eriti oluliste sündmuste ja koosolekute jaoks eelarve enne ja pärast lisaaega.
15
Kasutage taimerirakendust, stopperit või äratuskella. Need võivad olla tõhusad tööriistad, kui neid kasutatakse mõõdukalt. Mõnele inimesele meeldib seada äratus 10, 15 või 30 minutit ette, et anda neile enne tegevust ette hoiatus või puhveraeg. Samuti saate määrata meeldetuletusmärguandeid.
16
Vältige tegevuste edasilükkamist. Küsige endalt, kas edasilükkamine on tingimata vajalik või on see tung vaid näide edasilükkamisest. Kui tunnete viimast, ärge lükake jõudu edasi! Juhtudel, kui tegevuse või selle osa edasilükkamine on aga vältimatu, märkige kindlasti üles, kus pooleli jäite, ja tehke konkreetsete plaanidega ajakava. Teise võimalusena võite koostada situatsiooniplaani. Näiteks kui peate isikliku koosoleku tühistama, võite selle asemel pidada konverentskõne või veebikonverentsi.
17
Tehke pause. Vaimne seisak on meie tootlikkuse jaoks oluline ja vaimu jaoks tervislik. Me jääme vahel oma töösse nii kinni, et ei peatu selleks, et teha nii vajalikke pause. Pauside tegemine annab meile vajalikku puhkust, mis tõstab meie tootlikkust, kuid annab ka võimaluse astuda samm tagasi ja küsida, kas see, mida oleme teinud, on meie aja kõige tõhusam kasutamine või mitte.
18
Maga paremini. Kui te ei maga korralikult, võite järgmisel päeval tunda end uimasena, väsinuna või loiduna, mis võib kahjustada teie ajakava ja töö efektiivsust. Eesmärk on seitse kuni kaheksa tundi katkematut und öösel.
19
Ärge võrrelge end töökaaslastega. Enamik meie töökaaslaste töökohti on meie omast erinevad ja igaühel on erinevad töökorraldusmeetodid, mis nende jaoks sobivad. Meetod, mis on mõttekas ja kolleegi jaoks tõhus, ei pruugi olla teie jaoks parim meetod ja vastupidi.
20
Nõustuge, et organisatsioon on pidev protsess. Ärge oodake, et olete täiuslik. Korraldamine on pidev ja nõuab pidevat tähelepanu. Te ei ole iga päev optimaalselt organiseeritud, kuid väike organiseerimine aitab teie tõhusust oluliselt suurendada.