Tõenäoliselt olete kuulnud, et olete töökeskkonnas enesekindel, kuid oma ülemusega rääkimine nõuab sageli pisut taktitundelisemat suhtumist, eriti kui see, mida te ütlete, pole tegelikult “hea uudis”. Rahvusvahelises poliitikas orienteeruvad diplomaadid kahe riigi keerulistes ja kohati pingelistes suhetes viisakalt ja peenelt. Siin oleme koostanud mõned näpunäited, mida saate kasutada selle diplomaatilise olemuse suunamiseks oma suhtlemisse ülemusega, et saaksite asjad tehtud ilma sulgi sassimata.
1
Teie ümbrus mõjutab seda, kuidas teie ülemus teie sõnumi vastu võtab. Õige aja ja koha leidmine, et öelda, mida soovite öelda, on diplomaatilise olemise oluline osa. Valige seade, milles tunnete end mugavalt, olete hõlpsasti kuulda ja teid häiritakse vähem. Andke kriitilist tagasisidet privaatselt, mitte avalikult või töökaaslaste ees. Näiteks võite kutsuda oma ülemuse kontorist välja kohvi jooma ja seejärel seal oma muret väljendada. Kui teie ülemus on eriti hõivatud, on hea mõte küsi neilt, millal oleks õige aeg vestelda. Hoidke seda juhuslikult! Öelge lihtsalt midagi sellist: “Ma tahaksin teiega 5 minutit vestelda. Millal oleks kõige parem?”
2
Rääkige oma ülemusele millestki, mis tal väga hästi läheb. See ei tähenda mitte ülemusele enne kriitikat andmist, vaid pigem tasakaalustatud pildi andmist. Alustades sellest, mis läheb õigesti, aitab see ka tooni anda ja suunab teid konstruktiivsele teele. Näiteks võite öelda: “Tahaksin võtta hetke, et tänada teid uue aruandlussüsteemi juurutamise eest. Asjad lähevad palju rohkem sujuvalt põrandal ja meie tootlikkus on tõusnud.”Kommentaar peaks olema võimalikult palju seotud teie vestluse fookusega. Näiteks kui kavatsete arutada probleeme, mis teil hiljuti palgatud töötajaga on, võite alustada sellest, et mainite asju, millega sellel inimesel hästi läheb.
3
Rääkige “mina”-lausetes, et oma mõtteid selgelt väljendada. Esitage oma mõtteid või ideid teile kuuluvatena, ilma neid oma ülemusele või kellelegi teisele projitseerimata. Kui kujundate oma avalduses sõnaga “teie”, võib see panna teie ülemuse end rünnatuna tundma ja see on vaevalt diplomaatiline! Näiteks võite öelda: “Ma olen mures, et John ei kohane oma uue rolliga.” See on palju vähem vastandlik kui ütlemine: “Sa poleks tohtinud Johni edutada.” Kasutage “mina”-lauseid, kui vastate ka oma ülemusele. Näiteks selle asemel, et öelda “te eksite”, öelge “Ma ei nõustu”. See on enesekindel, diplomaatiline suhtlus, mis jätab ruumi aruteluks.
4
Selgitage kõike, mida olete juba teinud, ja pakkuge paar muud võimalust. Tõenäoliselt on teie ülemus vähem mures olemasoleva probleemi pärast ja rohkem mures selle pärast, kuidas seda lahendada nii, et see ei korduks. Andke oma ülemusele teada, et olete sellele mõelnud, enne kui sellele tähelepanu juhtisite, ja omage ideid. Kui teil on rohkem kui üks võimalik lahendus, esitage nende plussid ja miinused. Seejärel andke oma ülemusele teada, mida soovitate. Samal ajal soovite ka kinnitada, et olete avatud muudele võimalustele ja nõustute lõpuks sellega, mida teie ülemus otsustab.
5
Toetuge oma argumendid teie ja teie ülemuse ühistesse eesmärkidesse. See aitab teie ülemusel näha, et hoolitsete ettevõtte parimate huvide, mitte oma isekate soovide või huvide eest. Öelge, kuidas teie ideest ettevõttele kasu on, ja kinnitage seda järeldust kindlate andmetega. Näiteks võite öelda: “TPS-i aruannete kaotamine suurendaks tootlikkust 25%, mis võib suurendada müüki kuni 50% võrra.” tunnistama ka selgesõnaliselt seda ühisosa. Näiteks võite öelda: “Ma tean, et me mõlemad tahame selle osakonna tootlikkust tõsta. Hea viis selleks oleks mõnede nende aruannete kõrvaldamine, mida keegi tegelikult ei kasuta.”
6
Lisage sõnad, nagu “suudab” ja “veel”, andmaks märku, et töötate endiselt kõvasti. See tehnika töötab eriti hästi, kui olete ülesande või projektiga tõrjutud. Mingil kujul “võimeka” kasutamine tähendab, et oleksite seda teinud, kui midagi, mis pole teie kontrolli all, ei sekkuks. “Veel” lisamine annab teie ülemusele teada, et see saab varsti lõpule. Näiteks võite öelda: “Ma kardan, et ma ei ole veel suutnud Dunder Mifflini kontot sulgeda. Mul võib kuluda veel paar päeva pakkimiseks. see üles.”Progressiivses minevikuvormis tegusõnad näitavad, et te töötate endiselt, mis on positiivsem kui lihtminevik. Näiteks “Ma ei ole seda projekti veel lõpetanud”, mitte “Ma ei lõpetanud seda projekti”.
7
Tegusõnad nagu “võiks”, “peaks”, “oleks” ja “võiks” pehmendavad nõudlust. Sa tahad, et su ülemus teeks sinu heaks midagi, aga sa ei saa lihtsalt nõuda, et nad seda lõpuks teeksid, nad on ikkagi sinu ülemus. Lisage abistav tegusõna, mis näitab, et see, mida te küsite, on pigem võimalus või soovitus, mitte nõue. Näiteks võite öelda: “Aitaks, kui teil oleks veidi rohkem aega selle projekti lõpetamiseks” või “Ma võiksin kasutada natuke rohkem aega selle projekti lõpuleviimiseks. Abiks võib olla ka see, kui keegi teine aitab mind lõplike numbrite tegemisel.”
8
Lisage vabandus või märk, et muuta oma avaldus vähem karmiks. Kuigi ärisuhtluses on vahetu olemine tavaliselt oluline, võib väike viisakus olla ülemusega rääkides palju abiks. Kasutage seda, et näidata empaatiat oma ülemuse positsiooni suhtes. Näiteks võite öelda: “Mul on nii kahju, et ma ei saa koosolekul osaleda. Kas ma saaksin kellegi teise asemele minna?”Ära ole karda lisada avaldust, mis tunnustab ka ülemuse tööd. Näiteks võite öelda: “Ma tean, et olete selle esitlusega palju tööd teinud. Mul on väga kahju, et ma pole veel suutnud neid numbreid koostada. Kas oleks okei, kui ma need teile edastaks reedel?”
9
Kuulake aktiivselt ja saage vajadusel selgitusi. Üks osa diplomaatilisest olemisest seisneb selles, et olete mõlemad samal lainel. Ülemusele küsimuste esitamine näitab, et kuulate neid ja proovite neid mõista. See näitab ka, et olete huvitatud nende vaatenurgast ja hindate seda, mida neil on öelda. Näiteks võite öelda: “Vabandust, aga miks on tegevjuht Stantoni kontori pärast nii mures? Arvasin, et kõik seal on alla jäänud. kontrolli.”Kui teil pole küsimusi, võite korrata ka midagi, mida teie ülemus ütles oma sõnadega. See aitab teil veenduda, et olete neist õigesti aru saanud. Näiteks võite öelda: “Kas ma kuulen teid õigesti? Arvate, et Averyl läheks paremini, kui viiksite nad minu osakonnast välja müüki?”
10
Jääge faktide juurde ja hoidke arutelu professionaalsena. Arutage oma muresid rahulikult ja vältige pettumuse tõttu oma ülemuse kallal kihutamist. Säilitage külm pea ja otsige oma probleemile lahendusi, selle asemel, et probleemi enda peale hakata. Tööl võib olla raske mitte võtta asju isiklikult, eriti kui teil on kaebus! Pidage meeles, et teie ja teie ülemuse eesmärgid on ettevõtte edu saavutamiseks samad.
11
Istuge või seiske sirgelt, õlad tahapoole ja looge silmside. See kehakeel annab teie ülemusele teada, et olete enesekindel ja neile avatud. Vältige käte ja jalgade ristamist, mis muudab teid suletuks. Hoidke positiivne või neutraalne näoilme. Vihane või pettunud näoilme võib muuta teie sõnumi palju negatiivsemaks, kui kavatsete. Kui teil on raske kehakeelega, harjutage peegli ees või kutsuge sõber appi. Mõne aja pärast muutub see teiseks olemuseks.
12
Looge silmside ja esitage täpsustavaid küsimusi, et näidata, et kuulate. Diplomaatiline olemine ei tähenda ainult seda, mida te ütlete, vaid sama oluline on pöörata tähelepanu sellele, mida teie ülemus vastuseks ütleb. Kummarduge kõne ajal pisut ettepoole, peegeldades võib-olla nende kehakeelt või näoilmeid. Enne kui midagi vastuseks ütlete, tehke nende öeldu lühidalt oma sõnadega kokku. See tagab neile mitte ainult selle, et te kuulasite, vaid ka selle, et saate aru, mida nad ütlesid. Ja kui juhtusite valesti aru saama, olete andnud neile võimaluse seda parandada.
13
Muutke negatiivsed avaldused viisideks, mida saate parandada. Kui teie ülemus annab teile negatiivset tagasisidet, võib olla liiga lihtne ennast üles lüüa. Hingake vajadusel paar korda sügavalt sisse ja tuletage endale meelde, et kogu tagasiside eesmärk on aidata teil oma tööd paremini teha. Teie ülemus ei annaks teile üldse tagasisidet, kui nad ei usuks, et saaksite end paremaks muuta. Näiteks kui teie ülemus mainib teie aruandes vigu, võite selle ümber sõnastada järgmiselt: “Ma pean oma aruannetele enne täiendavat redigeerimist andma Ma esitan need.” Samuti võib abi olla, kui küsite oma ülemuselt, mida te välja mõtlesite. Näiteks võite öelda: “Kas oleks abi, kui ma muudaks oma aruandeid enne nende esitamist veel ühe korra?” Nad võivad anda teile ka muid ideid, mida saate kasutada nende tõstatatud probleemi lahendamiseks. Püüdke mõista põhjuseid, miks teie ülemus tegi oma kommentaarid. Esitage küsimusi, kui te pole kindel! On oluline, et mõistaksite nende ootusi, et saaksite neid oma võimaluste piires täita.