Taotlusele ei ütlemine võib olla keeruline, eriti kui taotluse esitaja on teie ülemus. Isegi kui annad endast parima, et teha kõike, mida ülemus palub, on aegu, mil sa ei saa ja pead ära ütlema. Mõelge oma põhjused läbi ja omage selget pilti sellest, mida soovite öelda, enne kui oma ülemusele pöördute. Otsese “ei” ütlemise asemel otsige esmalt positiivseid alternatiive, mida soovitada.
1
Kirjutage üles põhjuste loend, miks te ei saa taotlust täita. Kui teie ülemus on palunud teil teha lisatööd või täita ülesanne, mille jaoks teil pole aega või mis on väljaspool teie ametijuhendit, võib olla kasulik kirjutada üles nimekiri põhjustest, miks peate ei ütlema. ülesande juurde. Mõelge probleemile rahulikult ja ratsionaalselt läbi ja korraldage need märkmed. Need aitavad teil oma ülemusele vastust ette valmistada.Võivad olla lihtsad põhjused, miks te ei saa ülesannet täita, näiteks lapsehoolduskohustused või broneeritud puhkuseaeg. Kui te pole kindel, kas ülesanne sobib teile, kontrollige seda oma ametijuhendist. .Kui teil on juba suur töökoormus ja te ei saa enam võtta, peate hoolikalt mõtlema, kuidas sellele läheneda.
2
Analüüsige oma tööprioriteete. Kui probleemiks on teie töögraafik ja te lihtsalt ei usu, et suudate täiendavaid ülesandeid enda peale võtta, võtke aega oma prioriteetide täielikuks analüüsimiseks. Võrrelge uut ülesannet teistega ja hinnake, kas saate oma olemasolevat tööd muuta. Ainuüksi “mul pole aega” ütlemine võib viia selleni, et teie ülemus seab teie tõhususe ja tõhususe kahtluse alla, nii et kui probleem on aeg, peate näitama, et suudate ülesandeid tähtsuse järjekorda seada ja need õigeaegselt täita. Koostage loend oma ülesanded ja järjesta need prioriteedi ja tähtaja järgi.Jätke visandage, kui kaua igaüks tõenäoliselt aega võtab, ja tehke kindlaks, kas on võimalik, et saate ka uue ülesande lõpule viia. Koostage puhas ja selge dokument, mida saate kasutada, kui rääkige oma ülemusega. See on viis “näidata” oma ülemusele, et te ei saa teha seda, mida nad küsivad, selle asemel, et “rääkida”.
3
Pane end oma ülemuse kingadesse. Enne ülemuse poole pöördumist on oluline, et võtaksite aega, et asuda tema olukorda ning mõista teda ja ettevõtte prioriteete. Tema motivatsiooni mõistmine aitab teil oma vastust paremini sõnastada. Kui te teatud ülesande täitmata jätmisel läheb ettevõttele tõenäoliselt märkimisväärset tulu maksma, on teil vaja väga veenvat argumenti ja alternatiivi, mis tähendab, et ettevõte ei kaota seda tulu. Kui soovite koosolekut muuta ainult eelneva kohustuse tõttu, mõelge, kuidas see ajakava muutmine teie ülemust mõjutab. Kui võtate aega tema olukorda seadmiseks, siis saate ennetada, kuidas ta teile reageerib.
4
Mõelge, millist keelt kasutada. On ülioluline, et saaksite õige tooni ja keele, et öelda ei ilma ütlemata. Pidage meeles, et on oluline kasutada alati neutraalset keelt ja vältida olukorra isikupärastamist. See tähendab, et ära räägi endast või oma ülemusest või suhetest, olgu see hea või halb. Viidake alati ettevõttele ja sellele, kuidas jõuda ettevõtte jaoks parima tulemuseni. Öelge midagi neutraalset ja objektiivset, näiteks: “Kui ma peaksin selle ülesande täitma, poleks mul aega põhiaruannet sel nädalal lõpetada”. Vältige subjektiivset ja isiklikud vastused. Ärge öelge: “Ma ei saa seda teha, see on minu jaoks liiga palju”.
5
Leia oma ülemusele sobiv aeg. Enne kui lähete oma ülemusega rääkima, peaksite määrama talle sobiva aja. Kindlasti ei taha te teda tabada stressirohkel või kiirel hetkel. Tõenäoliselt on teil tema tööharjumustest hea ettekujutus, kuid võimalusel vaadake oma arvutist tema päevikut. Olenevalt teie kontori kultuurist ja töötavadest peaksite küsima, kas tal on mõni minut aega, kui soovite midagi arutada. Kui teie tööolukord võimaldab teil oma ülemusega hetke kahekesi olla, pidage vestlust eraviisiliselt. pidage meeles tema tööpäeva survet ja tööstiili. Kui ta on hommikuinimene, proovige temaga enne lõunasööki rääkida. Kui teate, et ta on alati esimene, kes saabub, võite tulla ühel hommikul vara, et teda tabada, enne kui teised jõuavad.
6
Olge lühidalt. Kui räägite oma ülemusega, on oluline, et jõuaksite kiiresti asjani ja ei hakkaks probleemist mööda hiilima. Peate veenduma, et ütlete täpselt seda, mida mõtlete selgelt ja lühidalt. Ärge kulutage liiga kaua selle ümber tantsides, sest teie ülemus arvab, et raiskate tema aega ja kaotab teie vastu kaastunde. Vältige “jah, aga…” ütlemist, sest teie ülemus võib siin lihtsalt “jah” öelda ja arvata, et teie saaksite selle ülesandega hakkama, kui oleksite organiseeritum.Negatiivsete sõnade (nt “aga”) asemel proovige kasutada positiivsemaid sõnu.Näiteks selle asemel, et öelda “Ma tean, et palusite mul seda aruannet koostada, kuid mul on liiga palju muud tööd”, proovige midagi sellist nagu “Mul on idee, kuidas selle projekti töökoormust ümber korraldada”.
7
Selgitage ennast. On ülioluline, et selgitaksite oma arutluskäiku selgelt ja tõhusalt. Kui te ei suuda esitada kindlaid argumente, ei saa teie ülemus tõenäoliselt aru, miks te ei saa ülesannet täita. Näiteks kui teil on palutud teha midagi, mis jääb teie ametijuhendist selgelt välja, peaksite selle selgeks tegema ja olema valmis vajadusel oma ametijuhendile viitama. Ärge kõndige ametijuhendiga vehkides, vaid olge valmis sellele viitama. Kui probleem on ajas, on teil vaja käegakatsutavaid ja vaieldamatuid põhjuseid, miks te ei saa määratud ülesannet täita. Vaadake ka muid töid, mida teete sellel on prioriteet. Öelge midagi sellist: “Mul on järgmisel nädalal kevadraporti tähtaeg, nii et see teine ülesanne võtaks mind sellest eemale”. Proovige rõhutada, kuidas teie ülemus toob ülesande ümber kellelegi teisele, tuues tööd esile temale ja ettevõttele. te teete seda, mis on tähtsam. Selgitage end kindlalt ja otse, kuid mitte kunagi vastandlikul või emotsionaalsel viisil.
8
Ärge jätke seda liiga kauaks. Kui teate kiiresti, et te ei saa teatud ülesannet täita või see on teie jaoks sobimatu, ärge oodake kaua, enne kui plaanite oma ülemusega vestluse ajastada. Kui jätate selle pooleli, raskendab see ainult töö ümberkorraldamist ja selle siiski õigeaegset teostamist. Kui ootate viimase hetkeni, võib tähtajast kinnipidamine olla peaaegu võimatu. See ei armasta sind oma ülemusele.
9
Soovitage oma prioriteedid ümber korraldada. Kui te oma ülemusega räägite, on oluline, et te ei ütleks “ei”, kui saate seda vältida. Pigem proovige leida viis, kuidas pakkuda positiivset alternatiivi, mis tähendab, et te ei tee seda ülesannet, mida tunnete, et te ei suuda seda täita. Üks hea viis selleks on soovitada, et ülemus aitaks sul prioriteedid ümber korraldada. Seda tehes näitate oma ülemusele, et soovite olla võimalikult produktiivne, kuid teete ka selgeks, et teie töökoormus praegusel kujul ei ole jätkusuutlik. Pange kirja oma silmapaistev töö ja selle kestus. viib teid iga ülesande täitmisse, et tõestada, et olete sellele põhjalikult mõelnud. Küsib oma ülemuselt: “Kas saate aidata mul prioriteedid ümber korraldada?” näitab, et soovite neid oma töö juhtimisesse kaasata. See näitab, et austate tema arvamust ja otsite juhiseid selle kohta, kuidas tõhusamalt töötada.
10
Soovitage kolleegi. Teine viis positiivse alternatiivi soovitamiseks, mitte lihtsalt ei ütlemise asemel, on soovitada kolleegi, kes võiks lisatöö teha. Seda tehes näitate, et olete ülesande läbi mõelnud ja kes sellele kõige paremini sobib. Teie ülemusele avaldab muljet see, et olete mõelnud temale ja ettevõtte vajadusele töö ära teha, mitte ainult enda muret ületöötamise pärast. Näidates, et teil on hea otsustusvõime ja olete ettevõtte vajadused esikohale seadnud, muudab ta tõenäolisemaks, et usaldab teie otsustusvõimet edaspidi kergemini. Samuti näitate, et mõistate kogu kontoris toimuvat ja olete huvitatud oma kolleegide arengust.
11
Pakkuge välja uus töökorraldus. Kui teile antakse lepinguliste tundide jooksul liiga palju tööd teha, võib see olla võimalus pöörduda oma ülemusega uue töökorralduse kokkuleppimiseks. Näiteks kui teil on pikk pendelränne, mis sööb teie tootlikkust, võite soovitada töötada üks päev nädalas kodus, mis vähendab teie pendelrände aega. Kui arvate, et paindlikum töömuster võimaldaks teil kohaneda erinevate nõudmistega tööl ärge kartke seda esile tõsta. Mõelge alati oma töökoha kultuurile ja sellele, kas paindlikum töötamine on teostatav. Enne ettepaneku tegemist mõelge selgelt läbi. Ärge astuge sisse ideega, mida te pole veel täielikult realiseerinud.