Pole kunagi lihtne öelda kvalifitseeritud kandidaadile, et otsustasite palgata mõnele teisele inimesele. Kui neid intervjueeriti, on kõige parem rääkida neile uudistest telefoni teel. Kui isik ei küsitlenud, teavitage teda, et teda meili teel tööle ei võeta. Parim strateegia, olenemata sellest, kas räägite telefonis või suhtlete e-posti teel, on olla oma otsuse suhtes viisakas, kuid otsekohene ja asjakohane.
1
Helista kandidaadile telefoni teel. Kuigi meili saatmine võib tunduda teile mugavam, kuna see välistab igasuguse ebamugava vestluse, on viisakam ja professionaalsem kandidaadiga telefoni teel rääkida. Tehke seda iga kandidaadi puhul, kes tulid näost näkku vestlusele. Helistage tavalisel tööajal, et inimene ei sööks helistamise ajal õhtust.
2
Ärge vestelge ega vestelge. Plaanige hoida vestlus lühike, ideaaljuhul alla 5 minuti. Enda tuvastamine ja otse asja juurde jõudmine näitab ka inimesele, kellega räägite, et austate tema aega ega taha teda hoida. Ärge uurige inimese isikliku elu kohta, tehke nalja ega küsige ilma kohta. Näiteks oleks kohatu öelda: “Tere, Ben? See on Susan vitamiinimaailmast. Tore teid selles intervjuus näha! Tahtsin teilt küsida, milline ilm on teie asukohas? Kuuldavasti on olnud paar tornaadohoiatust ; keegi neist suundus teie teele?â€
3
Selgitage, et ettevõte laiendas pakkumist teisele kandidaadile. Väljendage viisakalt, et teil oli hea meel kandidaadiga tema vestluse ajal kohtuda ja et olete tõsiselt kaalunud teda sellele ametikohale, kuid otsustasite selle asemel teha pakkumise kellelegi teisele. Kõige parem on see ära hoida, nii et tehke see avaldus kohe pärast seda, kui olete mõlemad öelnud “tere”. Öelge midagi sellist: “Tere, Ruth, see on Mike Fritz AAA Tech Services’ist. Tänan teid veel kord, et tulite eelmisel nädalal sellele intervjuule; meile kõigile meeldis teiega kohtumine ja teie CV oli muljetavaldav. Tahtsin teile siiski teada anda, et oleme otsustanud laiendada tööpakkumist mõnele teisele isikule.â€
4
Nimetage paar konkreetset tugevat külge, mis palgatud kandidaadil olid. Paljud tagasilükatud kandidaadid tahavad tõesti teada, miks palgatud kandidaadil õnnestus see töö saada ja neil mitte. Kuigi oleks ebapraktiline pakkuda oma CV ja intervjuu tulemuslikkuse kohta punkt-punktilist jaotust, on asjakohane mainida paari eelist, mis palgatud kandidaadil oli inimese ees, kellega räägite. Näiteks öelge midagi sellist: “Kuigi hindasime teie aastatepikkust kogemust, oli meie valitud kandidaadil magistrikraad ja see haridustase on meie jaoks väga oluline.” Või: “Isik, kelle valisime palgata, on töötanud täpselt sellel ametikohal ettevõttes. erinev ettevõte, nii et teadsime, et nad teevad sujuva ülemineku.â€
5
Selgitage, et kandideerisid paljud teised kvalifitseeritud isikud. Kvalifitseeritud töökoha kandidaadid võivad tunda, et neid on petetud, kui neile tööst keeldutakse, või justkui oleks nad isiklikult kuidagi läbi kukkunud. Sellistel juhtudel võib see aidata kandidaadile meelde tuletada, et ta võistles paljude teiste kvalifitseeritud isikutega. Öelge midagi sellist: “Kuigi olite sellele ametikohale tugev kandidaat, oli meil selle töökoha jaoks kõva konkurss. Mul on kahju, et te ei võitnud seda konkurssi.â€
6
Kutsuge neid sotsiaalmeedias ettevõttega ühendust võtma. See vestlus võib inimese jaoks, kellega räägite, olla keeruline. Nii et kergendage vestlust, kutsudes neid ettevõttega veebis professionaalselt ühendust võtma. See näitab ka, et pole raskeid tundeid. Seega öelge midagi sellist: “Peaksime teid hea meelega meeles juhuks, kui meie organisatsioonis avaneb tulevikus mõni ametikoht. Kas saate saata personaliosakonnale LinkedIni kutse? â€Või öelge: “Soovime teid kursis hoida; ettevõttel on tulemas palju põnevaid programme. Vaadake meid Facebookis ja Twitteris, et näha, millega me järgmisena tegeleme!â€
7
Lülitage välja, kui kandidaat soovib oma seisukohta vaielda. Mõnel juhul võivad kandidaadid öelda: “Andke mulle teine intervjuu ja ma mõtlen ümber!” või: “See on viga; Ma tean, et olin parim kandidaat. Kui see juhtub, ärge laskuge punkt-punktis arutellu selle üle, mida kandidaat oleks võinud intervjuul paremini teha ega oma CV tugevaid ja nõrku külgi. , öelge midagi sellist: “Kuigi me palkame kellegi teise, ärge tundke, et oleksite midagi valesti teinud. Olen kindel, et leiate varsti teile sobiva töö.â€
8
Julgustage tugevaid kandidaate tulevikus uuesti kandideerima. See, et kandidaat ei sobinud ühele töökohale kõige paremini, ei tähenda, et talle tulevikus teie ettevõttes kohta poleks. Et vältida juba loodud suhte raiskamist, selgitage headele kandidaatidele, et kuigi nad ei sobinud sellele töökohale kõige paremini, soovite, et nad suhtleksid. Selgitage, et tulevikus võib neil olla parem töövõimalus. Seega öelge midagi sellist: “Ärge kartke kandideerida, kui meie ettevõte postitab tulevikus uue töökoha! Teid peaaegu valiti sellele ametikohale ja peaksite kindlasti kandideerima siin uuesti tööle.â€Kui nad olid eriti tugev kandidaat ja arvate, et nad saaksid mujal ettevõttes hästi hakkama, pakkuge neile selle osakonnaga ühendust. See on kõigile kasulik.
9
Saatke inimesele e-kiri niipea, kui olete palganud teise kandidaadi. Kui olete (või personaliosakond või värbamisjuht) valinud kandidaadi vabale töökohale, saatke niipea kui võimalik kandidaatidele, kes ei ole intervjueeritud. See hoiab kandidaatidel valed lootused ja võimaldab neil hakata otsima teist tööd. Ideaalis saatke tagasilükkamise e-kiri järgmisel tööpäeval pärast värbamisotsuse tegemist.
10
Koostage meilikiri, mis ei ole pikem kui 3–4 lauset. Kuna kandidaat ei tulnud kunagi näost näkku vestlusele, võib sõnum olla üsna lühike. Ava kandidaadi täisnimega. Seejärel kirjutage midagi sellist: “Täname teid kandideerimast ABC Advertisingi loovjuhi ametikohale. Kuigi teie CV avaldas meile muljet, pakkusime lõpuks sellele ametikohale teist kandidaati. Soovime teile karjääris palju õnne. â€Allkirjastage oma nimi meili allosas ja saatke see, kui olete vigu kontrollinud.
11
Ärge vabandage meili teel kandidaadi palkamata jätmise pärast. Taotlejate jaoks võib olla raske teada saada, et nende töötaotlus on tagasi lükatud. Professionaalsuse huvides ärge siiski vabandage ega käituge nii, nagu te ei nõustu ettevõtte värbamisotsusega. Ärge kunagi andke teada, kui üksikisiku palkamise osas on eriarvamusi. Näiteks ärge kirjutage: “Kuigi ma oleksin tahtnud teid palgata, oli meie värbamisjuhil teisi ideid.â€
12
Pakkuge lühike vastus, kui kandidaat vastab küsimustega. Kui isik vastab teie meilile ja soovib teada, millised tugevad küljed olid palgatud kandidaadil, kuid mitte, vastake veel ühe 3–4-lauselise meiliga. Muutke oma meilisõnumid kokkuvõtlikuks ja objektiivseks, et te ei sekkuks edasi-tagasi meilivahetusesse. Näiteks kirjutage midagi sellist: “Kuigi meie arvates oli teie CV veetlev, taandus see tööajaloo probleemile. Teil oli mitu mitmeaastast lünka teie tööajaloos, mis sundisid meid palkama teist inimest.â€