Mittetulundusühingu põhikiri sätestab reeglid, mis reguleerivad organisatsiooni tegevust. Need sisaldavad koosolekute pidamise, direktorite valimise, ametnike ametisse nimetamise ja muude oluliste formaalsuste eest hoolitsemise eeskirju ja protseduure. Kuna mittetulundusühing areneb ja muutub, tuleks selle põhikirja perioodiliselt üle vaadata ja nendele muudatustele reageerimiseks muuta. Näiteks võib kasvav mittetulundusühing soovida oma juhatuse suurust laiendada või mõne oma liikmete ülesandeid ümber määratleda. Kui mittetulundusühing ei suuda näidata, et tema tegevus vastab tema põhikirja nõuetele, on see haavatav oma liikmete, audiitorite või müüjate kohtuasjade suhtes.
1
Saate aru oma osariigi mittetulundusühingute seadustest. Mittetulundusühingut reguleerib selle osariigi põhikiri, kus see asutati. Enne põhikirja või olemasoleva põhimääruse muudatuse koostamist on oluline vaadata üle oma osariigi mittetulundusühingu põhikiri, et mõista selle vaikesätteid ja tavasid, mida see keelab. Kinnitage, et muudatus, mida soovite teha, pole osariigi seadustega keelatud. Kui jah, siis muudatusel ei ole mõju ja kõik selle alusel tehtud toimingud on tühised. Näiteks Washingtoni osariigi mittetulundusseadus sätestab: “mingil juhul ei tohi kvoorumi moodustada vähem kui üks kolmandik nii määratud või märgitud direktorite arvust.” See tähendab, et Washingtoni osariigi mis tahes põhimäärus, mis lubab kvoorumit alla ühe kolmandiku ei kehtiks. Vaadake oma mittetulundusühinguseaduse vaikesätteid, nagu direktorite nõukogu hääletamiseks vajalik minimaalne häälte arv. Kui soovite neid tühistada, muutke oma põhikirja, et need kajastaksid see muudatus. Hääletamise kavandamisel, et tagada oma muudatuse heakskiit, vaadake üle, kuidas liikmetel (kui on hääleõiguslikke liikmeid) ja direktoritel on osariigi seaduste kohaselt lubatud kohtuda ja hääletada. Paljud osariigi mittetulundusühingute seadused ei luba direktoritel hääletada volikirja alusel. Selle asemel peab direktor koosolekul osalema isiklikult või telefoni teel, et ta loetaks kvoorumi ja hääletamise seisukohalt koosolekul kohalolijaks.
2
Veenduge, et teie pakutud muudatus oleks kooskõlas muude regulatiivsete dokumentidega. Lisaks sellele, et teie kavandatud põhikiri vastab teie osariigi mittetulundusühingu põhikirjale, peaksite kontrollima ka selle vastavust mittetulundusühingu põhikirjale ja vajaduse korral muudele asjakohastele põhikirjadele. Kui teie organisatsiooni juhib või litsentsib riigiasutus. , näiteks Haridusministeerium või Pangandusministeerium, vaadake üle nende valdkondade osariigi seadused, et leida täiendavaid kohustuslikke põhimääruse sätteid. Näiteks kui soovite muuta koduomanike ühingu põhikirja, peate viitama nii oma osariigi mittetulundusühingu põhikirjale kui ka selle koduomanike ühisuse seadus. Kui koduomanike ühisuse seadus täpsustab, et juhatuse koosolekud peavad olema liikmetele avatud, peavad teie põhikirjad võimaldama liikmetel juhatuse koosolekutel osaleda, isegi kui teie riiklik mittetulunduslik põhikiri seda ei nõua.
3
Ärge toetuge teiste organisatsioonide põhikirjades leiduvale keelele. Vältige oma kavandatava põhimääruse sõnastust teiste organisatsioonide põhikirjade hulgast. Teise organisatsiooni põhikirjad võivad:ei olla kooskõlas teie osariigi seadustega.ei sisalda olulisi sätteid, mis kehtivate seaduste alusel teie organisatsioonile vaikimisi kehtivad.Ei ole kohandatud teie organisatsiooni vajadustele vastavaks.
4
Käsitlege kõiki ettenähtavaid stsenaariume. Mõelge kõikidele võimalikele stsenaariumidele, mis teie kavandatava muudatusega seoses tekkida võivad, ja käsitlege neid põhimääruse keeles. Näiteks kui teie muudatusettepanek kirjeldab juhatuse liikme tagasikutsumise protsessi, peate lisama ka sätte ametikoha täitmiseks tema tagasikutsumisel.
5
Laske advokaadil muudatus üle vaadata. Kui teil on kavandatava muudatuse suhtes kahtlusi või plaanite muuta põhimäärust viisil, mis muudab neid oluliselt, paluge mittetulundusõigusele spetsialiseerunud juristil kõik teie muudatuste eelnõud üle vaadata. Advokaat suudab märgata ettepanekuga seotud vastuolusid ja võimalikke probleeme. Näiteks on advokaat tuttav teie osariigi mittetulundusühingu põhikirjaga ja suudab leida teie eelnõust sätteid, mis võivad olla kehtetud, kuna need on vastuolus seaduse miinimumnõuetega. Kui elate linnas, on teie advokaat kursis ka teie põhimäärust mõjutavate linnamäärustega, näiteks nõudega, et teie juhatuses töötaks valitud ametnik või valitsuse töötaja.
6
Olge valmis selgitama, miks muudatusettepanekut vaja on. Oma põhimääruse heakskiitmiseks peate veenma juhatust, et teie muudatus on vajalik. Üldjuhul peab teie poolt hääletama kaks kolmandikku juhatuse liikmetest. Sel põhjusel on oluline kaaluda, millistel põhjustel te põhjendate kehtiva põhimääruse muutmist. Näiteks kui teie organisatsiooni tegevus ei kuulu enam teie missiooni alla, peate oma missiooni kirjeldust muutma. Valmistuge selgitama, millised tegevused olid organisatsiooni jaoks algselt ette nähtud, kuidas need on arenenud ja millised konkreetsed muudatused missiooni kirjelduses seda uut reaalsust kajastaksid.
7
Vaadake üle kehtivad põhikirjad. Mittetulundusühingu põhikirja muutmise reeglid sisalduvad põhikirjas endas. Tagamaks, et muudate oma põhimäärust nii, et seda ei vaidlustata kohtus, vaadake kehtivad põhikirjad täpsete nõutavate protseduuride osas üle. Otsige, kui suur osa juhatusest peab teie poolt hääletama (tavaliselt kaks kolmandikku). Otsige millise hoiatuse peate enne muudatuse hääletusele panemist juhatusele teatama. Kui teie organisatsiooni liikmetel on ka hääleõigus, siis vaadake, kui suur protsent hääleõiguslikest liikmetest peab muudatusettepaneku poolt hääletama ja millist teadet need tuleb esitada. Pidage meeles, et põhimääruse muutmise protsess on sama, olenemata sellest, kas soovite muuta olemasolevaid sätteid, lisada uusi sätteid või sätteid kustutada.
8
Teatage oma muudatusettepanekust direktorite nõukogule. Kui teie põhimäärus seda nõuab, peate enne hääletamist oma muudatusettepanekust teavitama oma juhatuse liikmeid, et otsustada, kas see heaks kiita või mitte. Esitage muudatusettepanek kirjalikult ja saatke see juhatuse liikmetele laiali. neil on võimalus teilt selle kohta küsimusi esitada ja kaaluda, kas hääletada selle poolt või mitte. Muudatusettepaneku eelnõu eessõna koos selgitusega, miks te arvate, et muudatus on vajalik.
9
Korraldage direktorite nõukogu hääletus muudatusettepaneku üle. Paluge juhatusel kokku tulla, et arutada teie muudatusettepanekut ja hääletada selle heakskiitmise üle. Kui parandusettepanek on vähetähtis ja teie põhimäärus ei kohusta juhatuse liikmeid ettepanekust enne koosolekut teavitama, võite teha muudatusettepaneku ja hääletada samal koosolekul. Järgige põhimääruses sätestatud reegleid. kes peavad koosolekul osalema, mitu koosolekul osalema ja kui palju hääli on vaja muudatuse läbimiseks, et hääl oleks kehtiv. Salvestage hääletuse tulemus ja säilitage koopia koos oma muude ettevõtte dokumentidega .
10
Kirjuta muudatus põhimäärusesse. Kui olete oma muudatuseks vajaliku heakskiidu saanud, koostage uus dokument, mis sisaldab teie täielikku põhimäärust, sealhulgas muudatust. Levitage uus põhikiri juhatuse liikmetele ja teistele asjassepuutuvatele isikutele.
11
Teatage maksuametile. Kui IRS tunnustab teie mittetulundusühingut maksuvabastusega, olete kohustatud teavitama IRS-i kõigist oma põhimääruste “struktuurilistest või tegevuslikest” muudatustest. Struktuuri- või tegevusmuudatuse näide on uue programmi loomine. Sel juhul esitage muudetud põhikiri või muudatusi kirjeldav kiri IRS-i vabastatud organisatsioonide määramisbüroole või teatage muudatustest, esitades vormi 990 või vormi 990-EZ.