Muutus võib olla keeruline, kui teil on kaastöötajaid või töötajaid, kes on selle vastu tõrksad, kuid mõnikord on moraali ja tootlikkuse parandamiseks vaja teada, kuidas kontoriprotseduure muuta. Kahjuks on seda ka lihtsam öelda kui teha. Tehke koostööd oma töötajate ja kaastöötajatega, et muuta üleminek sujuvaks, valmistudes muudatusteks metoodiliselt, rakendades neid järk-järgult ja ajastades seda läbimõeldult.
1
Kirjutage uutest protseduuridest kokkuvõte. Kirjutage kokkuvõte uuest protseduurimuudatusest, võrreldes seda olemasolevate menetlustega. Peaksite oma kokkuvõttes katma mitmeid punkte, sealhulgas järgmist: milline on praegune eeskiri. Milline on praegune tava. Kui töötajad on juba kehtestatud kordadest kõrvale kaldunud, võite protseduure muuta ainult selleks, et järgida väljakujunenud tavasid või luua vastavust kehtestatud korrale. Mis on uus poliitika. Uue korra järgimise konkreetsed eesmärgid. Mõelge neile kui etalonidele, mis võimaldavad inimestel teada saada, kas nad on edukad. Näiteks kui soovite oma kontoris üle viia nullpõhisele eelarvestamisele, kus ei arvestata eelmise aasta eelarvekulusid, on mõttekas anda oma kontorile aasta jooksul võrdlusnäitajad, kuidas paljud osakonnad tuleb uuele süsteemile üle viia.
2
Hinnake uue korra rakendamise maksumust. Isegi kui muudatuste tegemine on õige asi, ei ole alati õige aeg muudatuste tegemiseks. Selleks, et teada saada, kas aeg on õige, peab olema ettekujutus protseduurimuudatuse tegemise kuludest. Arvesta protseduuri muutmiseks vajalike materjalide rahalise maksumusega. Elektroonilise esitamise näite puhul võivad need olla uue kartoteekisüsteemi tarkvara ja riistvara kulud, paberkandmissüsteemi füüsilise infrastruktuuri eemaldamise kulud ja kontoriruumi renoveerimise kulud, mis tulenevad mõlemast. kuludes, mis tulenevad töötajate kaotatud tootlikkusest, mis tulenevad uue süsteemi õppimisest. Arvesta kaotatud võimaluste kuludega. Kuigi teie töötajad on hõivatud dokumentide transkribeerimisega, ei tegele nad teiste äritegevusega ega klientide vajadustega. See on ka komponent, mida peate muudatuse maksumuse kaalumisel arvesse võtma.
3
Kaaluge hinnangulisi kulusid oma organisatsiooni ressurssidega. Kui teil on hea ettekujutus uue protseduurimuudatuse võimalikest kuludest, saate seda võrrelda oma organisatsiooni ressurssidega. Kuigi soovite kaaluda selliseid asju nagu aeg ja raha, on oluline arvestada ka veamarginaaliga. . Te ei peaks saama endale lubada uut menetlust mitte ainult raha ja ressursside osas, vaid ka siis, kui midagi läheb valesti.
4
Pane kokku koalitsioon. Peaaegu kõik protseduurilised muudatused, olenemata sellest, kui väikesed nad on, puutuvad kokku. Arvesta sellega. Parim viis vastupanu juhtimiseks on seda nõrgendada enne, kui tal on võimalus organiseeruda. Seetõttu peaksite enne uue poliitika ametlikku juurutamist looma koalitsioon nendest, kes on piisavalt võimsad, et teie plaanid häirida ja need muutuste taga olla. Kui te ei saa neid olulisi sidusrühmi enda poolele, on muudatuste elluviimine väga raske, isegi kui sa oled boss. Tõenäoliselt on kõige parem oodata, kuni olete koalitsiooni välja töötanud. Kui rakendate muudatust vaenuliku publiku peal ja see ebaõnnestub, võib vastupanu õõnestada teie autoriteeti. Lõppude lõpuks on need inimesed, kes tagavad uue poliitika tegeliku elluviimise. Nad ei tee tööd nii hästi, kui nad ei nõustu sellega, mida neile on pandud jõustada. Kui muudatus on eriti vastuoluline, tundke võimalikke koalitsiooniliikmeid eraldi. Kui olete nad enda poolele toonud, saate kasutada nende mõju vastumeelsemate osapoolte veenmiseks.
5
Selgitage, miks muudatust nüüd vaja on. Tundub, et inerts puudutab inimeste käitumist sama palju kui füüsikat ja kui inimesed ei arva, et teistmoodi käitumiseks on tungivat põhjust, on sageli raske neid teisiti käituma panna. Ehkki võite kasutada oma võimu juhendajana, et sundida neid järgima, tekitab selline lähenemine pahameelt, mis muudab muudatuste elluviimise tulevikus keerulisemaks. Kiireloomulisuse tunde kindlakstegemisel selgitage kontorile, miks turusurve (nt vähenemine) tulud) või võimalused muudavad soovitatud muudatuse eelistatavaks võimaluseks kahe või enama vältimatu tulemuse vahel. Näiteks kui teil on vaja rakendada neljapäevast töönädalat, võite saada tagasilöögi, sest inimestele ei meeldi kümnetunnised päevad töötada. Kui aga büroole pakutakse palgakärbete või töökohtade kaotamise alternatiivi asemel neljapäevane töönädal, on vastupanu tõenäoliselt palju väiksem.
6
Andke ette hoiatus. Selle asemel, et lihtsalt ühel päeval kohale tulla ja uut poliitikat rakendada, andke oma töötajatele teada, et uus poliitika on teel. Siis on neil aega end kohanemiseks vaimselt ette valmistada. Näiteks kui kõik kontoris viibijad peaksid minema uuele koolitusklassile, siis selle asemel, et ühel päeval lihtsalt klassi panna, selgitage neile, mida klass on mõeldud, kui kaua see aega võtab ja millist osa uutest volikirjanõuetest see esindab (nt viietunnine kursus kümnetunnise sertifikaadiga). Inimesed võivad olla unustavad. Alati on hea mõte väljastada perioodilisi meeldetuletusi, kui kella aeg hakkab jooksma.
7
Veenduge, et teie kliendibaas talub muudatust. Tõenäoliselt rakendate uut protseduuri, kuna soovite oma kliente paremini teenindada ja uusi kliente leida. Kui teie kliendid ei talu muudatusest tulenevat ajutist ebatõhusust, võib olla parem see edasi lükata. Peate mitte ainult veenduma, et ajastus oleks teie ja teie organisatsiooni jaoks hea, vaid ka veenduma, et see oleks hea ajastus ka teie klientide jaoks. Näiteks kui pakute logistikateenuseid kohalikele jaemüüjatele, on pühade ajal äkitselt vähem tõhus strateegia tõenäoliselt halb strateegia.
8
Levitage kontorisse uue poliitika kokkuvõte. Kui poliitikat on kõigile selgitatud, jagage oma kontori töötajatele kaks kokkuvõtte koopiat. Laske neil ühele alla kirjutada ja teise endale jätta. Nii on teil allkirjastatud kohustus, mis tunnistab uut poliitikat ja nõustub seda järgima.
9
Treenige neid, keda muudatus puudutab. Kui teavitate kogu kontorit uuest poliitikast, veenduge, et oleksite eelarves piisavalt aega koolitamaks neid, keda see mõjutab. Koolitus võib olenevalt muudatuse ulatusest kesta tund või mitmepäevane või nädalane protsess. Tagage sujuv üleminek, tagades, et kõik saavad uuest poliitikast täielikult aru ja neil on aega harjutada, küsimusi esitada ja end mugavalt tunda.
10
Lihtsus üleminekusse. Eriti kui rakendate protseduuris suurt muudatust, on oluline seda rakendada etappide kaupa. See mitte ainult ei anna teie kontoritöötajatele võimalust teha vigu ja harjuda uute protseduuridega, vaid annab teile ka võimaluse eesmärke üle vaadata, ootusi hallata ja rakendamise järgmisi etappe kohandada. Koostage ülemineku ja koolituse ajakava ning jagage vastavaid osi kõigiga, kes peavad seda järgima. Nii saavad inimesed paremini aru, mida neilt oodatakse.
11
Kuulake tagasisidet. Lõppkokkuvõttes on need inimesed, kelle ülesandeks on uus kord vastu võtta, need, kes tagavad selle eduka vastuvõtmise. Kui olete huvitatud uue protseduuri edust, peate veenduma, et kuulate probleeme, millega inimesed, kes seda rakendavad, kokku puutuvad. Lõppude lõpuks, kui te pole eksimatu, on tõenäoliselt mõned asjaolud, mida te ette ei näinud. Mõned juhid arvavad, et töötajate tagasiside kuulamine on nõrkuse märk. Vastupidi, see näitab, et juht on piisavalt kindel, et kohaneda muutuvate oludega. Kui töö kaotamise ohus oleval juhil võib olla õigustatud hirm saada alluva poolt üle võlli, siis see, kes on oma positsioonis kindel, võib alluvaid nende panuse eest kuulata ja tunnustada.
12
Muutke poliitikat vastavalt vajadusele. Uus poliitika võis paberil tunduda täiuslik, kuid praktikas ei pruugi see välja töötada täpselt nii, nagu lootsite. Võtke vastu saadud tagasiside (pidage meeles, et lihtsalt vastupanuvõime või uue protseduuriga kohanemine on teatud tagasilöök) ja otsustage, kas poliitika vajab kohandamist.
13
Jälgige tulemusi regulaarselt. Pidage meeles, et poliitikamuudatuse täieliku mõju nägemiseks võib kuluda aega. Kui saate pärast esimest kuud tagasisidet ja seejärel enam ei järgi, tähendab see, et te ei pruugi muudatuse kogumõju näha ja võite jätta kasutamata võimalused poliitikat parandada või täiustada. Kontrollige regulaarselt, et poliitikal oleks soovitud mõju.
14
Premeerige kõrgeid tegijaid vastavalt vajadusele. Kõrgete tegijate premeerimine on klassikaline meetod vastupanu ületamiseks. See loob täiendavaid stiimuleid uue poliitika järgimiseks ja loob vastustiimuleid grupi mentaliteedi järgimiseks laialdase muutuste vastupanu korral. Näiteks kui peaksite vahetama arvestussüsteemi pabertoimikutelt elektroonilistele toimikutele, võite premeerida kõiki, kes varjavad teatud arvu faile, kinkekaardiga kenasse restorani, tasustatud puhkepäeva või reisi spaa.