Kuigi seda ei tunta kalendriprogrammina, saate kalendri loomiseks ja haldamiseks kasutada Excelit. Saadaval on mitmesuguseid kalendrimalle, mida saate oma maitse järgi kohandada. See on palju kiirem kui kalendri ise vormindamine. Samuti saate võtta kalendrisündmuste loendi arvutustabelist ja importida need oma Outlooki kalendrisse.
1
Käivitage uus Exceli dokument. Kui klõpsate vahekaardil “Fail” või Office’i nupul ja valite “Uus”, kuvatakse teile valik erinevaid malle. Teatud Exceli versioonide (nt Excel 2011 for Mac) jaoks peate valima “Uus mallist” menüüst Fail, mitte “Uus”. Malli alusel kalendri loomine võimaldab teil luua tühja kalendri, mille saate sündmustega täita. See ei teisenda teie andmeid kalendrivormingusse. Kui soovite teisendada Exceli andmete loendi Outlooki kalendrisse, vaadake järgmist jaotist.
2
Otsige kalendrimalle. Olenevalt kasutatavast Office’i versioonist võib seal olla jaotis “Kalendrid” või võite lihtsalt sisestada otsinguväljale “kalender”. Mõne Exceli versiooni puhul on esilehel mõned kalendrimallid esile tõstetud. Kui need vastavad teie vajadustele, saate neid kasutada või otsida kõiki erinevaid veebis saadaolevaid kalendrimalle. Sõltuvalt oma vajadustest saate otsinguga täpsustada. Näiteks kui soovite akadeemilist kalendrit, võite selle asemel otsida sõna “akadeemiline kalender”.
3
Määrake mallile õiged kuupäevad. Kui mall laaditakse, näete oma uut tühja kalendrit. Kuupäev on tõenäoliselt vale, kuid tavaliselt saate seda muuta kuupäeva valimisel kuvatava menüü abil. Protsess on teie kasutatavast mallist olenevalt veidi erinev. Tavaliselt saate valida kuvatava aasta või kuu ja seejärel klõpsata selle kõrvale ilmuval nupul â–¼. See kuvab valikud, mille hulgast saate valida, ja kalender kohandub automaatselt. Tavaliselt saate määrata ka nädala alguse päeva, valides selle ja valides uue.
4
Kontrollige näpunäiteid. Paljudel mallidel on tekstikast näpunäidetega, mis annavad teile teavet selle kohta, kuidas kalendrimalli kuupäevi muuta või muid sätteid kohandada. Peate need näpunäidete tekstikastid kustutama, kui te ei soovi, et need teie prinditud kalendris ilmuksid.
5
Reguleerige visuaale, mida soovite muuta. Saate kohandada mis tahes elemendi välimust, valides ühe ja tehes seejärel vahekaardil Avaleht muudatusi. Saate muuta fonti, värvi, suurust ja muud samamoodi nagu iga objekti Excelis.
6
Sisestage oma sündmused. Kui teie kalender on õigesti konfigureeritud, saate alustada sündmuste ja teabe sisestamist. Valige lahter, kuhu soovite sündmuse lisada, ja alustage tippimist. Kui teil on vaja ühele päevale panna rohkem kui üks asi, peate võib-olla olema nende vahedega loominguline.
7
Looge Excelis uus tühi arvutustabel. Saate importida andmeid Excelist oma Outlooki kalendrisse. See võib muuta näiteks töögraafikute importimise palju lihtsamaks.
8
Lisage oma arvutustabelisse õiged päised. Kui teie arvutustabel on vormindatud õigete päistega, on loendi importimine Outlooki palju lihtsam. Sisestage esimesele reale järgmised päised:SubjectAlguskuupäevAlgusaegLõppkuupäevLõpuaegKirjeldusAsukoht
9
Sisestage iga kalendrikirje uuele reale. Väli “Teema” on sündmuse nimi, nagu see teie kalendris kuvatakse. Te ei pea igale väljale midagi sisestama, kuid vajate vähemalt alguskuupäeva ja teemat. Sisestage kuupäev kindlasti standardsesse KK/PP/AA või PP/KK/ YY vormingus, et Outlook saaks seda korralikult lugeda. Saate teha mitu päeva kestva sündmuse, kasutades välju “Alguskuupäev” ja “Lõppkuupäev”.
10
Avage menüü “Salvesta nimega”. Kui olete sündmuste loendisse lisamise lõpetanud, saate salvestada selle koopia Outlookile loetavas vormingus.
11
Valige failitüübi menüüst “CSV (komadega eraldatud)”. See on levinud vorming, mida saab importida erinevatesse programmidesse, sealhulgas Outlooki.
12
Salvestage fail. Andke loendile nimi ja salvestage see CSV-vormingus. Kui Excel küsib, kas soovite jätkata, klõpsake “Jah”.
13
Avage oma Outlooki kalender. Outlook on Office’iga kaasas ja tavaliselt on see installitud, kui teil on installitud Excel. Kui Outlook on avatud, klõpsake kalendri vaatamiseks vasakus alanurgas nuppu “Kalender”.
14
Klõpsake vahekaarti “Fail” ja valige “Ava ja eksport”. Näete Outlooki andmete haldamiseks mitut valikut.
15
Valige “Import/Eksport”. See avab uue akna andmete Outlooki importimiseks ja eksportimiseks.
16
Valige “Impordi teisest programmist või failist” ja seejärel “Komadega eraldatud väärtused”. Teil palutakse valida fail, millest soovite laadida.
17
Klõpsake “Sirvi” ja leidke Excelis loodud CSV-fail. Tavaliselt peaksite selle leidma kaustast Dokumendid, kui te ei muutnud Excelis vaikeasukohta.
18
Veenduge, et sihtkaustaks oleks valitud “Kalender”. See tuleks valida, kuna olete Outlookis kalendrivaates.
19
Faili importimiseks klõpsake nuppu “Lõpeta”. Teie loendit töödeldakse ja sündmused lisatakse teie Outlooki kalendrisse. Leiate oma sündmused õigetest kohtadest ja ajad on määratud vastavalt teie loendile. Kui lisasite kirjeldused, näete neid pärast sündmuse valimist.