Duplikaatkirjed võivad ilmuda, kui mitu inimest sisestavad andmeid andmebaasi ilma piisavate kaitsemeetmeteta. Mitme andmebaasi ühendamine võib samuti põhjustada duplikaate. Access pakub päringutööriista teie andmebaasist duplikaatide leidmiseks. Seejärel saate need eemaldada või liita, muutes andmebaasi hõlpsamini loetavaks ja tõhusamaks.
1
Tea, mis muudab andmed “duplikaatseks”. Dubleerivad andmed ei tähenda, et kõik väljad on identsed. Näiteks kaks korda andmebaasi sisestatud kliendil võib olla kaks erinevat ID-d ja potentsiaalselt erinev kirjapilt. Teisest küljest, kui nimi on tavaline, võib see olla kaks erinevat klienti. Peate olemasolevaid andmeid võrdlema ja iga tulemust hoolikalt kontrollima, et teha kindlaks, mis on ja mis mitte.
2
Varundage oma andmebaas. Enne suurte muudatuste tegemist on soovitatav luua uus varukoopia. Nii saate andmebaasi taastada, kui kustutate kogemata valed kirjed. Klõpsake menüül Fail ja valige “Save As” või “Save & Publish”.Klõpsake jaotises Täpsemalt “Backup Database”. Andmebaasi varundamiseks järgige juhiseid.
3
Teavitage teisi kasutajaid, et kavatsete muudatusi teha. Andmekonfliktide vältimiseks püüdke tagada, et teised kasutajad ei lisaks andmebaasi andmeid. See ei ole nõutav, kuid võib hiljem peavalu säästa, kui asjad lähevad valesti. Kui saate, seadke oma andmebaas eksklusiivsele režiimile. See hoiab ära teiste kasutajate muudatuste tegemise. Klõpsake menüüd Fail ja valige “Valikud”, seejärel valige “Kliendi sätted”. Jaotises “Vaikimisi avatud režiim” valige “Eksklusiivne”. Kui teie andmebaasi ei kasuta palju inimesi, ei pea te selle pärast üldiselt muretsema.
4
Avage päringuviisard. Päringutööriist võib leida kirjeid, mis sisaldavad dubleeritud sisu. Viisardi käivitamise protsess erineb olenevalt kasutatavast Accessi versioonist: 2013/2010 – Klõpsake vahekaarti “Loo” ja seejärel “Query Wizard”.2007 – Klõpsake vahekaarti “Lisa” või “Loo” ja valige ” Päringuviisard”.2003 – Avage andmebaasi aken ja valige vahekaart “Pärimised”. Klõpsake nuppu “Uus”.
5
Valige “Duplikaatide otsimise päringuviisard”. See päring võrdleb välju, et leida topeltkirjeid.
6
Valige tabel, mida soovite otsida. Loetletakse kõik teie andmebaasis olevad tabelid. Valige tabel, mida soovite duplikaatide suhtes kontrollida. Enamiku duplikaatide kontrollimiseks soovite jätta valituks vaate „Tabelid”.
7
Valige väljad, mis teie arvates sisaldavad duplikaate. Valige kõik väljad, mida soovite dubleerivate andmete jaoks võrrelda. Lisage otsuse tegemiseks piisavalt välju. Duplikaadid tagastatakse ainult siis, kui väljad vastavad tähemärgile. Osaliste vastete leidmiseks saate kasutada väljendeid. Vältige üldväljade kasutamist. Vältige selliste väljade kasutamist nagu kuupäev või asukoht, et vähendada segadust kirjete võrdlemisel. Kui kirjete vahel pole piisavalt välju või kui väljad on liiga üldised, saate palju korduvaid tulemusi.
8
Valige vaatamiseks täiendavad väljad. Üks või kaks lisavälja aitavad teil otsustada, kas andmed on tegelikult dubleeritud. Näiteks väli Tellimuse ID aitab teil kindlaks teha, kas sama nimi on kaks korda eraldi kirjed. Lisage vähemalt üks väli, mis aitab seda eristada ja vältida andmete juhuslikku kadumist.
9
Loo päring. Teil palutakse anda päringule nimi. Tulemuste vaatamiseks klõpsake nuppu “Lõpeta”.
10
Vaadake oma tulemused hoolikalt üle. Kuvatakse kõik teie kriteeriumidel põhinevad võimalikud duplikaadid. Vaadake läbi kõik tulemused ja kasutage oma ettevõtte kohta teadmisi, et otsustada, kas kirje on duplikaat. Enne selle eemaldamist veenduge, et kirje oleks duplikaat. Kui te ei saa otsustada, looge päring uuesti lisaväljaga, mis aitab teil oma otsust teha.
11
Kustutage topeltkirjed. Paremklõpsake vasakpoolset veergu ja valige duplikaadi eemaldamiseks “Kustuta kirje”. Saate valida mitu kirjet, et need kõik korraga kustutada.Võite soovida liita mõned andmed ühest duplikaatkirjest kirjesse, mida kavatsete säilitada.Veenduge, et te ei kustuta kõiki duplikaattulemuste loendis kuvatavaid kirjeid, muidu ei jää originaalplaati alles.