Memod on suurepärane viis suurtest otsustest või poliitikamuudatustest oma töötajatele või kolleegidele edastamiseks. On oluline, et võtaksite aega hea memo koostamiseks, et teie sõnum jõuaks kohale nii, nagu soovite.
1
Tippige lehe ülaossa “MEMORANDUM”. Märkige alguses, et see dokument on memorandum. Märgistage leht “MEMORANDUM – 1,5 tolli (3,8 cm) lehe ülaosast. Kirjutage sõna esimesele reale paksus kirjas. Saate selle sellele reale tsentreerida või vasakule joondada. Võite ka selle sõna fondi suurendada. Topelttühik selle rea ja päise järgmise rea vahele.
2
Pöörduge adressaadi poole asjakohaselt. Memo on ametlik ärisuhtlus ja te peaksite lugeja poole pöörduma ka ametlikult. Kasutage selle inimese täisnime ja ametinimetust, kellele te memo saadate. Kui saadate memo kogu personalile, võite kirjutada: “TO: Kõik töötajad.â€
3
Lisage CC reale täiendavad adressaadid. Rida “CC†näitab, kes saab memo viisakoopia. See ei ole isik, kellele memo on suunatud. Pigem on see keegi, kellel võib olla vaja olla kursis eeskirjade või probleemidega, mida memos käsitlete.
4
Kirjutage oma nimi reale “Fromâ€. Pealkiri peab sisaldama seda, kes memo kirjutab ja saadab. Sellele reale jäävad teie täisnimi ja ametinimetus.
5
Kaasake kuupäev. Kirjutage täielik kuupäev, kirjutage välja kuu ning lisage kuupäev ja aasta. Näiteks kirjutage: “KUUPÄEV: 5. jaanuar 2015” või “KUUPÄEV: 5. jaanuar 2015”.
6
Valige teemarea jaoks konkreetne fraas. Teemarida annab lugejale aimu, millest memo räägib. Olge konkreetne, kuid ülevaatlik. Näiteks selle asemel, et kirjutada teema kohta “Ants”, olge täpsem, kirjutades “Sipelgaprobleem kontoris”.
7
Vormindage pealkiri õigesti. Pealkiri peaks olema lehe ülaosas, joondatud lehe vasakusse serva. Kirjutage suurtähtedega sõnad “TO:—, “FROM:—, “DATE:†ja “SUBJECT:â€. Näidispealkiri näeks välja selline: TO: saaja nimi ja ametinimetus FROM: Teie nimi ja ametinimetus KUUPÄEV: memo kirjutamise täielik kuupäev TEEMA: (või RE:) Millest memo räägib (mingil viisil esile tõstetud)Päise koostamisel kahekordistage jaotiste vahel tühikut ja joondage tekst. võib lisada päise alla rea, mis ulatub kogu lehe ulatuses. See eraldab pealkirja memo põhiosast.
8
Mõelge, kes peaks olema publik. Selleks, et inimesed memot lugema ja sellele vastama paneksid, on oluline kohandada memo toon, pikkus ja formaalsuse tase seda lugeva publiku järgi. Selle tõhusaks tegemiseks on vaja, et teil oleks hea ettekujutus sellest, kellele memo on mõeldud. Mõelge oma vaatajaskonna prioriteetidele ja muredele. Proovige ennetada kõiki küsimusi, mis teie lugejatel võivad tekkida. Mõelge memo sisule, nagu näited, tõendid või muu teave, mis neid veenab. Vaatajaskonnaga arvestamine võimaldab teil olla ka tundlik lugejate jaoks sobimatu teabe või tunnete lisamise suhtes.
9
Jäta ametlik tervitus vahele. Memo ei alga tervitusavaldusega nagu “Kallis härra Edwards”. Selle asemel sukelduge otse oma avaosasse, mis tutvustab teemat, mida memos arutlete.
10
Tutvustage probleemi või probleemi esimeses lõigus. Kirjeldage neile lühidalt konteksti, mille taustal soovite toimingut teha. See on mõneti nagu lõputöö, mis tutvustab teemat ja ütleb, miks see on oluline. Sissejuhatus võiks olla ka abstraktne või kogu memo kokkuvõte. Üldjuhul peaks avamine võtma umbes ühe lõigu.
11
Näiteks võite kirjutada: “Alates 1. juulist 2015 rakendab XYZ Corporation uusi tervisekindlustuse eeskirju. Kõik töötajad saavad tervisekindlustuse ja teenivad vähemalt 15 dollarit tunnis.â€
12
Andke käsitletavale probleemile kontekst. Teie lugeja võib vajada käsitletava probleemi kohta taustateavet. Andke kontekst, kuid olge lühidalt ja mainige ainult seda, mis on vajalik. Kui see on asjakohane, jätkake oma memoga, märkides, miks poliitikat rakendatakse. Näiteks võite kirjutada: “Maavalitsus hääletas selle poolt, et kõik maakonna töötajad peavad saama miinimumpalka 15 dollarit tunnis.â€
13
Toetage oma tegevust arutelusegmendis. Tehke lühike kokkuvõte meetmetest, mida rakendatakse. Esitage pakutud lahenduste kohta tõendeid ja loogilisi põhjendusi. Alustage kõige olulisemast teabest, seejärel liikuge konkreetsete või toetavate faktide juurde. Märkige, kuidas lugejad saavad teie soovitatud toimingutest kasu või satuvad ebasoodsasse olukorda tegevuse puudumise tõttu. Lisage julgelt graafikat, loendeid või diagramme, eriti pikematesse memodesse. Lihtsalt veenduge, et need on tõeliselt asjakohased ja veenvad. Pikemate memode jaoks kaaluge lühikeste pealkirjade kirjutamist, mis selgitavad iga kategooria sisu. Näiteks selle asemel, et öelda “Eeskirjad”, kirjutage “Uued eeskirjad osalise tööajaga töötajate kohta”. Olge igas pealkirjas konkreetne ja lühike, et teie memo põhipunkt oleks lugejale kohe selge.
14
Pakkuge välja, mida lugeja peaks tegema. Memo on üleskutse tegutseda konkreetses küsimuses, olgu see siis teadaanne ettevõtte uue toote kohta, uued kuluaruannete poliitikad või avaldus selle kohta, kuidas ettevõte probleemiga tegeleb. Esitage lõpulõigus või lauses uuesti toiming, mida lugeja peaks tegema. Näiteks võite kirjutada: “Kõik töötajad peavad kasutama uut raamatupidamissüsteemi 1. juuniks 2015.” See võib sisaldada ka mõningaid tõendeid oma varundamiseks. soovitusi.
15
Lõpetage memo positiivse ja sooja kokkuvõttega. Memo viimane lõik peaks kordama järgmisi samme käesoleva probleemi lahendamiseks. See peaks sisaldama ka sooja märkust, mis kordab organisatsiooni solidaarsust. Võite kirjutada: “Mul on hea meel, et arutan neid soovitusi teiega hiljem ja järgin teie tehtud otsuseid.” Võite lõpetada millegi sarnasega: “Oleme selle tootesarja laienemise üle põnevil. Oleme kindlad et see suurendab meie äritegevust ja muudab selle ettevõtte jätkusuutlikumaks.â€See peaks üldjuhul olema üks kuni kaks lauset pikk.
16
Vormindage oma memo õigesti. Kasutage oma memo standardvormingus, et tagada selle hõlpsasti loetavus. Kasutage 12-punktilist fonti, näiteks Times New Roman või Arial. Kasutage ühetolliseid veerisid vasakul, paremal ja alumisel küljel. Kasutage plokkide stiilis lõike. Topeltruum lõikude vahel. Ärge tehke iga lõigu taanet.
17
Lugege oma memo läbi. Vaadake oma memo üle ja muutke seda, veendumaks, et see on selge, lühike, veenev ja vigadeta. Kontrollige, kas kasutate kasutatavat keelt järjepidevalt. Kõrvaldage mittevajalikud õpetlikud sõnad või tehniline kõnepruuk. Kontrollige õigekirja-, grammatika- ja sisuvigu. Pöörake erilist tähelepanu nimedele, kuupäevadele või numbritele. Kontrollige, et see poleks liiga pikk, ja lõigake välja kõik kõrvalised materjalid.
18
Kirjutage oma initsiaalid käsitsi oma nime juurde. Memo ei sisalda allkirjarida. Kuid te peaksite memo initsialiseerima pliiatsiga päises. Kirjutage oma nime kõrvale oma initsiaalid. See näitab, et olete memo heaks kiitnud.
19
Kasutage memo kirjaplanki. Teil võib olla spetsiaalne kirjaplank, mis on loodud memode jaoks, või võite kasutada tavalist ettevõtte kirjaplanki. Kui loote digitaalset dokumenti (näiteks e-kirjade saatmiseks), võiksite luua oma kirjaplangi Wordi dokumendis, mis sisaldab teie ettevõtet. logo ja põhilised kontaktandmed. Kasutage seda memomallina iga väljasaadetava memo jaoks.
20
Valige oma kohaletoimetamise viis. Tehke kindlaks parim viis oma memo levitamiseks. Võib-olla soovite memo paberkoopiad välja printida ja seda sel viisil levitada. Võite selle saata ka meili teel. Kui saadate memo e-posti teel, võiksite oma meili vormindada HTML-vormingus. Teise võimalusena saate salvestada oma memo PDF-vormingus ja lisada selle oma meilile.
21
Otsige memomalle. Mõelge, kas soovite memo nullist kirjutamise asemel kasutada malli. Kui jah, peaksite esmalt otsima veebist häid memomallisid. Microsoft Wordil on ka memomallid. Kõik mallid jagavad üldiselt sama põhivormingut, kuid need võivad kasutada erinevat fonti, suurust ja kujundust.Laadige alla oma vajadustele kõige paremini vastav mall.Lugege kindlasti kasutustingimused läbi, enne kui hakkate veebiallikast malle kasutama.
22
Avage oma arvutis allalaaditud mall. Pärast allalaadimisnupu vajutamist laaditakse mall automaatselt teie arvutisse või võib allalaadimise alustamiseks teha mõne sammu. See laaditakse alla zip-failina, nii et peate faili lahti pakkima ja seejärel Microsoft Wordis avama. Hea mõte on kasutada Microsoft Wordi uusimat versiooni, et vältida ettenägematuid tarkvaraprobleeme ja probleeme. et mall töötaks nii, nagu see on kavandatud toimima. Kui kasutate Microsoft Wordi vanemat versiooni, värskendage enne mallide allalaadimist lihtsalt oma tarkvara.
23
Seadistage oma päis. Pidage meeles, et mallil on kõik muudetav. Saate kohandada memomalli iga osa vastavalt oma vajadustele. Näiteks saate malli päise jaotisesse lisada oma logo ja autoriõiguse märgi. Klõpsake lihtsalt päise jaotisel ja sisestage oma ettevõtte teave.
24
Täitke malli päises olevad väljad. Täitke kindlasti väljad “TO” ja “FROM” ning väljad “CC” ja “SUBJECT” , või et te pole kuskil tee peal tippides viga teinud.
25
Sisestage oma sõnum. Kirjutage oma memo sissejuhatus, kontekst, arutelu ja kokkuvõtlikud osad põhiteksti. Soovi korral saate teabe korraldamiseks kasutada täppe või loendeid. Säilitage malli vorming. See tagab, et lõigu joondus on õige ning veerised ja kirjasuurus on õiged. Vajadusel saate memo isegi tabeli kasutamiseks kohandada. See on mõnikord hea mõte, eriti kui täpploendi või muu sarnase kasutamine muudab memo liiga rahvarohkeks või raskesti loetavaks. Veenduge, et olete mallis juba olnud sõnad kustutanud. Samuti lugege oma memo enne saatmist hoolikalt läbi.
26
Kontrollige kindlasti jalust. Jalus on lehe allosas olev ruum, millel on sageli lisateavet. Võite siia lisada oma ettevõtte teabe või isikliku kontaktteabe. Selle teabe õigsuse tagamiseks on oluline võtta aega. Viimane asi, mida soovite, on kirjutada suurepärane memo ja seejärel kontaktandmed on valed või see teave puudub täielikult.
27
Kohandage oma välimust. Üks kõige ahvatlevamaid asju malli juures on see, et saate isegi muuta dokumendi värvi. See võimaldab teil kasutada teatud määral isikupära ja tõstab kogu dokumendi täpsemalt esile. Samuti võimaldab see valida antud olukorrale sobiva värvi, et memo oleks visuaalselt silmatorkav, kuid samas professionaalne.
28
Salvestage oma memo ainulaadse dokumendina. Salvestage kindlasti selle memo koopia. Seejärel on teil digitaalne varukoopia, mis tõendab teie ärisuhtlust.
29
Salvestage mall, et saaksite seda uuesti kasutada. Kui teil on tulevikus vaja kasutada memo veidi erineva teema jaoks, muutke lihtsalt iga välja, et see sobiks konkreetse memo teemaga. See säästab teie aega ja aitab teil luua järjepideva memo, mis on professionaalne ja mis tõmbab inimeste tähelepanu, nii et memo loetakse kiiresti läbi.