Pakkumise ettepaneku kirjutamine hõlmab tariifide arvutamist, müügi sisu kirjutamist ja professionaalse esitluse koostamist. Hindade arvutamiseks peab üksikisik mõistma oma kulusid, uurima konkurentsi ja otsustama, kas on vaja uusi seadmeid või tarvikuid. Pärast kulude arvutamist tuleks sellele arvule lisada juurdehindluse määr või summa ja võrrelda seda konkurentidega. Selle lõpliku arvuga saab koostada ettepaneku koos kaaskirja, pakutava teenuse üksikasjade, müügieksemplari ja pakkumisega. Olenemata sellest, kas pakkumise ettepanek esitatakse e-posti või tavapostiga, peab esitlus olema professionaalne, kirjaplangiga, ilma kirja- ja grammatikavigadeta ning hea korraldusega.
Pakkumise hinna arvutamine on pakkumise kirjutamise üks esimesi samme. Arvestus peaks hõlmama kõiki projektiga seotud kulusid, nagu materjalid, tööjõud ja uuendused. Kui selle projekti lõpuleviimiseks tuleb osta uusi seadmeid või masinaid, tuleb selle kogumaksumus lisada, välja arvatud juhul, kui seda kasutatakse ka tulevaste projektide jaoks – kui seda kasutatakse tulevaste projektide jaoks, on vastuvõetav lisada vaid murdosa maksumusest arvutuses. Pärast kõigi kulude liitmist tuleks kasumi teenimiseks lisada juurdehindluse määr või summa. Kui keegi pole kindel, milline see määr peaks olema, võib konkurentide määrade uurimine olla kasulik.
Pakkumise ettepaneku kirjutamine algab kirjaga, mis sisaldab ettevõtte tänamist pakkumise esitamise võimaluse eest, pakutava teenuse või toote kirjeldamist ja järgmise sammu pakkumise kinnitamist. Pakutavat teenust kirjeldades peaks pakkumise ettepanek sisaldama, mille poolest ettevõte erineb konkurentidest, kuidas teenus vastab nende konkreetsetele vajadustele ja mida lõpptulemusena oodata. Kirjas tuleks ka märkida, mida ettevõte peab pakkumise tagamiseks tegema, näiteks allkirjastama kaasasoleva lepingu, maksma tagatisraha või planeerima näost-näkku kohtumise.
Pakkumise ettepaneku kirjale tuleb lisada kõik tõendavad dokumendid. Mõned kliendid nõuavad näiteks varasemate tööde näidiseid, soovituskirju või CV-d. Dokumendid tuleb esitada kliendi poolt loetletud järjekorras ja üle kontrollida, et midagi puudu ei jääks. Kui kiri saadetakse tavapostiga, tuleks ilusama esitluse loomiseks kasutada suurt ümbrikut kui ületäidisega tavaline ümbrik. Lisaks peavad dokumendid olema kortsudeta, puhtad ja korralikult kokku klammerdatud. Kui ettepanek tuleb saata e-postiga, siis e-kirjas peaks koheselt kuvama kiri, millele on lisatud toetatud dokumendid lihtsalt allalaaditavas failisuuruses.
SmartAsset.