Väikese kassapäeviku pidamiseks peate esmalt otsustama, kas soovite pidada kirjalikku logi või registreerida tehingud arvutis. Seejärel peate looma või hankima logi, millel on vastavad sisestusveerud, näiteks kuupäevade, tehingusummade, tulude või kulude kirjelduste ja saldode veerud. Kui see logi on loodud, saate jälgida lihtsalt iga kord, kui maksate millegi eest väikese sularahaga või saate sellel kujul raha. Lisaks võite kasu saada sellest, kui säilitate logikirjete varundamiseks kviitungid.
Kui teil on vaja pidada väikest kassapäevikut, on oluline mõista, et teil on selle loomisel valikuid. Logi koostamiseks võite kasutada kirjalikku logi, spetsiaalselt väikeste sularahatehingute salvestamiseks loodud arvutitarkvaraprogrammi või isegi lihtsalt arvutitabelit. Kui aga otsustate väikese sularaha salvestamiseks kasutada arvutit, on tavaliselt oluline oma failidest regulaarselt varundada. Kui te ei mäleta seda teha, võib teil olla keeruline aru saada, kuidas kulutasite väikest raha, ja tõestada oma kulutusi, kui teie arvutisüsteem jookseb kokku.
Tavaliselt on väikeses kassapäevikus määratud ala erinevate andmete salvestamiseks. Näiteks peaks teie loodavas logis olema veerg sularahaga maksmise või sularaha vastuvõtmise kuupäeva sisestamiseks, samuti veerg selle kohta, kas saite tehingu dokumenteerimiseks kviitungi või mitte. Teie logi peaks sisaldama ka ala, kus on kirjas osapool, kellele maksite sularahas või isik, kellelt raha saite, ja tehingu summa. Teil on vaja ka ala tehingu kirjeldamiseks. Näiteks võite selles piirkonnas märkida, et maksite tarnete eest või saite annetuse.
Kui peate väikese sularaha kohta logi, peate jälgima ka oma konto saldot. See tähendab, et teil on pärast iga tehingut vaja veergu, kuhu registreerida oma väikese rahafondi saldo. Saldo jälgimine pole mitte ainult hea arvestuse pidamine, vaid võib aidata ka hõlpsamini märgata, millal on aeg oma väikest rahafondi täiendada.
Kui juhite ettevõtet, kus on töötajaid, peate otsustama, kellel on juurdepääs teie väikesele sularahale, ja vastutama logi pidamise eest. Kui juurdepääsu saavad rohkem kui üks inimene, vajate süsteemi, mis salvestab, kes millise tehingu eest vastutab. Saate selle üle arvestust pidada, lisades oma logisse töötaja nime veeru.
Lisaks väikese sularaha päeviku pidamisele on oluline säilitada ka kõik saadud kviitungid, mis on seotud väikese sularahaga. See hõlmab isegi kviitungeid väikeste summade kohta, mida te väga oluliseks ei pea. Teil võib hiljem vaja minna neid kviitungeid, et aidata tõendada mõningaid oma kulutusi.