Kui teil on vaja memorandumit kirjutada, ärge muretsege, sest see pole keeruline. Memorandumi põhiosad on pealkiri, sõnum või sisu, viiteinitsiaalid ja vajadusel märge. Memosid kasutatakse tavaliselt ettevõttes või kontoris, kusjuures ametlikud ärikirjad on eelistatud viis välissuhtluseks.
Memorandumi kirjutamisel pidage meeles, et toon on vähem formaalne kui kirja oma. Kirjades kasutatud tervitus (Kallis…) ja lõpusõna (Lugupidamisega…) ei ole memos vajalikud. Pealkirja ala sisaldab märgukirja saava(te) isiku(te) nime, teemat, kuupäeva ja saatja nime. Teemarea jaoks kasutatud vanem termin oli Re:, mis tähistas “viidet”. Memo vorming on plokkide stiilis lõigud, mille vahel on tühi rida.
Reeglina on memo saatja päises oma nime kõrval tindiga initsiaalid. See samm on pigem formaalsus, mis näitab, et memo on tõepoolest selle isiku poolt saadetud. Seda saab teha enne koopiate tegemist.
Kui memo kirjutas keegi teine peale saatja, lisatakse selle inimese initsiaalid sageli memo sisu või sõnumi alla. Märkuste ala sisaldab vajadusel sõna “manus”. Kui kirjutate memo, kasutatakse termini manus asemel terminit manus.
Memo põhiosa või sõnum sisaldab asjalikku üksikasjalikku teavet memo eesmärgi, võetavate toimingute jms kohta. Memo ei tohiks üldjuhul käsitleda rohkem kui ühte teemat. Memo on tavaliselt alati üks lehekülg või vähem. Kui memo peab sisaldama palju teavet, võivad täpploendid olla kasulikud.
Mis puutub stiili, siis kui teil on vaja kirjutada memorandum, kasutage aktiivset, mitte passiivset häält ja aktiivseid tegusõnu. Memorandumi kirjutamiseks võtke memo koostamisel arvesse oma publikut. Lugege oma memo hoolikalt läbi ja eemaldage tarbetud sõnasõnad.