Enamikul juhtudel maksavad Ameerika Ühendriikide tööandjad palgafondimakse Internal Revenue Service’ile elektroonilise rahaülekande (EFT) abil, mille on algatanud tööandja või tööandja nimel kolmas osapool, näiteks raamatupidamisbüroo või palgaarvestusteenus. . Need tuleb tasuda teatud aja jooksul pärast palgalehe väljastamist selle suuruse alusel vastavalt IRS-i avaldatud ajakavadele. Märkimisväärseid karistusi määratakse, kui palgamakse tasutakse hilja või üldse mitte. Riigi palgafondimaksu kohustuste tasumine toimub erineval viisil ja selle määrab iga osariigi maksuamet.
EFT süsteem võeti enamiku tööandjate jaoks kasutusele 2011. aasta alguses; väiksematel tööandjatel on maksudeklaratsiooni esitamisel võimalus maksta teatud summasid kord kvartalis või aastas. Niipea kui võimalik pärast palgalehe väljastamist, kuid IRS-i määratud aja jooksul, seadistab tööandja makse veebis ja määrab kuupäeva, mil IRS peab raha maksja kontolt üle kandma. EFT seadistamisel sisestatakse ainult kokkuvõtlik teave; üksikasjalikud andmed maksete jaotamise kohta esitatakse koos tööandja kvartaliaruandega, kus on ka erinevused kooskõlastatud. Kui kvartaliaruanne näitab, et tuleb tasuda täiendavaid makse, saab need tavaliselt tasuda pabertšekiga, mis on aruande esitamisel kaasas.
Kuigi võib tunduda riskantne teha maksudeposiidid eraldi aruannete esitamisest, mis jaotavad need maksed üksikutele maksumaksjatele, on süsteem USA-s hästi toiminud, sest seal on olemas põhjalik vigade arvestuse ja parandamise süsteem. Seega maksavad enamik tööandjaid palgafondimaksu vaid mõne päeva jooksul alates palgalehe väljastamise kuupäevast, esitades kord kvartalis aruandeid hoiustatud summade kohta. See süsteem tagab, et maksukohustused täidetakse võimalikult kiiresti pärast nende tekkimist, andes samal ajal tööandjatele aega selgitavate aruannete koostamiseks.
Palgamaksud võetakse USA-s nii töötajate palkadest kui ka tööandjate vahenditest. Töötajate sissetulekutest kinnipeetud raha läheb tulumaksukohustuste täitmiseks ja kindlustusmaksete tasumiseks sotsiaalkindlustuse, Medicare’i ja riiklike või kohalike kindlustusprogrammide (nt invaliidsus või töötus) jaoks. Tööandjad peavad vastama oma töötajate sotsiaalkindlustuse ja Medicare’i maksetele ning maksma ka föderaalseid ja osariigi töötuskindlustusmakseid ning mõnel juhul ka osariigi töövõimetuskindlustusmakseid.
Töötajate tulumaksu kinnipidamine arvutatakse eraldi töötajate kohta, võttes aluseks nende tegeliku töötasu ja W4 vormidel esitatud teabe. Sotsiaalkindlustusmakse on 6.20% töötaja brutopalgast, kuni aastane töötasu on jõudnud Kongressi kehtestatud ülempiirini, mis oli 106,800. aastal 2010 1.45 USA dollarit. Medicare’i lisatasu on XNUMX% kogu sissetulekust.
Tööandjate sissemaksete arvutamine võib olla keeruline, kuna see hõlmab maksustatavate summade ülemmäärasid ja föderaalseid krediite osariigi töötusmaksu maksmiseks. Enamik palgaarvestusteenuseid ja ettevõtte palgaarvestustarkvara teevad neid arvutusi. Kõik summad liidetakse, kui tööandjad maksavad palgafondimakse, välja arvatud töötuskindlustusmaksud, mida makstakse kord kvartalis iga kord, kui kogukohustus jõuab 500 dollarini või ületab selle.