Ametikirjeldus on kriitilise tähtsusega dokument, mida kasutatakse töötajate palkamisel ja juhtimisel. See edastab tööd tegeva inimese kohustused ning selle täitmiseks vajalikud kvalifikatsioonid ja oskused. Kõigi ettevõtte või organisatsiooni ametijuhendite malli olemasolu aitab hoida neid stiililt ja sisult järjepidevana ja ühtlasena ning tagab õiglase töölevõtmise protsessi. Looge dokument, mis annab ülevaate ettevõttest ja osakonnast ning annab seejärel ruumi iga konkreetse ametikohaga seotud tööülesannete ja nõutava kvalifikatsiooni jaoks.
1
Otsustage, kes malli loob. Tavaliselt kasutavad organisatsioonid töökirjelduse mallide loomiseks oma personali- või personaliosakonda. Mõnel juhul võib selle loomise eest vastutada osakonnarühm, juht või mõni muu isik (tavaliselt positsiooni otsene juht). Igal juhul veenduge, et malli looja on kursis ettevõtte või organisatsiooni vajadustega.
2
Kirjutage oma ettevõtte või organisatsiooni kirjeldus. See ülevaade lisatakse kõikidele ametijuhenditele, et anda ülevaade teie töökohast. Seega saab selle kirjutada enne tähtaega, et selle saaks selle ettevalmistamisel malli sisestada.
3
Vajadusel koostage töö kokkuvõtted. Saate kasutada ametikirjelduse malli, mida kasutate iga reklaamitava ametikoha jaoks, täites malli selle ametikoha jaoks asjakohase teabega. Kui aga võtate (või kavatsete teha) teatud ametikohal palju tööle, võite luua spetsiaalse malli, mis sisaldab selle töö kokkuvõtet. See säästab teie aega. Näiteks võib koolil olla üldine mall kõigi töökohtade jaoks, samuti spetsialiseerunud mall matemaatikaõpetajatele, teine inglise keele õpetajatele jne.
4
Alustage positsiooni pealkirjaga. Konkreetne ametinimetus on oluline, sest see eristab üht ametikohta teisest. Soovite jätta oma ametikirjelduse malli algusesse tühik ametikoha nimetuse jaoks. Kaaluge ametinimetuse lisamist, mis on piisavalt spetsiifiline, et eristada ametikohta ja aidata inimesel mõista oma kohustusi, kuid samas piisavalt lai, et hõlmata kogu potentsiaali. Näiteks “Õpetaja” võib olla liiga lai ametinimetus, samas kui “Matemaatikaõpetaja seitsmendale klassile” võib tegelikult olla liiga konkreetne, kui ametikohal võib mõnikord olla vaja õpetada matemaatikat ka kuuendale või kaheksandale -klassi õpilased. Selle asemel võib „Keskastme matemaatikaõpetaja” olla nii konkreetne kui ka piisavalt lai. Tihti on ametinimetus sellele tähelepanu tõmbamiseks spetsiaalselt vormindatud (kasutades paksu kirja või suuremat kirjasuurust jne).
5
Jätke ruumi osakonna täpsustamiseks (kui see on asjakohane). Kui teie ettevõte või organisatsioon on jagatud mitmeks osaks, tuleks ametijuhendis mainida, millisele osakonnale või muule üksusele see konkreetne ametikoht allub. Ametikirjelduse malli loomisel on oluline jätta osakonna loetlemiseks koht, tavaliselt dokumendi algusesse.
6
Määratlege juhendaja. Võib osutuda kasulikuks jätta oma mallile jaotis, mida kasutatakse konkreetse ametikoha järelevalve ja/või selle järelevalve ulatuse üksikasjalikuks kirjeldamiseks. See võib aidata inimesel mõista, kellele ta teatavat ametikohta täites aru peaks andma, ja positsiooni rolli ettevõtte või organisatsiooni hierarhias. Samuti võite lahkuda jaotisest, kus arutada konkreetse ametikoha järelevalverolle ( kui see on asjakohane), kui see hõlmab teiste inimeste juhtimist.Järelevalve jaotise lisamine ametijuhendisse võib samuti olla kasulik kirje, kui otsustate, kuidas lahendada konkreetse ametikohaga seoses tekkida võivaid konflikte.
7
Esitage töö kokkuvõtte jaotis. Mõelge sellele, et see kirjeldab ametikoha eesmärki ja selle rolli teie ettevõttes või organisatsioonis tervikuna. Töö kokkuvõte kirjeldab lühidalt ametikoha põhialuseid, nii et jätke oma ametikirjelduse mallile ruumi, et vastata: Mida soovite tööga saavutada? Mis on selle eesmärk? Mis on sellel ametikohal töötava inimese peamine ülesanne?
8
Looge ruum oluliste kohustuste ja kohustuste kirjeldamiseks. Neid võib nimetada ka “peamisteks funktsioonideks” või “olulisteks funktsioonideks”. Ükskõik, kuidas te seda nimetate, peaks see ametijuhendi jaotis sisaldama nimekirja ametikohaga seotud ülesannetest, olenemata sellest, kes seda täidab. ülesanded tähtsuse järjekorras, kasutades täpploendit või muud selget vormingut. Töö põhiülesannete tõhusaks kirjutamiseks pidage meeles järgmist mudelit: tegevussõna + teema + konkreetsed tegevused. Näiteks võite loetleda töökoha ohutuse järelevalveametniku ühe konkreetse kohustuse: “Koosta igakuised ohutusaruanded, kogudes, kontrollides ja kokku võttes töökoha ohutust käsitlevaid andmeid.” Võib-olla soovite lisada ka protsendid, mis kirjeldavad ametikohale kuluvat aega. Näiteks võib õpetajate ametijuhendi malli abil näidata, et võib-olla 75% ametikohast on pühendatud õpetamisülesannetele, 15% õpilaste nõustamisele ja 10% komisjonides töötamisele.
9
Kaaluge ruumi jätmist “muude tööülesannete jaoks. Kui teie ettevõtte või organisatsiooni mõne ametikoha täpsed tööülesanded sõltuvad neid täitvatest isikutest, siis võiksite jätta tühiku “Muud tööülesanded võivad hõlmata”. See annab teile paindlikkuse kandidaadi kogemustel või võimetel põhinevate muude kohustuste ja kohustuste kaasamisel.
10
Looge vajalike oskuste jaotis. Konkreetse töö tegemiseks vajalike oskuste kogumi kindlakstegemine võib aidata inimestel mõista, kas neil on põhiülesannete täitmiseks vajalikud võimed ja teadmised. Oskuste näited hõlmavad selliseid asju nagu “Oskus kasutada arvutustabelitarkvara oskuslikult” ja “Tõhusalt juhtida 5–6-liikmelist praktikantimeeskonda – pidage meeles, et oskused võivad olla rasked (õpetatavad oskused, näiteks töötamine konkreetse tööriistaga, teadmised konkreetsest tarkvaraprogrammist või oskus luua teatud tüüpi dokumenti või objekti) või “pehme” (mida sageli nimetatakse “inimeste oskusteks”, need viitavad teie võimele suhelda teistega ja kasutada emotsionaalset intelligentsust). Teie ametikirjelduse mall võib soovida seda kajastada, luues ühele konkreetse koha või muu või mõlemad.
11
Vajalike kvalifikatsioonide loetlemiseks eraldage ruum. Ametikirjelduse malli kvalifikatsioonide jaotist kasutatakse töö tegemiseks vajaliku hariduse, erikoolituse või sertifikaadi loetlemiseks. Kvalifikatsioonid võivad hõlmata järgmist: teenitud kraadid; konkreetne arv aastaid teatud töökogemust; spetsiifiliste seadmete, tarkvara jms kasutamise kogemus; ja sertifikaadid, mis on nõutavad seaduse või muude määrustega, et täita tööülesandeid. Samuti võite kaaluda oma mallile tühiku lisamist nii minimaalsete kvalifikatsioonide kui ka soovitud kvalifikatsioonide jaoks. Näiteks võib konkreetne ametikoht nõuda oma põhiülesannete täitmiseks bakalaureusekraadi teadmisi ja kogemusi, kuid teie ettevõte või organisatsioon võib eelistada, et sellel ametikohal töötaval inimesel oleks magistrikraad.
12
Tehke ruumi, et kirjeldada mis tahes erilist füüsilist või vaimset pingutust, mida töö võib nõuda. Näiteks võite soovida oma ametikirjelduse mallil ruumi, et kirjeldada, kas teatud asend nõuab selliseid asju nagu raskete esemete tõstmine, pikaajaline istumine, korduvate ülesannete täitmine või reisimine.
13
Jätke jaotis töötingimuste iseloomustamiseks. Mõne ametikoha puhul on asjakohane avalikustada töötingimused. Näiteks tuleb mõnel positsioonil töötada selliste asjadega nagu mürgised materjalid, potentsiaalselt ohtlikud seadmed, liigne müra või äärmuslikud ilmad. Kui see on teie töökoha jaoks asjakohane (või võib olla asjakohane mõne ametikoha puhul), lisage oma ametijuhendi malli selle jaoks jaotis. Kui konkreetsel ametikohal, mille jaoks malli hiljem kasutate, ei ole ohtlikke või muul viisil tähelepanuväärseid töötingimusi, võite sellesse jaotisse kirjutada midagi sellist nagu “tavaline kontorikeskkond” või lihtsalt selle mallist kustutada.
14
Tehke ruum palga, hüvitiste või rahastamise üksikasjalikuks kirjeldamiseks. Kui loodavat ametikirjelduse malli kasutatakse või võidakse kasutada avatud ametikohtade reklaamimiseks ja kandidaatide värbamiseks, võite otsustada lisada ka finantsteabe. Võite jätta koha konkreetse palga või palgavahemiku tuvastamiseks, teie asutuses saadaolevate hüvitiste kirjelduse (kas üldiste või ametikohapõhiste) ja positsiooni rahastamisallika, kui see on asjakohane.
15
Levitage oma malli mustand juhtidele ja juhendajatele. Kõigil, kes peavad malli kasutama ametijuhendite koostamiseks, peaks olema võimalus malli üle vaadata, selle kohta tagasisidet anda ja teha koostööd, et seda täiustada.
16
Kasutage malli, et sisestada mõned juba kirjutatud ametikirjeldused. See aitab teil kindlaks teha, kas jätsite midagi välja või peate malli laiendama. Kui teil pole ametijuhendit veel välja kirjutatud, kasutage malli selle kirjutamise harjutamiseks, seejärel vaadake see koos asjakohaste juhtidega üle.
17
Salvestage mall. Hoidke malli kergesti ligipääsetavas kohas. Kui töökirjelduste kirjutamiseks peavad mallile juurde pääsema paljud erinevad inimesed, peab see olema hõlpsasti kättesaadav. Näiteks pange viimane mall ettevõtte sisevõrku, kui teil see on. Muul juhul salvestage see jagatud kausta või pilvesalvestusse.
18
Vaadake ja värskendage ametijuhendi malli regulaarselt. Kui ettevõte või organisatsioon muutub ja kasvab, muutuvad ka selle ametijuhendid. Muutke malli perioodiline (iga-aastane, iga kaheaastane jne) ülevaade personali- ja juhtimiskoosolekutel kalendrikirjeks.