Kui märkate, et teil on raskusi oma ülesannete nimekirja kontrolli all hoidmisega ja kaotate produktiivset aega, püüdes kõike organiseeritud hoida, võib “tickler”-fail aidata teil kõik korrastada. Tickler-fail jaotab teie ülesanded ja paberitöö hallatavateks päeva-, nädala- ja/või kuuosadeks. Tickleri failid on kasulikud tööriistad isiklike arvete ja paberimajanduse, kliendikohtumiste ning isiklike või äriliste järelkõnede ja e-kirjade korraldamiseks. Vaadake allolevat sammu 1, et saada teada, kuidas luua traditsioonilist füüsilist kõdifaili või kasutada elektroonilise faili loomiseks digitaalteenuseid.
1
Koguge oma materjalid kokku. Vaja läheb failikappi või riidepuu, samuti 43 faili. See võimaldab teil luua iga kuu jaoks faili koos 31 failiga iga kuu iga päeva kohta. Tickler-failide loomiseks on mitmeid viise, kuid üldiselt on see kõige aktsepteeritavam ja hõlpsamini jälgitav.
2
Märgistage oma kaustad. Peate märgistama 12 kausta iga kuuga. Seejärel märgistage ülejäänud kaustad numbritega, 1 kuni 31.
3
Korraldage kaustad. Asetage kaustad aasta jooksvasse kuusse, alustades tänasest kuupäevast. Näiteks kui kuupäev on 15. juuni, asetage kaustad 15-31 juuni kausta ja 1-14 juuli kausta. Märkus: juunis on ainult 30 päeva, kuid kaust “31” säilitage kuu lõpus. et saaksite selle hõlpsalt järgmisele liigutada, ilma et asjad korrast ära läheksid.
4
Täitke oma kaustad. Nüüd, kui kaustad on korrastatud, on aeg hakata neid täitma. Asetage kõik, mida peate meeles pidama, vastavasse kausta. Saate panna kleepuvaid märkmeid meeldetuletuste, arvete, kirjade või muuga, mis sel päeval teie tähelepanu vajab. Asetage kogu oma tulevane teave vastavatesse igakuistesse kaustadesse. Kui jõuate selle koi juurde, saate üksused sorteerida vastavatesse igapäevastesse kaustadesse. Kui teie ülesandeks kulub mitu päeva, esitage see kindlasti selle alguspäeval, mitte tähtpäeval!
5
Asetage oma kaust lähedale. Teie tickler-fail on kasulik ainult siis, kui see on hõlpsasti juurdepääsetav. See peaks olema teie peamisest tööpiirkonnast käeulatuses. See võimaldab teil failile juurde pääseda ilma püsti tõusmata, mis kahjustaks selle jätkuvat kasutamist.
6
Kasutage oma kausta. Iga päeva alguses eemaldage üksused päeva kaustast ja asetage need oma lauale, et selle päeva eest hoolitseda. Kui olete iga üksuse lõpetanud, asetage see alaliseks hoiule või visake ära. Liigutage päevakaust tickler-faili järgmise kuu loendi lõppu.
7
Avage Google’i kalendrite veebirakendus. Saate kasutada Google’i kalendreid koos Gmailiga, et luua digitaalne tickler-fail, mis tuletab teile iga päev meelde selle kontrollimist. Selleks vajate tasuta Google’i kontot.
8
Looge uus kalender. Kui soovite kõditavate üksuste ja tavalise kalendri eraldi hoidmist pisut lihtsamaks muuta, saate uue kalendri loomisel lisada üksusi, mida saate hõlpsalt sisse ja välja lülitada. Samuti võimaldab see määrata erinevaid meeldetuletuse seadeid.Klikkige vasakpoolses menüüs valiku Minu kalendrid kõrval oleval kastiga nooleikoonil.Valige “Loo uus kalender”. Pange kalendrile pealkiri nagu “Tickler”. Soovi korral saate anda sellele kiire kirjelduse.Kui olete lõpetanud, klõpsake nupul Loo kalender.Keelake oma põhikalender, kui loote oma kõditavate sündmuste täitmise. Nii on lihtne tagada, et sündmus jõuab õigesse kalendrisse. Kalendreid saate vahetada, klõpsates vasakpoolses menüüs kalendri nime kõrval olevat värvilist kasti.
9
Looge kogu päeva sündmusi. Looge oma igapäevase kõditava iga üksuse jaoks sellel päeval uus kogu päeva kestev sündmus. Selleks lülituge nädalavaatele ja otsige kalendri ülaosas kuupäevade all olevat õhukest riba. Uue sündmuse hüpikakna avamiseks klõpsake tühjal ribal. Üksikasjaliku sündmuste redaktori avamiseks klõpsake lingil “Muuda sündmust”. Sisestage kõik kõditava üksuse üksikasjad. Sisestage pealkiri, kõik asjakohased asukohad, üksikasjalik kirjeldus, sealhulgas kõik e-posti aadressid või veebisaidid, mida vajate. Saate isegi kopeerida ja kleepida väljavõtteid vajalikest dokumentidest.Lisage värvikood, kui soovite lisada täiendava visuaalse korralduse kihi.Eemaldage meeldetuletus, kui see on olemas, seadistate teistsuguse meeldetuletussüsteemi. tickler-faili, veenduge, et sisestaksite üksuse sellel päeval, mil peate selle käivitama.
10
Saate päevakava. Kui olete kõik ülesanded kalendrisse sisestanud, saate seadistada Google’i kalendrid saatma teile iga päev meeldetuletusmeili, milles võetakse kokku kõik selle päeva kohta. Selleks klõpsake paremas ülanurgas hammasrattaikoonil ja valige Seaded.Klikkige vahekaardil Kalendrid ja seejärel klikkige oma kõdikalendri lingil “Meeldetuletused ja teatised”. Märkige ruut “Päevakava”. See saadab igal hommikul kell 5 hommikul teie Gmaili kontole loendi kõigist teie päeva kõditavatest üksustest. Seejärel saate päeva alustades selle loendi üle vaadata.
11
Jätkake oma päevade täitmist. Kui kogute rohkem kõditavaid esemeid, esitage need kindlasti sobivatel päevadel. Proovige varuda üks päev või kaks kuus, et veenduda, et kõik on õigesti sisestatud. Kui leiate, et kordate teatud üksusi palju, saate ajastada nende automaatse kordumise, et te ei peaks neid pidevalt lisama.
12
Looge kaksteist märkmikku. Evernote on tasuta korraldajateenus, mis võimaldab teil märkmeid luua ja märkmikutesse sortida. Evernote’i virtuaalse failisüsteemi abil saate tickler-faili luua sarnaselt paberfailiga. Alustuseks looge kaksteist märkmikku ja märgistage need iga kuu kohta, millele eelnes kuu number. Sisestage iga ühekohalise kuu ette “0”, et need sorteeriksid õigesti. Näiteks “01. jaanuar, 02. veebruar, 03. märts … 09. september, 10. oktoober jne.”Uute märkmike loomiseks klõpsake kastiga nooleikooni vasakpoolses menüüs päise Märkmikud kõrval ja klõpsake “Uus märkmik…”.
13
Pange märkmikud virna. Kui olete märkmikud loonud, alustage nende virnastamist. Lohistage märkmik “02. veebruar” märkmiku “01. jaanuar” peale. Teil palutakse anda virnale nimi, seega pange see nimeks “.Tickler”. “.” tagab, et Tickleri märkmike kollektsioon püsib märkmike loendi tipus.
14
Looge märkmeid iga kuu päeva kohta. Klõpsake jooksva kuu märkmikku ja seejärel nuppu “+ Uus märkus”. Nimetage kuu esimese päeva esimene märkus “01”. Korrake seda iga kuu iga päeva puhul, kuni teil on iga päeva kohta märge. Kui olete iga märkme loomise lõpetanud, klõpsake akna allosas menüül “Vaatevalikud” ja valige “Pealkiri (kasvavalt)”. See sorteerib märkmete loendi nii, et need oleksid õiges järjekorras.
15
Täitke oma märkmed. Nüüd, kui struktuur on paigas, võite hakata märkmeid täitma vajaliku teabega. Sarnaselt füüsilisele tickler-failile veenduge, et sisestaksite üksused toimingu alustamise päevale, mitte selle täitmise kuupäevale. Lisage sildid, mis aitavad teil tickler-faili teavet otsida ja sortida.
16
Lisa meeldetuletusi. Meeldetuletuse määramiseks kasutage märkme ülaosas olevat äratuskella ikooni. Kui olete kõdistamisfaili oma hommikurutiini lülitanud, ei vaja te enam meeldetuletusi.