Korraldatud failisüsteemi loomine tagab kontori sujuvama töö, olenemata sellest, kas töötate kodus või suures jagatud tööruumis. Loogiline failisüsteem on ülioluline, kui mitu inimest kasutavad samu faile, sest see võimaldab kõigil kiiresti ja hõlpsalt juurde pääseda vajalikule teabele. Kui korrastate oma failisüsteemi, eraldage selleks vähemalt üks päev, et te ei kaotaks protsessi keskel oma tegemistest aru.
Korraldatud failisüsteemi loomise alustamiseks jagage oma töö kahte kategooriasse: aktiivne ja arhiiv. Aktiivne materjal hõlmab pooleliolevaid tegevusi, käimasolevaid projekte või lugemismaterjali, mis peab olema hõlpsasti juurdepääsetav. Arhiivimaterjal sisaldab andmeid, mis ei pea olema kergesti kättesaadavad. Plaanige eraldada oma töölaua kõrval ruumi aktiivsete esemete jaoks ja teine arhiveerimisala arhiivitöö jaoks. Planeerige ka arhiivide kasutuselt kõrvaldamise ajakava. Enne arhiveeritud materjali äraviskamist kaaluge seaduslikke piiranguid: näiteks peavad mõned ettevõtted hoidma finantsdokumente teatud aja jooksul käepärast.
Organiseeritud failisüsteemi loomisel arvestage, mis tüüpi aktiivseid materjale teil on. Näiteks kui olete raamatupidaja, võivad teil olla avatud arved, võlgnevused, tasumata arved ja kasumiaruanded selle kvartali kohta, milles töötate. Kui olete disainer, võib teil olla mitu käimasolevat projekti erinevatele klientidele, näidised on ootel, pakkumised, mille kohta ootate vastust, ja nii edasi. Koostage oma failisüsteemi jaoks lahtiste kategooriate komplekt ja kavandage alamkategooriate loomine üldkategooriate sees. Nii teate, et leiate näiteks kõik ootel olevad arved ühest kesksest asukohast. Selles asukohas võivad arved olla järjestatud tähestikulises järjekorras hankijate, summade järjekorras või mõnel muul teie jaoks mõistlikul viisil.
Seejärel seadistage oma arhiivikaustad. Kavandage organiseeritud failisüsteemi loomisel meetodit, mis on teie ja teiste kontorikeskkonnas loogiline. Võib-olla soovite korraldada arhiive projekti järgi tähestikulises järjekorras. Väikeses kontoris, kus faile hoitakse keskses kohas, tuleks arhiivid tõenäoliselt jagada teemade kaupa: projektid, finantsdokumendid, kasutusjuhendid jne. Tehke igas laias kategoorias väiksemad kaustad.
Kui loote kaustu organiseeritud failisüsteemi jaoks, kasutage vahekaartidel suuri ja hõlpsasti loetavaid fonte, mis paistavad muust kaustast hästi silma, et saaksite jaotise kiiresti üles leida. Abiks võib olla ka värvikoodiga vahekaartide või failide kasutamine, et saaksite näha kategooriate vahelist visuaalset jaotust. Hoidke käepärast kaustu, vahekaarte ja seadmeid, et saaksite vajaduse korral hõlpsalt rohkem faile luua: ärge andke järele kiusatusele “failida”.
Kui olete oma arhiveerimissüsteemi luustiku loonud, saate integreerida kogu esitatava paberi ja trükitud materjali. Tühjendage kõik oma kartoteegikapid, ootel olevad kandikud ja muud paberivirnad. Vaadake läbi kogu materjal, tehes esmalt kindlaks, mida tuleb alles hoida ja mis ära visata. Iga paberitükki ei pea salvestama: hoidke alles asjakohane või kasulik materjal ja vabanege ülejäänutest. Teie failisüsteem ei tohiks sisaldada kõiki ettevõtte ajaloos kasutatud paberitükke. Tühjendamisel sortige materjal aktiivsetesse või arhiivikategooriatesse ja esitage see sobivasse piirkonda.
Kui olete organiseeritud failisüsteemi loonud, avastate tõenäoliselt, et teie elu on palju lihtsam. Säilitage süsteemi, puhastades sageli vanast materjalist ja hoidke oma viiltega kursis, et vältida materjali kogunemist.