Sotsiaalkomiteed tööl võivad olla lõbus viis oma kaastöötajatega tutvumiseks ja neile eriürituste kavandamiseks. Kui teie ettevõttel seda veel pole, võite selle asutamise kohta küsida oma juhilt või personaliesindajalt. Kui teil on tugi, võite alustada esimese koosoleku planeerimist ja töötada välja kõik üksikasjad selle sujuvaks toimimiseks.
1
Leidke partner, kes aitaks asjad lahti saada. Rääkige mõne oma töökaaslasega lõuna- või kohvipauside ajal ja vaadake, kas keegi on huvitatud teid sotsiaalkomisjoni loomisel abistama. Abiks võib olla partner, kes korraldaks esimese kohtumise ja ärataks huvi kontori vastu. Kui keegi vabatahtlikult ei aita, ärge heituge. Saate seda ikka omal käel teha ja inimesi sotsiaalkomisjoni ellu kutsuda.
2
Leppige kokku aeg juhtkonnaga vestlemiseks. Küsige oma juhilt, kas saaksite kokku leppida kiire koosoleku, et rääkida sotsiaalkomisjoni loomisest. Vältige kõigi üksikasjade lihtsalt meili saatmist, sest teie juht ei pruugi vastata kõigile teie küsimustele. Kui nad suunavad teid ahelas kõrgemale teise juhi juurde, planeerige selle inimesega hoopis lühike kohtumine. Mõned küsimused, mida juhtkonnale esitada, hõlmavad seda, kas saate koosolekutel tööaega kasutada, kas ettevõte pakub komiteele rahalisi vahendeid ja mida. tüüpi ürituste korraldamine on teile planeerimisel mugav.
3
Lõpliku heakskiidu saamiseks võtke ühendust personaliosakonnaga. Kui juht annab teile alustamiseks loa, saatke oma personaliosakonnale e-kiri, et anda neile oma plaanist teada. Küsige, kas neil on mingeid erivorme, mida peate täitma, või töökohakomisjonide reeglite loendit. Kui teie ettevõte pakub teile hüvitist, küsige, kuidas kulutada komisjoni tehtud ostude eest.
4
Valige aeg, mis ei sega tööd ega isiklikke kohustusi. Kui teie juht ütles teile, et koosoleku toimumine tööajal on õige, siis määrake see ajale, mis ei sega muid kavandatud koosolekuid ega konverentskõnesid. Kui seda on vaja teha väljaspool tööd, planeerige see lõuna ajal või vahetult pärast tööd, et te ei paluks oma töökaaslastel liiga palju isiklikku aega ohverdada. Plaanige koosolekut piirata 30 minutiga, olenemata sellest, millal see toimub. . Üks viis, kuidas hoida inimesi teie komitee vastu huvi, on austada nende aega.
5
Kinnitage koosoleku koht. Küsige oma juhilt, millist ruumi saate koosolekuks kasutada. Vaadake, kas mõni konverentsiruum või puhkeruum oleks koosoleku ajal vaba. Küsige kontori administraatorilt, kas teie kontoris on ruumi reserveerimiseks mingi protokoll. Veenduge, et ruumis on toolid kõigile, kes seal viibivad.
6
Saatke oma kolleegidele koosoleku kuupäev ja kellaaeg meili teel. Koostage oma töökaaslastele e-kiri, et anda neile teada, et loote sotsiaalkomitee. Andke neile teada, milleks komitee sisuliselt on (st peo planeerimine, õnnelikud tunnid jne). Märkige selgelt esimese kohtumise kuupäev, kellaaeg ja koht ning paluge inimestel huvi korral vastata. Veenduge, et e-kiri saadetakse kõikidele osakondadele, et keegi ei tunneks end kõrvalejäetuna.
7
Kui meilile antakse piiratud vastus, riputage kontoris flaiereid. Kui teie meilile vastavad väga vähesed inimesed, tippige e-kirjast sama teabega flaier ja printige mõned koopiad välja, et kontoris ringi riputada. See on meeldetuletus inimestele, kes on meili unustanud. Riputage need vesijahuti lähedusse, kööki, puhkeruumi ümber või ettevõtte teadetetahvlile.Kaasake oma e-kiri, et keegi teisest osakonnast teaks, kuidas teiega ühendust võtta.Korduge juhilt või personalitöötajalt, et veenduda, et kõik on korras kontoris flaiereid riputama.
8
Valige komiteesse viis kuni kaheksa liiget. Tõhusas komisjonis on viis kuni kaheksa liiget, nii et kui käputäis inimesi vastab, liikuge koos nende vabatahtlikega edasi. Kui saate rohkem kui kaheksa liitumistaotlust, seadistage vahelduv ajakava, et kõik saaksid osaleda. Proovige seadistada iga kvartali liikmesuse muudatus. Iga kolme kuu järel vahetuvad juhist mittekuuluvad liikmed välja, et lubada uusi liikmeid. Veenduge, et igas rotatsioonirühmas oleks inimesi mõnest erinevast osakonnast.
9
Looge oma päevakava ülevaade. Koostage nimekiri asjadest, mida soovite koosolekul arutada. Kaasake selliseid asju nagu juhtivad ametikohad, eelarve, sündmuste ideed ja tulevaste koosolekute ajakava. Sisestage oma päevakava ülevaade ja printige koopiad välja, et esimesel koosolekul levitada.
10
Alusta õigel ajal. Oluline on näidata inimestele, et väärtustate nende aega. Ärge saabuge oma koosolekule hilja ja ärge pange teisi teid ootama. Ja ärge istuge 15 minutit lobisedes, enne kui hakkate lõpuks komisjonist rääkima. Täname kõiki tulemast ja sukelduge seejärel otse asjakohastesse teemadesse.
11
Levitage päevakava. Jagage välja oma kirjeldatud päevakava koopiad, et inimesed saaksid seda jälgida. Andke pastakad või pliiatsid välja, et igaüks saaks soovi korral kontuurile märkmeid teha.
12
Laske kellelgi koosoleku protokolli koostada. Kui koosolek saab korda, paluge vabatahtlikul koosoleku protokolli koostada, et saaksite koosoleku üksikasju jagada kõigiga, kes ei saanud osaleda. Kui keegi vabatahtlikult ei osale, peate ise märkmeid tegema. Kaasake olulised asjad, nagu see, mille üle hääletati ja kes nõustus teatud ülesannetega. Ärge kirjutage lihtsalt üles, mida kõik räägivad. Näiteks kirjutage üles, kui keegi teeb ettepaneku, et komisjoni raha kulutaks töökaaslase lahkumispeole. Seejärel kirjutage üles, mitu häält oli poolt ja kui palju vastu.
13
Hääletage juhtivatel kohtadel. Teie komisjonil peaks olema president ehk “esimees”, samuti sekretär ja laekur. Kui mõnest ametikohast on huvitatud rohkem kui üks inimene, laske komisjonil selle üle hääletada või kaaluge ülesannete jagamist kahe inimese vahel. Ärge eeldage, et olete esimees lihtsalt sellepärast, et asutasite komisjoni. Esitage oma nimi kaalumiseks, kuid olge armuline, kui sellele kohale hääletatakse keegi teine.
14
Teatage komisjoni eesmärgid. Kas plaanite lihtsalt seltskondlikke üritusi, nagu pühadepeod ja õnnelikud tunnid? Või soovite keskenduda ka selle komitee sündmustele, mis annavad kogukonnale tagasi, nagu heategevus 5Ks? Olge konkreetne selle kohta, millist tüüpi üritusi soovite korraldada, ja looge veebis dokument, millele igaüks pääseb juurde, et neid eesmärke hiljem üle vaadata. Olge avatud teiste komitee liikmete soovitustele. Neil võivad olla erinevad ideed selle kohta, milliseid asju peaksite planeerima. Kui teil on ideoloogias suuri erinevusi, küsige oma juhilt, kas on mõni suund, kuhu nad eelistaksid komisjoni kaasamist.
15
Arutage eelarvet. Öelge teistele liikmetele, kui palju raha teil on vaja töötada. Kui palju ettevõte teile kvartalis või aastas annab? Kui te raha ei saa, arutlege, kas soovite küsida töökaaslastelt annetusi või mõelge välja raha kogumise ideid. Raha kogumiseks võite teha traditsioonilist küpsetiste müüki või autot pesta või proovida midagi, näiteks loosimise oskusi. Grupi fotograaf võiks annetuse eest pakkuda värskendatud peapilte.
16
Jagage ülesandeid ühtlaselt. Ärge püüdke kõike ise teha, isegi kui olete lõpuks tool. Delegeerige ülesandeid, et kõik tunneksid end kaasatuna. Näiteks paluge vabatahtlikul uurida järgmise jõulupeo toimumiskohti ja paluge kellelgi teisel toitlustajatega ühendust võtta. Enne selle määramist tehke selgeks, mida ülesanne täpselt nõuab.
17
Seadke regulaarne koosolekute ajakava. Lihtsaim viis inimesi kaasata hoida on korraldada regulaarsed kohtumised iga paari nädala tagant samas kohas ja kellaajal. Proovige korraldada kohtumist kord kuus, välja arvatud juhul, kui teil on palju üritusi, mis nõuavad sagedasemaid kohtumisi.
18
Looge jagatud kalender. Kasutage oma meiliserverit, et luua jagatud kalender, millele kõigil komisjoni liikmetel on juurdepääs. Kui teil pole kalendreid pakkuvat ettevõtte e-posti aadressi, kasutage teenust, nagu Google’i kalendrid. Logige sisse koosolekute ja pidude kuupäevad ja kellaajad ning teatud ülesannete tähtpäevad.
19
Teatage juhtkonnale pärast iga koosolekut. Pärast iga koosolekut saatke oma juhile (või komitee heaks kiitnud juhile) e-kiri koos koosoleku protokolliga. Kohtuge nendega perioodiliselt, et arutada oma edusamme ja koostada ideid uute sündmuste jaoks.
20
Julgustage uusi liikmeid liituma. Sotsiaalkomitee võib hakata tundma end eksklusiivsena, kui kõiki üritusi kavandavad samad inimesed. Saatke iga paari kuu tagant meilisõnum, kutsudes inimesi teiega järgmisel koosolekul liituma või järgmisele rotatsioonile. Veebipõhise registreerumistabeli loomine aitab inimestel hõlpsalt järjekorda saada. Öelge näiteks midagi sellist: “Otsime alati uusi vaatenurki ja ideid, nii et liituge meie järgmisel koosolekul!”