Vähesed asjad on sujuva kontori jaoks olulisemad kui toimiv failisüsteem. Olenemata sellest, kas olete ainus, kes pääseb failidele juurde või jagate neid töötajatega, peab teie valitud failisüsteem olema korraldatud nii, et igaüks leiaks selle, mida otsib. Kui arhiveerimissüsteemi on raske kasutada, jääte paberite küljes rippuma, kartes neid failidesse kaotada, ja varsti katavad teie töölauda paberivirnad.
1
Otsustage failisüsteemi kasuks. Mis iganes see ka poleks, peab see olema mõistlik, et saaksite täpselt teada, kus iga paberitükk on. Teie valikud on järgmised: tähestikuline. See süsteem on parim, kui enamik teie failidest on klientide, patsientide või klientide nimed. Teema või kategooria: enamik failisüsteeme on korraldatud teemade või kategooriate järgi, mis töötab õigesti, kui see on õigesti seadistatud, kuid võib olla ka kõige segadusttekitavam kui seda ei ole.Numbriline/kronoloogiline. See on kõige parem, kui teie failid koosnevad peamiselt nummerdatud või kuupäevaga materjalist, nagu ostutellimused või kviitungid.
2
Täitke oma failisahtlid rippuvate kaustadega. Rippuvaid kaustu ei eemaldata kunagi, need toimivad sahtlist eemaldatavate manila ümbrike kohahoidjatena.
3
Sorteerige oma paberid kategooriate kaupa hunnikutesse. Kui hunnik on üle tolli või kaks, jagage see alamkategooriateks. Kui hunnik on liiga õhuke, ühendage see teise hunnikuga ja nimetage see ümber. Kuhjade nimed peaksid võimaldama hõlpsalt kindlaks teha, millisesse hunnikusse iga paberitükk läheb.
4
Asetage iga hunnik manila kausta ja märgistage see selgelt. Parim on kasutada kaustu, mille vahekaardid on pigem keskel kui ajatatud, kuna see muudab failid kenamaks.
5
Asetage manila kaustad rippuvatesse kaustadesse. Enamiku failide puhul töötavad tavalised rippuvad kaustad, kuid paksude failide või failide jaoks, mida pidite alamkategooriatesse jagama, kasutage kasti alumisi kaustu. Saate kaustu tellida nii, nagu soovite, kuid enamik inimesi kasutab praegu tähestikulist süsteemi.
6
Märgistage rippuvad kaustad samade nimedega nagu Manila kaustad. Kui te ei kasuta külgmist failikappi, asetage kõik plastikust sakid kausta vasakule küljele. Külgviilide puhul, mis kulgevad sahtli avamisel vasakult paremale, mitte eest taha, asetage sakid paremale küljele.
7
Asetage failide lähedusse rippuvad ja manilakaustad, et saaksite hõlpsasti kausta lisada, kui leiate endale paberitüki, mis ei kuulu olemasolevasse kausta. Vältige liiga paksusid või õhukesi kaustu. Samuti võite soovida kaustu ümber sildistada ja pabereid ümber jagada, kui otsustate, et peate uuesti kategoriseerima.
8
Aasta lõpus eemaldage kõik kaustad, sildistage värsked manila kaustad samade kategoorianimedega ja asetage need failidesse. Vaadake läbi vanad kaustad, et näha, kas praegustesse failidesse on vaja midagi üle kanda, ja asetage ülejäänud arhiivi.