Paljud inimesed – eriti puuetega inimesed – kasutavad arvutitele ja lugemismaterjalidele juurdepääsuks spetsiaalset tarkvara ja seadmeid, sealhulgas ekraanilugejaid. Olenemata sellest, kas kirjutate ärilistel või akadeemilistel eesmärkidel, on hea mõte veenduda, et teie Wordi dokumendid on sellele vaatajaskonnale juurdepääsetavad. Wordi dokumentide kirjutamisel tuleb järgida mõningaid lihtsaid kujunduspõhimõtteid ja samme, et tagada, et kõik pääsevad neile juurde. Märkus. Kuigi allpool kirjeldatud ekraanipildid ja konkreetsed menüüd pärinevad Microsoft Wordist, kehtivad üldpõhimõtted juurdepääsetavate Wordi dokumentide loomisel mis tahes tekstitöötlustarkvara.
1
Kasutage navigeeritava struktuuri loomiseks pealkirju ja dokumendi stiile. Kuna ekraanilugemise tarkvara (sh Windowsi arvutite jaoks ostetud tarkvaravalikud, aga ka Apple’i VoiceOver funktsioon) loeb valjult kõike, mis ekraanil näha on, on stiilide kasutamine abiks, sest see annab teie dokumendile struktuuri. Ekraanilugemistarkvara kasutab heli, et öelda kasutajatele, kas teatud osa tekstist on pealkiri, pealkiri, alampealkiri või tavaline/tekst. See võimaldab kasutajatel dokumendist loogiliselt aru saada ning teatud pealkirjade ja teemade juurde liikuda. Kuid selleks, et tarkvara seda teeks, peab dokumendi koostaja need eristused selgeks tegema! Vastasel juhul loetakse kogu dokumenti ühe suure osana “Tavaline” kehatekst. Kasutage vähemalt peamisi stiilivalikuid: Pealkiri, Pealkiri (nummerdatud tasemetega) ja Tavaline. Veenduge, et tuvastate oma pealkirjad õiges järjekorras. See aitab luua hõlpsasti arusaadava süsteemi, et keegi saaks teie tekstis navigeerida. Näiteks saate oma paberi pealkirjale määrata pealkirja stiili, kasutada peamiste jaotiste pealkirjade jaoks stiili Pealkiri 1, alajaotise pealkirjade jaoks kasutada pealkirja 2 ja nii edasi.Veenduge, et te pealkirjade taset vahele ei jätaks. Pesendage oma pealkirjad nii, et nende stiilinumbrid vastaksid nende hierarhiale (st ärge liikuge 1-st 3-ni ega kasutage põhipealkirjaks 3 ja subtiitrite jaoks 1; tee kindel, et 1 on suurim pealkiri, siis 2, siis 3 jne).Pidage meeles, et saate kohandada oma stiilide välimust, ilma et see mõjutaks juurdepääsetavust. Muutke vabalt fonte, suurusi ja värve. Lihtsalt veenduge, et iga pealkiri või osa tekst on “märgistatud” õige stiilisildiga, et ekraanilugejad saaksid tuvastada Pikemate dokumentide puhul kaaluge Wordi sisseehitatud sisukorra funktsiooni kasutamist. See kasutab automaatselt teie pealkirju, et luua lingitud sisukord, mis muudab dokumendis navigeerimise kõigi lugejate jaoks lihtsamaks.
2
Kasutage alternatiivteksti. Nägemispuudega inimesed, olgu nad siis pimedad või osalise nägemisega, võivad kaotada, kui kasutate oma dokumentides palju pilte, diagramme, kujundeid, fotosid või lõikepilte. See ei tähenda, et peaksite need funktsioonid vahele jätma – peate lihtsalt lisama mõne alternatiivse (või “alt”) teksti või pealdised, et selgitada, mis need on. Ekraani lugemise tarkvara loeb alternatiivteksti või pealdised valjult ette, et veenduda Nägemispuudega kasutajad ei jäta seda kasutamata.Alusteksti lisamiseks paremklõpsake oma pildil. Avage Pildi vormindamine ja seejärel Alt Text. Kirjutage pealkirjasse pildi või muu visuaalse funktsiooni lihtne, kuid täielik kirjeldus ja/ või kirjelduskasti (olenevalt selle pikkusest) ja klõpsake nuppu OK.
3
Veenduge, et lauad oleksid ligipääsetavad. Tabelid sobivad suurepäraselt andmete ja teabe korraldamiseks, kuid kui ekraanilugeja neid loeb, võivad need segadusse ajada. Nende põhimõtete meelespidamine võib muuta need paremini juurdepääsetavaks: kasutage selgeid ja määratud veerupealkirju. Nii nagu kasutate kogu tekstis stiilipealkirju, kasutage veerupäiseid, et muuta tabelid järjepidevaks ja hõlpsasti navigeeritavaks. Veenduge, et jaotises Tabelisuvandid oleks valitud Päise rida, et ekraanilugejad tuvastaksid ülemise rea veerupäistena. Muutke tabelid võimalikult lihtsaks ja loogiliseks. Võimaluse korral vältige lahtrite liitmist või jagamist ainult teatud veergudes või ridades, sest see tekitab sisu ettelugemisel segadust. Pidage kinni standardsest, ühtlaselt paigutatud vormingust. Proovige muuta tabelid loogiliselt loetavaks vasakult paremale ja ülalt alla (kui need on inglise keeles). Et saada paremat ülevaadet sellest, kuidas ekraanilugeja teie tabelis navigeerib, kasutage klaviatuuril tabeldusklahvi, et kontrollida järjekorda, kuidas kursor teie veerge ja ridu läbib. Altteksti kasutamine tabelite, aga ka piltide ja diagrammide jaoks abi ka.
4
Kasutage sisukat hüperlingi teksti. Kui kopeerite ja kleepite lihtsalt oma dokumenti pika URL-i, proovib ekraanilugeja iga tähe ette lugeda – see võib olla valus. Parem lähenemisviis hõlmab sisuka hüperlingi teksti kasutamist. Kui soovite lisada hüperlingi, paremklõpsake real, kuhu soovite linki lisada, ja valige Hüperlink (või minge jaotisse Lisa ja seejärel Hüperlink). Kopeerige või tippige URL aadressi või link tekstikastile. Kaasake kuva alla lihtne, kuid sisukas kirjeldus või kuvatav tekst. See on kiri, mis on tegelikult teie dokumendis nähtav ja klõpsamisel suunatakse lugeja URL-i veebisaidile.
5
Vältige tühjade tühikute või ridade kasutamist vorminduse või tühiku loomiseks. Kui kipute soovitud vormingu loomiseks ikka ja jälle vajutama “Tab” või “Enter”, proovige sellest harjumusest loobuda. Tühikute hulga kuulmine (ekraanilugeja tuvastab selle kui “tühi”) võib olla tüütu ja võib puuetega kasutajatele jätta mulje, et dokument on lõppenud. Kasutage selle asemel dokumendi vormindamist. Tuginege taandele, reavahele ja stiilidele soovitud efekti loomiseks.Liigse tühiku loomiseks ridade järel ilma sisestusklahvi vajutamata paremklõpsake ja minge jaotisse Lõik. Jaotises Spacing kohandage soovitud paigutuse saamiseks enne, pärast ja reavahe valikuid.Üks võimalus kontrollida kuidas teie dokument võib ekraanilugejale välja näha, on valida suvand näidata kõiki mitteprinditavaid märke, et saaksite näha lõigu sümbolit, mis ilmub iga kord, kui vajutate sisestusklahvi, ja punkti, mis kuvatakse iga kord, kui vajutate tühikuklahvi. Ideaalis peaksid need ilmuma ainult siis, kui tõesti peatate vana sõna või lõigu ja alustate uut. Neid ei tohiks seal olla, kui soovite lihtsalt lisaruumi luua.
6
Vältige ujuvaid esemeid. Kui lisate pilte, diagramme või muid objekte, olge teksti murdmisel ettevaatlik. Kui kasutate hõljuvaid objekte, võib ekraanilugemistarkvara neid üldse ignoreerida või lugeda nende alternatiivteksti vales järjekorras. Kasutage selle asemel “ülemist ja alumist” või “kooskõlas teksti murdevalikuga”.
7
Pakkuge helisisu jaoks kindlasti alternatiive. Kui teil on heliklippe või videoid, mis ei pruugi olla kurtidele juurdepääsetavad, proovige lisada subtiitreid või transkriptsioone, et tagada neile juurdepääs.
8
Kirjutage ja kujundage kõikvõimalikke kasutajaid silmas pidades, olenevalt teie vaatajaskonnast. Mõnel kasutajal võivad olla kognitiivsed häired ja nad saavad kasu selgest keelest. Mõnel võib olla värvipimedus või muud nägemishäired, mis raskendavad madala kontrastsusega teksti taustast eraldamist. Mõned kasutajad, kes kasutavad ekraanilugejaid, peavad kuulama teie dokumendi iga osa, mõnikord ikka ja jälle. Kui teil on tarbetut sisu, proovige see välja rookida. Olge sisuga põhjalik, kuid võimalusel olge oma lähenemisviisis lihtne. Pealkirjad jätke lühikesed, eriti kui need ilmuvad sageli. Kui kasutate värve, vältige väga sarnaste värvide üksteise peale panemist. Kontrastsus muudab teksti hõlpsamini loetavaks kõigile, eriti nägemispuudega inimestele. Ärge lootke ainult värvikodeerimisele. Kasutajad, kes ei taju värve või kasutavad ekraanilugejaid, veenduge, et teavet edastataks mitmel viisil, mitte ainult teksti värvide kaudu. Näiteks vältige pikka loendit üksustest, kus punane tekst tähistab üht ja sinine teist.