Gantti diagramm on teatud tüüpi tulpdiagramm projektijuhtimiseks. See organisatsiooniline ressurss on sageli tarkvaratööriista kujul, kuigi ka paberipõhise Gantti diagrammi idee pole paljudele projektijuhtidele võõras. Gantti diagrammi kasutamine aitab viimistleda projekti ajaskaala igas suuruses projekti jaoks ja aitab paljudes üldistes planeerimisülesannetes. Neile, kes soovivad luua Gantti diagrammi, mis aitab ajajuhtimisel, organiseerimisel või projekti süvaanalüüsil, on siin mõned selle protsessi kõige levinumad sammud.
1
Mõista tööjaotuse struktuuri. Gantti diagramm on diagramm, mis kuvab projekti ajaskaala koos kõigi projekti osaks olevate erinevate etappide, ülesannete ja töödega. Eraldi riba kasutatakse selleks, et illustreerida, millal projekti iga faas, ülesanne või töö algab ja lõpeb.
2
Koguge teavet kõigi projekti ülesannete ja protsesside kohta. Peate teadma projekti iga erinevat etappi (kokkuvõtte elemente) ja kõiki ülesandeid (terminali elemente), mis tuleb igas etapis täita. Lisateave terminali ja kokkuvõtte elementide kohta. Terminalielemendid on väiksemad ülesanded, mis moodustavad suurema ülesande. Suuremat ülesannet, mille terminalelemendid moodustavad, nimetatakse kokkuvõtlikuks elemendiks. Näiteks kui filmite filmi, võib üks kokkuvõtlik element sisaldada iga stseeni, mis tuleb filmida. Terminali elemendid võivad hõlmata iga stseeni planeerimist, lavakujundust, filmimist, montaaži ja animatsiooni.
3
Hinnake sõltuvust ja seoseid erinevate etappide ja ülesannete vahel. Mõningaid projekti ülesandeid ja/või etappe võib olla võimalik täita teistest ülesannetest ja fraasidest sõltumatult. Teised etapid ja ülesanded võivad sõltuda sellest, kas teised protsessid viiakse esmalt lõpule. Näiteks filmitootmise puhul tuleb enne filmimise algust casting lõpetada.
4
Looge graafikule ajaskaala. Joonistage graafiku ülaossa Gantti diagrammi jaoks horisontaalne ajaskaala. Ajaskaala tähistab kogu projekti, mille alguskuupäev on vasakul ja lõppkuupäev paremal. Seejärel peate ajaskaala jagama sammudeks, mis tähistavad ajaskaala päevi või nädalaid.
5
Loetlege kõik projekti ülesanded graafiku vasakus servas. Igal ülesandel peaks graafikus olema oma rida. Gantti diagrammi organiseeritumaks muutmiseks loetlege kõik ülesanded nende täitmise järjekorras. Samuti peate teadma, kui kaua iga ülesande täitmine aega võtab.
6
Korraldage iga etapi ja/või ülesannete jaoks ribad ajaskaala piires. Kasutage esiletõstjat või värvilisi ribasid, et tõsta esile iga ülesande algus ja lõpp ajaskaala jooksul. Kui olete lõpetanud, peaks teil olema ajaskaala all iga ülesande jaoks hämmastavate ribade loend. Mõnel ribal võivad kuupäevad kattuda, muudest ülesannetest sõltuvaid ülesandeid tähistavad ribad peavad algama pärast sõltuva ülesande täitmist. Proovige iga kokkuvõtliku ülesande jaoks kasutada erinevaid värviribasid.
7
Rakendage tarkvaras Gantti diagramm. Pärast Gantti diagrammi ligikaudse mustandi loomist kasutage tarkvara, et printida selge ja professionaalse välimusega lõplik koopia. Microsoft Project on spetsiaalselt projektijuhtimiseks loodud tarkvara, mis võimaldab luua ja printida Gantti diagramme. Gantti diagramme saate luua ka Microsoft Excelis, PowerPointis, Wordis, Photoshopis või Adobe Illustratoris ja paljudes teistes programmides.