Ettevõtte automaatvastaja tervitus, mida te kasutate, peaks olema üsna lühike ja täpne, kuigi saate seda kasutada ka teie ettevõtte pakutava demonstreerimiseks. Teie üldine toon sõnumis peaks olema professionaalne ja andma helistajatele teada, et kuigi nende kõne on sel hetkel vastamata, on nad olulised ja kavatsete nendega esimesel võimalusel ühendust võtta. Selle sees ei tohiks aga viidata sellele, et räägid helistajast tähtsama inimesega. Teie ettevõtte automaatvastaja tervitus tuleks samuti kohandada mis tahes viisil, mida peate oma ettevõtte ja vajaduste jaoks sobivaks.
Ettevõtte automaatvastaja tervitus on ettevõtte kõneposti või automaatvastajasse salvestatud sõnum. Kuna seda sõnumit kuulevad vähemalt mõned teie kliendid, peaksite kindlasti hoidma sõnumit professionaalsena. Enamasti ei tasuks luua rumalat või naljakat sõnumit, vaid hoopis asjatundlikult ja küllaltki kiiresti edastada olulist ja kasulikku infot. Saate siiski kasutada sõnumit kui kiiret võimalust lisada lühike avaldus konkreetse pakutava teenuse kohta, näiteks “Täname, et helistasite Pirukate majale, mis on maailmakuulsa suvikõrvitsa- ja artišokipiruka kodu.”
Teave, mille annate oma ettevõtte automaatvastaja tervituses, võib olenevalt teie konkreetsetest vajadustest erineda, kuigi mõni põhiteave on tavaline. Peaksite märkima ettevõtte, kellega on jõutud, sealhulgas konkreetse nime, kui teil on isiklik ettevõtte number või laiendus. Kui sõnum on mõeldud üldiseks kasutamiseks, võite näidata, et te pole saadaval, kuigi pärast tööaega kasutamiseks mõeldud sõnum võib anda helistajale tavapärase tööaja. Siiski ei tohiks te kasutada ühtegi keelt, mis viitaks sellele, et olete hõivatud ülesandega, mis on teie helistajast olulisem.
Kõik teie kasutatavad ettevõtte automaatvastaja tervitused peaksid samuti olema teie vajadustele kohandatud ja isiklikud. Kui teil on hädaabiteenus, mille helistaja saab kiiremaks reageerimiseks ühe nupuvajutusega aktiveerida, siis peaksite sellest sõnumisse märkima. Samuti võib olla kasulik meelde tuletada helistajatele teavet, mida nad oma sõnumis peavad esitama, nagu nende nimi, kontaktteave ja helistamise põhjus. Samuti peaksite oma sõnumi lõpus tänama helistajat tema kõne eest ja märkima, et kavatsete helistada niipea kui võimalik.
SmartAsset.