E-kirjade säilitamise poliitika loomiseks peate esmalt teatama poliitika kirjutamise põhjuse – et järgida juriidilisi nõudeid, säilitada äridokumente tõendavad dokumendid või tagada, et oluline teave ei läheks kaduma. Dokumendis tuleks ka selgitada, milliseid töötajaid poliitika mõjutab ja mis tüüpi e-kirju see hõlmab. Samuti peate otsustama, kui kaua e-kirju säilitada; teil võib olla seaduslik kohustus teatud e-kirju teatud aja jooksul säilitada. Poliitika jälgimise eest vastutaja määramine töötajale võib aidata tagada teie poliitika nõuetekohase jõustamise.
Meilide säilitamise poliitika on kirjalik protseduur selle kohta, kuidas ettevõte soovib, et tema töötajad e-postiga suhtleksid. Meilide säilitamise eeskirjad näitavad tavaliselt, milliseid e-kirju töötajad peaksid säilitama, kui kaua ja kuidas neid kirju säilitada. Paljudes jurisdiktsioonides kehtivad juriidilised nõuded selle kohta, kui kaua tuleb ettevõtte suhtlust, sealhulgas e-kirju, säilitada, seega on oluline omada selget e-kirjade säilitamise poliitikat.
Poliitikat kirjutades selgitage, milliseid ettevõtte töötajaid meilide säilitamise poliitika hõlmab. Sõltuvalt poliitika rakendamise eesmärgist ei pruugi see kehtida kõigi teie organisatsiooni liikmete kohta. Näiteks ei pruugita nõuda poliitikast kinnipidamist laotöötajatelt, kes ei tegele elektroonilise kirjavahetusega. Klienditeenindajatelt võidakse nõuda enamiku oma meilide säilitamist.
Kirjeldage, millist tüüpi e-kirjavahetus kuulub meilisõnumite säilitamise poliitika reguleerimisalasse. Näiteks kirjutavad mõned ettevõtted e-kirjade säilitamise eeskirju, mis puudutavad haldus-, maksu-, üldisi ja lühiajalisi küsimusi käsitlevaid e-kirju. Teie ettevõtte poliitika võib käsitleda konkreetselt e-kirju, mis käsitlevad juriidilisi nõudeid nõudvaid küsimusi. Olenemata sellest, milliseid e-kirju te poliitikaga hõlmate, veenduge, et oleksite teema osas selge ja lühike.
Eeskirjas tuleks kirjeldada ka seda, kui kaua e-kirju tuleks säilitada ja kuidas töötajad peaksid neid e-kirju säilitama. Kirjetele vastavuse tagamiseks võib teil olla seaduslik kohustus säilitada kliendikirjavahetus viie aasta jooksul. Lisaks sellele, et see salvestatakse teie serveri meiliarhiivis, võib seadus nõuda ka meili printimist ja paberkoopia säilitamist kliendi failis. Ükskõik, milline on nende kirjete säilitamise protseduur, kirjutage see meilide säilitamise poliitikat kirjutades kindlasti üksikasjalikult välja.
Hea e-kirjade säilitamise poliitika peaks sisaldama nõuete jälgimise eest vastutava töötaja osakonda või ametinimetust. Teie ettevõttes võib olla vastavusosakond või töötaja, kes vastutab selle eest, et ettevõtte protsessid oleksid seadusega kooskõlas. See võib olla füüsiline isik, kes vastutab e-kirjade säilitamise poliitika jälgimise ja jõustamise eest. Märkige selgelt, kes vastutab poliitika haldamise eest, et töötajad teaksid, kelle poole küsimuste või probleemide korral pöörduda.
Pärast poliitika loomist on üks olulisemaid samme selle levitamine. Poliitikast ei saa kinni pidada, kui töötajad, kes peavad seda rakendama, selle olemasolust ei tea. Võib-olla soovite korraldada koosoleku või koolituse mõjutatud töötajatele. See tagab, et nad saavad e-kirjade säilitamise poliitika järgimiseks vajalikku teavet.
SmartAsset.