Äriprotsesside modelleerimine, mida nimetatakse ka lihtsalt protsesside modelleerimiseks, on meetod ettevõtte protsesside illustreerimiseks, et neid oleks lihtne mõista ja täiustada. Protsessi modelleerimine on äriprotsesside juhtimise (BPM) põhiosa ja kasutab sageli teatud tüüpi organisatsiooni, mida tuntakse äriprotsesside modelleerimise tähistena (BPMN), mis meenutab vooskeemi. Ettevõtlusjuhid kasutavad äriprotsessi täiustamiseks sageli protsesside modelleerimist, alustades praegusest protsessist kuvatavast mudelist “nagu on” ja töötades välja tulevase mudeli suunas, mis esindab originaali tõhusamat versiooni. protsessi. Kuigi see protsess võib tunduda keeruline, on oma äriprotsessimudeli loomine lihtne, kui järgite õigeid samme.
1
Määratlege modelleeritav protsess. Ükskõik, millist protsessi mõõdate, veenduge, et seda saab hõlpsasti jagada selgeteks osadeks, mille vahel on lihtne tuvastada seoseid. Protsess võib olla lihtne, näiteks kliendi kaebuse ümbersuunamine, või keeruline, näiteks kogu veebipõhise toote tellimis- ja saatmisprotsess. Samuti võib see hõlmata ühte osakonda või ettevõtte organisatsiooni taset või mitut. Veenduge, et valite oma äritegevuses protsessi, millel on selge lähtepunkt ja väljund. Näiteks võite modelleerida veebipõhise tellimuse vastuvõtmise ja kontrollimise protsessi. kas kliendil on raha selle eest tasumiseks või mitte ja kas kaup on laos olemas.
2
Määrake protsessi alguspunkt. Iga protsess nõuab esimest sammu, mis võib reaalselt olla ükskõik milline. Siiski peaks äriprotsessi lähtepunkt olema see, mis tõstab teie protsessi tegudele. Teisisõnu, see on sisend, mida ettevõte püüab väljundiks muuta. Alguskohad jagunevad üldiselt ühte mitmest kategooriast: välised sündmused. Nende hulka kuuluvad tehingu algatamine või teisest ärisüsteemist edastatud hoiatus. Näiteks on automatiseeritud süsteemi probleem, mis nõuab inimese tähelepanu, väline sündmus. Sisu saabumine. Sisuhaldussüsteemide puhul võib lähtepunktiks olla uue dokumendi või muu sisu saabumine.Inimese sekkumine. See hõlmab klientide kaebusi ja muud inimeste sekkumist ettevõtte sees või väljaspool seda. Eelmise näite puhul on lähtepunktiks kliendi tellimuse saamine.
3
Eraldage protsessi erinevad etapid. Kõige üldisemal tasemel on teil sündmused (sammud, mis ei nõua ettevõttepoolset tegevust), tegevused (mida ettevõte teostab vastusena sisendile) ja otsuste lüüsid (jaotused protsessis, kus protsessi tee otsustab mõni kvalifikaator). Nende objektide vahel on pistikud. Traditsioonilises äriprotsesside modelleerimise tähistuses (BPMN) on etapid esindatud erinevate kujunditega, sõltuvalt nende funktsioonist. Sündmused on ringid, tegevused ristkülikud ja otsustusväravad on rombidega. Ühendused võivad olla kas pidevad nooled (tegevuse voog) või katkendlikud (sõnumi-/teabevoog). Eelmise näite puhul kasutaksime selliseid samme nagu “kliendi tellimus” ( sündmus), “töötle tellimust” (tegevus), “Kontrolli krediiti” (toiming), “Krediit?” (otsustusvärav, mis viib ühele kahest muust toimingust, olenevalt “jah” või “ei” määramisest) jne.
4
Täpsustage, kes või mis iga sammu teeb. Määrake, milline üksikisik või teie ettevõtte osa vastutab protsessi iga etapi eest. BPMN-is tähistatakse iga tegevusega seotud isikut või osakonda kas sammu kõrval oleva tähisega või vooskeemi horisontaaljaotisega “bassein”, mis näitab, milline ettevõtte osa iga sammu teeb. Kogumid võib jagada täiendavalt “radadeks”, mis annavad täpsemat teavet selle kohta, kes selle sammu eest vastutab. Eelmise näite toimingu “Kontrolli krediiti” puhul võite kirjutada, et toimingu teostab ettevõtte veebipõhine jaemüügiplatvorm. näiteks.
5
Otsustage, millist tüüpi modelleerimist kasutada. BPMN võib esineda mitmel kujul, alates järjestikusest modelleerimisest kuni põhjusliku seose mudelini. Seda saab teha ka kasutades kõike alates spetsiaalsest tarkvarast kuni märkmete või tahvlini. Valige, milline meetod teie protsessimudeliga töötamiseks kõige paremini sobib. Need mudelid töötavad tavaliselt kõige paremini rühma sisendiga, nii et teil võib olla parem kasutada seda tüüpi modelleerimist, millega rühm saab kõige hõlpsamini töötada.
6
Veenduge, et saate osi vastavalt vajadusele ümber paigutada. Mudelit luues veenduge, et saaksite igal etapil vastavalt vajadusele liikuda. Võite avastada, et mõningaid mudeli osi saab süsteemi tõhusamaks toimimiseks konsolideerida, ümber tõsta ja ümber järjestada. Veenduge ka, et iga sammuga seotud silte, kui neid on, saab sammuga hõlpsasti liigutada.
7
Alustage protsessi algusest ja järgige järjestust. Asetage protsessi alguspunkt oma mudeli vasakusse ülaossa. Seejärel lisage iga järgmine samm, sealhulgas nendevahelised otsused. Jätkake, kuni olete jõudnud äriprotsessi väljundini. Eelmise näite puhul võivad teie sammud olla järgmised: Kliendi tellimus (sündmus) tellimuse (tegevus) töötlemiseks, krediidi kontrollimiseks (tegevus) krediidi tegemiseks? (otsuste värav). Kui kliendi krediit ei laeku, liigute kliendiga ühenduse võtmise etapi juurde (tegevus), märgistades sammude vahel olevale noolele sildiga “ei”. Seejärel liiguksite tellimuse (tegevuse) tühistamiseks. Kui kliendi krediit registreerub (“jah” vastus), siis jätkaksite laoseisu (tegevuse) kontrollimisega ja ühendaksite toimingud noolega “jah”. Seejärel kontrolliksite laoseisu otsustusväravas, millel on silt “laos?”. Kui toode on laos, märgistage noolega “jah” nagu varem ja saatke tellimus tarnimisele (tegevus).Kui kaupa ei ole laos, liiguksite kliendiga ühendust võtma ja tellimuse tühistama (mõlemad tegevused).
8
Kontrollige oma mudelit. Esmalt vaadake oma modell koos kolleegi või rühmaga üle. Kontrollige seda võimalike aukude või vahelejäänud sammude suhtes. Seejärel järgige tegelikku äriprotsessi ja võrrelge seda oma mudeliga. Teise võimalusena saate mudelit käitada fookusgrupis või koosolekul, et näha kõiki samme, mis ei toimi või jäetakse välja.
9
Tuvastage ebaefektiivsused või probleemid. Kui olete mudeli toimivuses veendumiseks läbi käinud, alustage selle uuesti ülevaatamist, et leida piirkonnad, kus ressursse ei kasutata tõhusalt või kus kommunikatsioonid või vajalikud toimingud pole lõpule viidud. Jällegi suurendab see, et töökaaslase või töökaaslaste rühma kohalviibimine aitab teil neid probleeme leida. Eelmise näite puhul võite mõista, et protsess ei anna klientidele teada, et toode võib varsti laos tagasi olla. . See tühistab tellimuse, mida saaks muidu mõne päeva jooksul täita.
10
Tehke ajurünnak olemasoleva mudeli täiustustest. Levinud probleemide parandused hõlmavad automatiseerimist, geograafilist koordineerimist ja vahendajate eemaldamist. Automatiseerimine võib aidata teil ressursse või sammu jaoks kuluvat aega vähendada. Geograafiline koordineerimine võib hõlmata allhanke etappe kulude või tõhususe vähendamiseks. Vahendajate väljajätmine hõlmab protsessis osalejate arvu vähendamist, et vähendada suhtlemishäirete või kulude vähendamise võimalust. Muud valdkonnad täiustuste leidmiseks võivad hõlmata järgmist: Informatsioon: probleemide leidmise protsessi kohta rohkemate andmete mõõtmine.Järgmine: sammude ümberkorraldamine.Jälgimine: aitab jälgida protsessi edenemist.Analüütiline: parandab otsuste tegemist otsuste lüüsides.Eelmise näite puhul võite mõelge süsteemi juurutamisele, mis kontrollib, millal laost otsas kaup on uuesti laos, ja teavitab klienti eeldatavast tarneajast.
11
Tehke kindlaks, kuidas täiustused ettevõtet või klienti aitavad. Enne oma täiustustel põhineva uue süsteemi juurutamist veenduge, et täiustused tõesti aitavad kas klienti või ettevõtet või mõlemat. Muudatuste tegemine lihtsalt sellepärast, et see võib kaasa tuua tarbetuid lisakulusid või rohkem protsessivigu.
12
Ehitage tulevane mudel. Teisendage soovitatud täiustused sammudeks ja asetage need oma eelmisse mudelisse. Eelmise näite puhul võib see hõlmata tegevusetapi loomist, et kontrollida, kas toode on varsti laos. See asetataks enne “kontakt kliendiga” tegevust ja väljundiks oleks kliendile teatamine, millal kaup tarnitakse ja et see on oodatust hiljem.
13
Rakendage uus mudel. Katsetage mudelit eelmise meetodi abil ja seejärel rakendage see oma ettevõttes. Kontrollige seda regulaarselt ja hinnake seda ebatõhususe ja probleemide suhtes uuesti.