Pärast asutamisdokumentide esitamist, esitamistasude maksmist, põhikirja koostamist ning juristide ja raamatupidajatega kohtumist on ettevõtte asutamise järgmine samm juhatuse esialgne koosolek. See koosolek on vajalik ettevõtte seaduslikuks moodustamiseks. Sellel koosolekul tuleb teha mitmeid olulisi asju, kuid see võib olla ka väike pidu neile, kes on ettevõtte asutamisega seotud, sest see annab märku ametliku asutamisprotsessi lõpust. Sellel koosolekul osalevad esialgsed direktorid ja juhatus. liikmed kinnitavad juhtdokumendid, teevad otsuseid ja valivad esimese juhatuse. Koosolek võib vajadusel olla väga lühike, kuigi sageli kipub see võtma kauem aega kui teised juhatuse koosolekud, kuna ettevõtte alustamise osas on tavaliselt palju arutada. Esialgse juhatuse koosoleku nõuetekohaseks läbiviimiseks järgige allolevaid juhiseid.
1
Määrake kuupäev ja kellaaeg, mis sobib kõigile direktoritele osalemiseks. Teavitage kindlasti ettevõtte juhte, et kõik saaksid osaleda. Üldjuhul peate koosolekul asjaajamiseks olema kvoorum, kus on kohal enamus kõigist direktoritest. Tavaliselt võivad direktorid “osaleda koosolekul konverentskõne teel seni, kuni kõik kohalviibijad kuulevad üksteist. Direktorid võivad hääletada volikirja alusel, kui põhimäärus näeb ette volitatud hääletamist, kuid kuna see koosolek on aeg, kus esialgsed direktorid annavad palju otsuste tegemisel on oluline, et koosolekul osaleks võimalikult palju direktoreid, et nad saaksid oma panuse anda. Teie põhimäärus võib nõuda, et igale direktorile tuleb enne koosoleku toimumist teatav teatis, mis tavaliselt näeb ette, et teade esitatakse teatud arv päevi ette. Kui jah, siis peate sellest nõuetekohaselt ette teatama. Teise võimalusena võite koosoleku läbi viia ilma konkreetse etteteatamata, kui koosolekul osalevad kõik direktorid ja ei vaidlusta etteteatamata jätmist, kui mõni direktor sellest vahele jääb koosolek, kuid koosolekul on kvoorum endiselt kohal (tingimusel, et nad kõik allkirjastavad etteteatamise kohta) või kui koosolekust puudunud direktorid kirjutavad alla koosoleku protokollile. on hea mõte, et direktor, kes jätab koosolekule vahele, kirjutaks mahajäänud koosoleku protokolli, kirjutades lihtsalt “kinnitatud” ja allkirjastades oma nime.
2
Salvestage koosoleku protokoll. Ettevõtte protokollid on koht, kus hoitakse hääletustulemusi, otsuste protokolle ja ettevõtte ideede kokkuvõtteid. Direktor, tavaliselt sekretär, peaks koosolekul toimunu kohta arvestust pidama. Protokoll ei pea sisaldama erikeelt, vaid peab täpselt kajastama koosolekul räägitut ja tehtut. Protokolli lisatavad punktid on: koosolekul viibimise aeg, koht ja liikmed; kõik ettevõttega seotud tõstatatud küsimused ja kokkuvõte mõnest selle probleemiga seoses tõstatatud põhiprobleemist; kõigi läbiviidud hääletuste tulemused, sealhulgas poolt- või vastuhääletajad; ja muud olulist teavet koosolekul toimunu kohta. Hea rusikareegel on lisada kogu teave, mida direktor, kes ei saanud koosolekul osaleda, peaks teadma. Protokollid tuleb esitada koos kõigi muude oluliste ettevõtte dokumentidega. Näidismall on lingitud allpool.
3
Võtta vastu põhikiri. Paljudel juhtudel moodustab äsja asutatud ettevõte asutamise varases staadiumis põhikirjakomitee, et koostada ettevõtte põhikirjad. Esialgsed põhimäärused lepitakse tavaliselt mitteametlikult kokku isegi enne seda ametlikku koosolekut. Seetõttu on põhimääruse vastuvõtmine lihtsalt hääletamise ja tulemuste fikseerimise küsimus. Põhimäärus võib ette näha teatud tüüpi otsuste hääletamise, kuid sellel esialgsel koosolekul on igal direktoril üks hääl ja enamik direktoreid peab põhimääruse heaks kiitma. Tavaliselt kirjutab iga direktor põhimääruse vastavasse kohta alla ja hääletustulemused kantakse koosoleku protokolli.
4
Valige “alaline” juhatus. Põhikirjas nähakse tavaliselt ette “esialgne” juhatus. Need juhid on need, kes osalevad esialgsel koosolekul ja teevad ettevõtte moodustamiseks esialgse töö. Esialgne direktorite nõukogu võib, kuid ei pruugi olla sama, mis alaline direktorite nõukogu. Esialgsel koosolekul kasutab esialgne juhatus “alalise juhatuse valimiseks põhikirjas ettenähtud hääletusmeetodit. Ettevõtte juhtide arv on sätestatud ettevõtte põhikirjas. Sõna “alaline” on jutumärkides, sest see viitab äsja valitud direktorite nõukogule, kuid tavaliselt hääletatakse neid direktoreid kord aastas või kaks korda aastas.
5
Väljastada aktsia. Sellel esialgsel koosolekul tuleks juhatuse otsusega kinnitada aktsiate omandiõigus. Igal osariigil on tunnistusel nõutavate formaalsuste protseduur. Paljud ettevõtted otsustavad tellida ettevõtte raamatuid ettevõtte tarneettevõttest, millel on aktsiasertifikaadid, mida saab hõlpsasti täita ja aktsionäridele anda.
6
Tehke muid asjakohaseid otsuseid. Soovi korral võite esimesel kohtumisel teha muid äritegevuse alustamiseks vajalikke otsuseid. Sellisteks teemadeks võivad olla pangaasutuse, advokaadi (kui seda pole veel valitud), kindlustusseltsi ja/või raamatupidaja valimine. Samuti võite arutada töötajate palkade ja hüvitiste üle. Nende teemade arutamine juhatuse esimesel koosolekul ei ole kohustuslik, kuid see võib olla vajalik asjaajamiseks ja seetõttu võib olla tõhus neid praegu arutada. Juhatus võib otsustada käsitleda ka muid valikulisi teemasid juhatuse esialgsel koosolekul, sel juhul tuleks kaaluda järgmist: otsustage, kas nõuate aktsionäridelt ostu-/müügilepingute allkirjastamist. Ostu-müügileping nõuab, et aktsionär annaks teistele aktsionäridele või ettevõttele esimese keeldumisõiguse, kui nad soovivad oma aktsiaid müüa. Ostu-/müügilepingu näidis sisaldub alloleval lingil “California ettevõtte moodustamise teave”. Otsustage, kes on volitatud ettevõtte nimel alla kirjutama. Kaaluge, kes direktoritest on volitatud ettevõtte nimel lepinguid allkirjastama. Tavaliselt võivad ettevõtte ametnikud (president, asepresident jne) vajada volitust tõhususe huvides. Otsustage, kas olete S-korporatsioon. S-korporatsioon on korporatsioon, mis otsustab vältida traditsiooniliste ettevõtete topeltmaksustamist, makstes makse. S-korporatsiooniks saamiseks peavad kõik aktsionärid IRS-i vormil 2553 valimistest alla kirjutama ja tasuma kvartalimaksud.Valige arvestusmeetod. IRS nõuab, et ettevõtted, kellel on varud, kasutaksid tekkepõhist arvestusmeetodit Tekkepõhises meetodis kasutatakse mõisteid “võlgnevused” ja “nõutavad arved”. See tähendab, et teenite oma toote müümise ajal tulu ja ostja i. on kohustatud selle eest tasuma. Samuti tekivad ettevõtte kulud, kui ettevõttel tekib kohustus millegi eest maksta. Kassaarvestusmeetod on palju lihtsam. Põhimõtteliselt toimib see nagu pangakonto. Tulu kirjendatakse selle laekumisel ja kulud siis, kui ettevõte maksab oma arveid. Ettevõtte finantsküsimused võivad olla üsna keerulised. Palgake hea raamatupidaja või finantsnõustaja, kes nõustab ettevõtet nendes küsimustes. Lubage esialgsete kulude ja ostude jaoks raha vabastada. Ülaltoodud jaotises volitatud isikud võivad soovida lubada ettevõtte kontolt raha vabastada mis tahes tekkida võivate alustamiskulude, näiteks advokaadi-, üüri-, inventari jms kulude katteks.