Aja ja liikumise uuringut kasutatakse töö efektiivsuse analüüsimiseks ülesannete vaatluse ja ajastamise kaudu. See aitab teil näha, kus teie päev võiks olla tõhusam, säästes teie aega ja energiat, mida kõik saaksid kasutada! Saate seda teha enda peal või jälgida teist inimest. Esiteks peate otsustama, millist meetodit kasutate alates reaalajas vaatlemisest kuni valimimeetodini, ning seejärel jälgite ülesannet ja määrate selle ajastamise. Kui olete uuringu lõpetanud, saate andmeid kasutada tõhusama tööprotsessi loomiseks.
1
Kasutage töö proovivõttu, kui teil on salvestamiseks piiratud aeg. Selle lähenemisviisi puhul jälgite inimest pigem teatud aegadel kui pidevalt. Intervallid võivad olla regulaarsed või juhuslikud. Te jälgite inimest teatud aja jooksul ja seejärel ekstrapoleerite valimite põhjal, kui palju aega igale ülesandele kulub. See tüüp töötab paremini ülesannete puhul, millel on vähem komponente või töötajaid, kes teevad üldiselt vähem ülesandeid. Näiteks kui inimese põhitöö on arveldamine, võib juhuslik valim toimida, sest iga kord, kui registreerute, saate ülevaate inimese tegemistest. . Kui teil on kõik andmed olemas, saate aru saada, millisele ülesandele või komponendile inimene kõige rohkem aega kulutab, vaadates, kui sageli ja kui kaua see igas juhuslikus valimis ilmus. Selle meetodi eeliseks on see, et saate jälgida rohkem kui ühte isikut kindlal ajavahemikul, pöörates läbi iga inimese. Kui kasutate seda meetodit enda jaoks, seadistage äratus, et teatud ajavahemike järel helisema, et saaksite oma tegemiste teatud aja jooksul salvestada.
2
Küsimuste esitamiseks jälgige ülesannet reaalajas. Selle lähenemisviisi puhul olete inimesega ruumis, kui ta ülesannet täidab. Jälgige, mida nad teevad, jagades ülesande väiksemateks komponentideks, kui salvestate aegu. Iga komponent peaks olema tervikuna mõistlik, ilma et see oleks nii üksikasjalik, et te ei jõuaks sammu pidada. Suure ülesande ajastamisest pole abi ilma iga ülesande komponente vaatamata. Kui analüüsite komponente, võite otsida ebaefektiivsust. Sa ei peata inimest; jagate ülesande lihtsalt salvestamise eesmärgil. Näiteks kui ülesanne on kirjade kontrollimine, hõlmavad komponendid postialale kõndimist, kirja leidmist, lauale tagasi viimist, ümbrike avamist, kirjade lugemist ja iga kirja äraviskamist või sellega tegelemist. et oleks rühm vaatluseks. Nii saab teil olla üks inimene, kes töötab stopperiga, 1 inimene registreerib aegu ja 1 inimene teeb märkmeid. Seda lähenemisviisi saate kasutada ka enda jaoks. Sel juhul kirjutate iga komponendi üles seda tehes.
3
Salvestage video, et osaleja saaks loomulikumalt esineda. Selle asemel, et ülesandeid reaalajas jälgida, tehke video. Nii saate hiljem tagasi minna ja analüüsida, kui kaua iga ülesanne aega võtab. Te ei jää nii palju ilma, sest saate alati videot tagasi kerida, et midagi uuesti näha.
4
Täpsema uuringu tegemiseks salvestage endast video. Kui teete uuringut enda peal, on see lähenemine palju lihtsam kui teine 2. Seadke kaamera statiivile kohta, mis suudab teie tegevust jäädvustada. Laske sellel salvestada määratud ülesande (nt aruande kirjutamise) ajal. Testige ülesannet teatud aja jooksul. Näiteks võite soovida seda testida üle nädala või isegi kuu.
5
Seadistage andmete salvestamiseks arvutustabel. Teil on vaja kohta, kuhu ülesande kirjutada, ja arvutustabel on ideaalne. Selle kõrval vajate aja jaoks kohta. Sageli tehakse ülesandeid partiidena. Kui see nii on, leidke koht, kuhu iga ülesande iga komponendi jaoks kuluv aeg salvestada. Selle osa jaoks vajate lihtsalt nummerdatud kastide komplekti. Lisage ka märkmete veerg. Näiteks kui ülesanne on meilide kontrollimine ja üks komponentidest loeb e-kirju, märkige komponendi kõrval asuvatesse nummerdatud kastidesse iga meili lugemiseks kuluv aeg.
6
Jagage töö väikestesse kategooriatesse. Aja ja liikumise uuringu üks osa on täpselt välja selgitada, kui palju aega igale ülesandele kulub. Üldiselt on ainus viis tõhususe parandamiseks vaadata iga ülesande väikseid toiminguid. Töö tegemise ajal määrake ülesande iga komponent paika ja kirjutage üles lühike kirjeldus. Peamine on leida õige detailsusaste. Te ei soovi olla liiga üksikasjalik, kuna ühe nupu vajutamise aja määramine pole kasulik. Kuid te ei soovi ka olla liiga lai, kuna see ei anna teile piisavalt andmeid tõhususe parandamiseks. Oletagem, et kontrollite e-posti. Võite selle jagada arvutisse ja meilidesse sisselogimiseks, rämpsposti avamata kustutamiseks, meilide lugemiseks, vastuste koostamiseks ja meilide kaustadesse korraldamiseks.
7
Aja iga ülesande jaoks aeg. Alusta stopperiga. Määrake ülesande iga komponendi aeg, pannes kirja iga komponendi täitmiseks kulunud aja. Sageli on lihtsam lihtsalt peatada ja käivitada taimer, kasutades selleks kulunud aega. Saate hiljem siseneda ja aru saada, mitu sekundit igale ülesandele kulutasite. Täpsuse suurendamiseks võtke andmeid mitme päeva kohta.
8
Ajaülesanded video abil. Kui kasutate videot, peate video peatama ja käivitama iga ajastatud komponendi jaoks. Nii on teil aega oma märkmed ja iga komponendi ajad üles kirjutada.
9
Iga komponendi keskmine aeg. Kui olete lõpetanud, võtke iga komponendi jaoks aega ja leidke keskmine. Keskmise leidmiseks lisage 1 komponendi kõik ajad kokku ja jagage seejärel selles rühmas olevate kordade arvuga. Näiteks kui teil on komponendina e-kirjade lugemine, võivad ajad olla 65 sekundit, 210 sekundit, 240 sekundit , 39 sekundit ja 354 sekundit. Liidage numbrid kokku: 65 + 210 + 240 + 39 + 354, et saada 908. Jagage kordade arvuga. Sel juhul on see 5, seega jagage 908 5-ga, et saada keskmiselt 181,6 sekundit e-kirja kohta.
10
Leidke ülesande keskmine aeg. Lihtsaim viis kogu ülesande keskmise aja leidmiseks on lihtsalt kõik komponentide keskmised kokku liita. See annab teile kogu ülesande keskmise.
11
Määrake oma ülesannetele kõrge või madal väärtus. Igale ülesandele kõrge või madala väärtuse määramine aitab teil tähtsuse järjekorda seada. Te ei pea numbrit määrama; lihtsalt märgistage need kõrge või madala väärtusega. Näiteks võib teie töökohal meilidele vastamine olla oluline, kuid kui te ei tööta klienditeeninduses, on sellel tõenäoliselt üldiselt väiksem väärtus kui olulise aruande lõpetamisel.
12
Vähendage väheväärtuslikke ja palju aega nõudvaid ülesandeid. Kui olete oma ülesannetele hinnangu andnud, vaadake, millised ülesanded võtavad palju aega, kuid mille väärtus on üldiselt madal. Need on ülesanded, mida peate välja mõtlema, kuidas kärpida. Samuti on oluline vaadata ülesandeid, mis võtavad palju aega, kuid millel on ka suur väärtus. Ei tee paha, kui proovite neid ülesandeid tõhusamaks muuta.
13
Jälgige multitegumtöötlust. Multitegumtöö võtab tavaliselt iga üksiku ülesande kauem aega, kuna kummalegi ei saa täit tähelepanu pöörata. Juhtudel, kui teete mitut toimingut (nt meilisõnumite kirjutamise ja aruande kirjutamise vahel edasi-tagasi), proovige muuta. Määrake ajavahemik, mille jooksul teete ainult ühte asja. Kui kirjutate aruannet, ignoreerige oma e-kirju. Kui loete pidevalt e-kirju kogu päeva jooksul, tõmbate pidevalt mõtteid sellest, mida te teete. Sageli on parem teha kõik ülesanded korraga, näiteks lugeda e-kirju ainult hommikul, keskpäeval ja vahetult enne töölt lahkumist.
14
Otsige ebaefektiivsust nende vähendamiseks. Tihti leiate ebaefektiivsust ajastatud ja kirjeldatavates rutiinides. Ebatõhususe kõrvaldamine võib aidata teil paremini töötada ja selleks ette nähtud ajaga rohkem ära teha. Näiteks kui peate iga päev paberitööd esitama mõnes teises ruumis kontorist eemal, kaaluge selle salvestamist, et teha kõik korraga. Kui liigute pidevalt edasi-tagasi, võtab see aega, mille võiksite kulutada muudele ülesannetele.